الموضوع: كيف استطيع ان اكون مدير مكتب المدير العام ناجحة

اخي
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
عذر على التطفل واعادة كتابة ما نقلت بس لتداخل الحروف كتبته مره اخرى.


مكتب المدير
قرأت أراء متفرقة حول واجبات مدير الكتب والتفريق بينه وبين السكرتير بل هناك من قسم مجموعة العمل بمكتب المدير إلى عدة أقسام
1/مدير المكتب
2/السكرتير التنفيذي
3/السكرتير الخاص
4/السكرتير الإداري
5/السكرتير التقني
. وليس هنا مجال نقاشي فكل قائد منظمة ومدير مؤسسه يصنع الأسماء ويمنح الصلاحيات ولكن حديثي هنا عن الواجبات الأساسية . ولكن حتى تتضح الصورة أعطي لمحه موجزه فمدير المكتب مسئول عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال بمعني أن كل ما يتعلق بالمكتب من ناحية التنظيم والأشراف على الطاقم الإداري والسكرتارية وكل ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات عمل واجتماعات ومواعيد واستقبال والرد عن كل ما يتعلق بمكتب المدير وهو صله الوصل بين المدير وبين بقية أعضاء المنظمة وغالبا ما يمنح لمدير المكتب بعض الصلاحيات الإدارية مثل الرد على البريد العادي و البريد الالكتروني متابعة المشكلات الإدارية والمعاملات الروتينية مع أهمية الانتباه انه غير مسئول عن الشئون الخاصة بالمدير (((ما لم ينص اتفاقه على ذلك)) . أما السكرتير فمن مهامه النسخ والتصوير وأرشفة الملفات ومتابعة العمل اليومي وان كانت أعماله حقيقة تتركز بكل ما يخص المدير بداية تلقي المكالمات الهاتفية الشخصية ومتابعة الفاكس وكذلك استقبال الزوار ة و العملاء وتأمين السكن والرحلات لهم وطبعا بناءً على توجيه المدير له وهو مسئول عن الترتيبات اللازمة للمدير من التذاكر والفيزا والسكن ونحوها وباختصار السكرتير مسئول عن المدير وهو مرتبط أداريا بمدير المكتب.
وبعد هذه الحديث لابد أن نعلم أن الصلاحيات تختلف باختلاف طبيعة عمل المنظمة والصلاحيات والواجبات التي يمنحها أو يمنعها المدير العام

1/استلام ثم فرز جميع المعاملات والبريد الوارد إلى مكتب المدير ثم عرضها حسب التوجيه فبعض المدراء يحدد ساعات معينه لاستقبال العرض اليومي والبعض يطالب بإحالة كل معامله بحينها .ثم يقوم بتوزيعها كلاً فيما يخصه بعد شرح المدير عليها مع أهمية حفظ صور للوارد والصادر وهو مستقل عن الصادر والوارد الخاص بالمنظمة. واطلع المدير العام على الإجراءات التي اتخذت في الموضوعات التي تحتاج للمتابعة.
2/الرد على المكالمات الواردة مع أهمية تسجيل المتصل ورقم هاتفه والغرض من الاتصال ومعرفة توجيه المدير في تحويل المكالمات له من عدمها ولابد من وجود سجل يومي لمتابعة هذا الامر.
3/ كتابه الخطابات مع مراعاة انه في حال كانت هناك خطابات سرية أن تحفظ في ملف مستقل وفي مكان خاص و ألا يرتبط الجهاز الخاص بالطباعة بالانترنت (لا يوجد مودم) وألا يطلع عليها ألا شخص واحد حتى تحدد المسئولية في خروج المعلومة.
4/في الاجتماعات لابد من تجهيز مكان الاجتماع و محضر الاجتماع ودعوة المشاركين ومتابعة وصولهم ولعل الله أن ييسر لنا حديثا عن الاجتماع الناجح.

هذا مجمل الأعمال ولكن أن أردنا أن نتحدث عن القدرات والمهارات التي يجب عليه تعلمها فهي تعتمد على طبيعة عمل المنظمة ولكن الأشياء المشتركة هي:-
1/القدرة على استخدام وسائل التقنية الحديثة مثل الفاكس-آلة التصوير- فرامه الورق – الحاسب الآلي – الماسح الضوئي – البريد الالكتروني – أجهزة العرض –وغيرها كثير.
2/ القدرة على التعامل مع المدير وفهم الآلية التي يريد للمكتب أن يعمل وفقها ((لا تكتف بفعل ما أقوله لك ! افعل ما هو ضروري)) وهذا اسم كتاب.
3/الرغبة في التطوير لذاتك وذلك وبحضور الدورات بل هناك دورات متخصصة تقدمها الغرف التجارية بالمملكة تعتبر مميزة وبسعر جيد مقارنه بغيرها. وعليه دائما البحث عن كل جديد عبر الانترنت والإصدارات المتخصصة ليطور نفسه.
4/المهارات كثيرة منها الإلمام بكل ما يتعلق بالحاسب الآلي من الأوفس ((ورد واكسل وكسل وبورب ونت))وكذلك بالانترنت وان كانت الأهمية الكبرى تتركز في توفير الوقت مثل الطباعة بسرعة ومعرفة الاختصارات .
5/القدرة والمهارة في أدارة مكتب المدير وخاصة مع وجود بعض العقبات ومنها:-


أ/ الارتباط مع المدير بعد الدوام وخاصة المهام الشخصية وبدون حوافز أو خارج دوام.
ب/ الإحراج من قبل العاملين في المنظمة وعدم تقديرهم لأهمية و خصوصية العمل.
ج/كيفية التعامل مع أقارب المدير و كذلك الزوار القادمين بدون مواعيد خاصة إذا كانوا يصرون على مقابلته.
د/ عدم وجود صلاحيات تساعد على إتمام العمل.
ه/عدم التشجيع على التدريب لاكتساب مهارات ومعارف جديدة في العمل.
و/عدم وجود بديل عند الغياب أو الاستئذان.


وختاما لا بد ان نعلم نقطتين مهمه للفرد بطاقم العمل في مكتب المدير:-
1/ يجب ان يكون يسمع ولا يتكلم فيجب ان لا يصرح بأي معلومة وان كان يراها عاديه الا بإذن المدير الشخصي.
2/قد تتلقى سيل ضخم من الاتصالات فلا تحاول أبدا الخروج منها بمنح وعود لأتملكها .
وختاما هاهو الموضوع بين يديك وإمام عينيك ينتظر منك لمسه لتقومه ونظره لتحسنه أو بسمه تحمس كاتبه.