لدى المؤسسات بأنواعها المختلفة سياسات و إجراءات تقوم بها . أن أهمية التوثيق تكمن عند الحاجة إلى الرجوع إلى هذه السياسات (وهذا في الظروف العادية) . و في ظل الآيزو فإن التوثيق متطلب أساسي لجميع عمليات الجودة.
تتمثل وثائق الجودة في أربعة مستويات ، و كل مستوى يحتوى نوع أو أكثر من هذه الوثائق. و يمكن تبسيطها بالشكل التالي :


- المستوى الأول : دليل / كتيب الجودة : (Quality Manual)
و يتضمن عادة ( بدون تفصيلات):
*أ- سياسة و نظام الجودة
*ب- معلومات عن هيكل الجودة في المنظمة.
*ج- معلومات عن المسؤوليات للأفراد القائمين بعملية إدارة الجودة.
*د- إطار عام لكيفية مقابلة متطلبات الآيزو 9000
*ه- أي معلومات تسويقية إضافية.

- المستوى الثاني : إجراءات نظام الجودة (Quality System Procedures)
و هي عبارة عن وثائق يوضح كل منها طريقة محددة لإنجاز نشاط ما . و أيضا الأنشطة التي تقوم بها المنظمة بضبط العمليات في كل دائرة و ما هي الأنشطة اللازمة لفحص توكيد الجودة .

- المستوى الثالث : تعليمات العمل : ( Work Instructions)
و هي عبارة عن وثائق يعطي كل منها تعليمات تفصيلية خطوة خطوة، حول مهام العمل الفردية ذات العلاقة بأحد الأنشطة التي تمارسها المؤسسة.

- المستوى الرابع : سجلات الجودة ( Quality Record) و الوثائق الإرشادية ( Prescriptive Document)
سجلات الجودة هي عبارة عن وثائق يقدم كل منها دليلا موضوعيا على تلبية متطلبات محددة، أما الوثائق الإرشادية فهي تزود معلومات تتعلق بتنفيذ أنشطة محددة ضمن نظام الجودة ، وتشمل لوائح المواصفات و خطط الجودة ، وخطط التصميم و التطوير و التفتيش و الاختبار ...