الموضوع: عملي فيه رتابه وملل

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

انا موظفه سكرتاريه ساعات العمل عندي طويله والعمل جدا قليل وهذا الشي احس انه عطاني خمول..............واقضي وقتي بالمذاكره بالمكتب ..........ابي اطور من نفسي لكن مو عارفه كيف؟؟؟؟؟ وانا مبسوطه اني انضميت معكم احس كثير من المعرفه لديكم

عزيزتى الموظفين ينقسمون الى نوعين
الاول يقوم بتسليم نفسه للشركة تفعل به ماتشاء
والآخر يسعى لان يطور من نفسه ليكون دائما فى الصورة فالتطوير ليس دور الشركه وحده ولكنه مشترك بين الموظف والشركة فلابد ان يكون للموظف دور فى اظهار امكاناته اولا وهنا ياتى دور الشركه فى تطويره

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

التغيير له طريق واحد مميز انصح الجميع بمراسة ودخول الموقع

المرسل:القلم الحاير بتاريخ 3/3/2009م
السلام عليكم اختى مروى
نعم اختى مروى سابدي موضوعي بالبسلمة كخير واحسن بداية:-
اولاً انك ذكرتي في موضوعك الشيق والرائع عن الكسل والخمول وملل في العمل الدائم الطوي الدوؤب
من وجهة نظري ان 60% من العالم يواجه هذه المشكلة في حالة الموظف يكون ليس لديه عمل وفارغ طوال الوقت فاعتقد لازم تحطيين لك جدول للعمل اليومي لكي فمثلا قسم السكرتاريه يعني بعلم واسع وليس له حدود فعلا سبيل المثال لا الحصر اريدك من اليومي ان تحطي لك وقت مخصص لتخصص الويب(الانترنت) اي تقويمين بتنزيل مواقع ومنتديات عن التنسيق وماهو تعريفة وانواعه وكيف الاتصال مع الاخرين.هناك في وقتنا الحالي الناس يتداولون مع بعضهم البعض عن طريق المصالح التجارية والشخصية للوصول إلى الهدف المنشود له .فلو ذكرتي لي عن شركتم والسجل التجاري واي نوع الشركة تمارس لكان افدتك اكثر .ولله الحمد كنت قد اشتغلت عدة شركات وبعدها انتقلت الى الوزارة (التربية والتعليم بسلطنة عمان) ومتخصص في تنمية الموارد البشرية ) واشتغل في دائرة الموارد البشرية وعندي دورات تدريبية وتخصصية (مثلا البرمجة اللغوية العصبية) طبعا انا مو عصبي لان التخصص فرض علي اني لا اعصب ولله الحمد كنت اعاني من الملل في كل عمل اقوم به بس راح الحين كله هذا الشعور والرتابة والملل في العمل.للتواصل على هذا الايميل [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]

السلام عليكم
كعضو جديد فى هذا المنتدى الشيق و المفيد.
اريد بعض النصائح و الامثلة بخصوص مصفوفة المهارات الوظيفية و التى احتاج اليها فى ادارتى. ولكم جزيل الشكر . aziz zriba

السلام عليكم اخوي عزيز حياك الله بين اخوانك وخواتك
انا بعطيك فكره من اللي عندي وطبعا شي قليل من الكثير اللي موجود عند اعضاء المنتدى اصحاب الثروه المعلوماتيه ماشاءالله تبارك الله

من وجهة نظري الابتسامه اهم حاجه,,,,,, التفنن بالسلام والغاء التحيه,,,,الاستماع,,,,,,عدم الانفعال,,,,,,التحدث بصوت منخفض,,,,,الحضور مبكرا,,,,,,,تدوين كل شي على نوته عشان مانسى,,,,,,,,لو احد خبرك انه طفله مريض او ابوه,,,,,,,بعد فتره اساله عن احوالهم,,,,,ليعرف انك مهتم........... الحضور الذهني وهذه مشكلتي بس الله يكون بالعون.............انا سمعت شرب عصير الفراوله ينشط الذاكره.......معرفة مستجدات العصر من تكلنولجيا واخبار لكي يكون لديك موضوع او خبر تتحدث.............العقل والفكره القابله للتغير ...............عدم التزمت وان تكون مرن ............وانشاءالله اكون ساعدتك

تحياتي

اختي الكريمه
بسم الله الرحمن الرحيم

عندي لك قصه بسيطه صغيره

اتت احدي السكرتيرات لاحد الزملاء تساله عن انها ملت من العمل و من الراتب و من المدير و معاملته.

فرد عليها الزميل حسنا إن كل هذه تعتبر مشاكل جميع موظفين العالم يوجهونها ... ما الجديد الذي تواجهينه ؟
قالت : لا شئ

فذكر لها بالنسبه للملل فانها تسطيع ان تحضر معها كتب تقراها في اوقات الاستراحه او اوقات عدم وجود عمل تماما و تكون لهذه الكتب علاقه بوظيفتها

فذكر لها مثلا انها تسطيع ان تبداء في القراءة عن الارشفه و تخزين الملفات و ترتيبها ... او تعلم لغه محادثه جديده عن طريق العديد من الكتب و الوسائل السمعيه
... المهم

الاخت جت بعد 7 شهور لتقول انها تعملت فعلا نظام حديث للارشفه الملفات و ترقيمها و تخزينها بشكل ييسر سهوله استعادتها و تحديد اماكنها ... و قد طبقت النظام في ادارتها و نجح
و تعلمت اللغه الفرنسيه

و بالتالي لهذا النتاج المميز و هذه الخبرات ترقت من سكرتيره مدير الاداره لسكرتيره المدير العام للشركه و راتبها زاد للضعف .
النهايه . (( سعيده ها ؟ ))

المهم اختي كل هذا جه من وقت الفراغ ....

اتركك لاستنتاج بعض الافكار مما كتبت فللأسف ليس لدي وقت فراغ لأكمل الموضوع لاخره..

اخوك . أحمد جمال

<FONT size=6><FONT face="Traditional Arabic"><FONT color=navy>تحديد مجالات و عوامل ضياع الوقت:

<FONT color=#ff0000><FONT size=4><STRONG>اختي الفاضله في مثل حالتك ينبغي تحديد مجالات و عوامل ضياع الوقت:

تحديد مجالات و عوامل ضياع الوقت:

العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :
إن تعرفك على العوامل المؤثرة على استخدام الوقت يتطلب قيامك بتسجيل الوقت المستخدم في الأنشطة والأعمال اليومية و تحليل عناصر هذا الوقت ثم تشخيص العوامل المؤثرة على استخدامك للوقت المتاح وخاصة وقت العمل .
حاول إن تفكر قليلا وتحصر أهم هذه العوامل وراجع ما توصلت إليه مع هذه القائمة ..
قائمة بأهم العوامل المؤثرة على استخدام الوقت
1- العادات والتقاليد الاجتماعية .
2- العلاقات العائلية والشخصية .
3- الحالة النفسية (الاستمتاع/ الملل ).
4- طبيعة ونوع العمل .
5- العلاقة مع الرؤساء .
6- العلاقة مع المرؤسين.
7- درجة التفويض للسلطة .
8- العلاقة مع الزملاء.
9- المكالمات التليفونية الاعتراضية.
10- الزيارات غير المخططة.
11- المشكلات و الأزمات المفاجئة.
12- أدوات وأساليب توفير الوقت.
13- التنقل والزيارات الميدانية.
14- ظروف وحالة مكان العمل.
15- البريد الصادر والوارد.
16- الاجتماعات واللجان.
17- الواجبات والمسئوليات تجاه الأسرة.
18- الانتقال من مكان إلى مكان وحالة المرور عامة .
إهدار ( ضياع ) الوقت
يشكو الكثير منا من إهدار أو ضياع الكثير من وقته والسؤال الذي عليك
أن تسأله لنفسك هو :
ما هي أهم العوامل التي يمكن أن تسبب إهدار الوقت ؟
توصلت إحدى الدراسات الحديثة في هذا المجال والتي طبقت على 14 دولة إن هناك 15 سبب لإهدار الوقت أمكن حصرها وغيرها من الأسباب في القائمة التالية:
قائمة بأهم العوامل التي تسبب إهدار الوقت:
1) عوامل اجتماعية وأسرية
- عادات سلبية لا تؤدي إلى استشعار الوقت ( مثل الحديث عن الآخرين ).
- تقاليد اجتماعية قديمة (مثل الضيافة في مكان العمل ).
- النزاع والخلاف الأسري أو العائلي.
2) عوامل صحية ونفسية
- الحالة الصحية .
- الحالة المزاجية والنفسية .
- الشعور بالملل .
- الانتظار ( للاجتماع _ للمقابلة _ …الخ )
3) عوامل تتعلق بالعمل
- الزيارات غير المخططة .
- التليفونات العارضة .
- سوء وسائل الاتصال المادية .
- الأزمات المفاجئة .
- تعدد الاجتماعات واللجان غير المفيدة .
- الصراعات والنزاعات مع الزملاء .
- كثرة التوقيعات على البريد في المسائل الروتينية .
- عدم كفاءة نظام الحفظ .
- عدم كفاية ودقة المعلومات .
- المناسبات الاجتماعية التي تتطلبها العلاقة بالعمل .
- عدم كفاءة السكرتارية والمكتب المعاون للمدير .
- عدم وجود جدول زمني لفترات الراحة أثناء العمل .
4) عوامل شخصية
- الافتقار إلى الانضباط الذاتي .
- التعود على ترك الأعمال للغد أو تأجيل البت فيها .
- الكسل .
- عدم المقدرة على الرفض أو استخدام " لا " عند اللزوم .
ثالثا : الاستخدام الفعال للوقت .
كيف يمضي الوقت ؟
كل منا يمتلك (24) ساعة يوميا .. هل تستطيع الإجابة على السؤال التالي بسهولة؟
كيف يتم توزيع هذا الوقت الخاص باليوم الواحد ؟
24 ساعة
8 ساعات عمل8-10ساعات وقت 6-8 ساعات نوم الوقت المهدر ( الضائع )
وإذا ركزنا على ساعات العمل.. فهل سألت نفسك.. كيف تمضي ساعات عملك اليومي ؟
سوف نيسر عليك المهمة.. وفيما يلي بعض الأنشطة التي تعتقد أنك قد قمت بها خلال يوم عمل :
· مقابلة رؤساء .
· تحرير خطابات رسمية .
· مكالمات هاتفية خاصة بالعمل .
· مكالمات هاتفية لا علاقة بها بالعمل .
· اجتماعات .
· الصلاة .
· زيارات ميدانية .
· جلسات مجاملة مع بعض الزملاء .
· قراءة البريد .
· قراءة تقارير .
· ……………………..………………. الخ .
وسوف يتضح لك أن هناك بعض المجالات التي لا علاقة لها بالوظيفة وأن هناك مجالات أخرى تدخل بشكل أو بآخر ضمن متطلبات عملك اليومي .
دعنا نحاول الآن أن نحدد المجالات التي يجب أن تقضي فيها فترة ساعات الدوام المخصصة يوميا للعمل .
من الممكن تحديد هذه المجالات على الوجه التالي :
(1) أعمال روتينية .
(2) متطلبات الوظيفة .
(3) مهمات خاصة .
(4) العمل الإبداعي والتفكير الابتكاري .
(1) الأعمال الروتينية
ويندرج تحتها جميع الأعمال التي تأخذ شكل التكرار ( يومية ، أسبوع ، شهرية ، سنوية ) مثل الاطلاع على البريد وتوقيعه ، كتابة كشوف معينة ، ……..الخ .
ولا ينبغي أن تستحوذ هذه الأعمال على كل وقت الفرد وألا كان ذلك على حساب أعمال هامة أخرى .
(2) متطلبات الوظيفة
وتقصد بها جوهر الوظيفة أو العمل التخصصي الخاص بالوظيفة .
(3) المهمات الخاصة
وهي تلك الأعمال التي لا توصف بالدورية ولا تدخل بطريقة مباشرة ضمن متطلبات الوظيفة التي تقوم بها .
(4) العمل الإبداعي
ويتمثل في المبادرة الدائمة لتطوير العمل أو الإجراءات الخاصة بالأعمال الروتينية…وغيرها .
والآن وبعد التعرف على هذه المجالات علينا أن نسأل أنفسنا :
هل تستغرق ساعات العمل المقررة في مجالات الأعمال التي سبق الإشارة إليها ؟ أم أن هناك جزءا من الوقت لا يوجه إلى هذه الأعمال؟ .
إن وجود جزء من الوقت خارج النطاق السابق يطلق عليه :
الوقت المُهدر
ولا يقصد بالوقت المهدر إهمال الفرد أو تهربه من العمل ولكن يقصد به :
سوء التنظيم والتخطيط وما يترتب عليه من :
_ المقاومات .
_ الخطأ في الاتصال .
_ خطأ التوقع .
_ عدم تحديد الأولويات .
المقاطعات
وتعتبر من أهم الأسباب المؤدية لإهدار الوقت كالمحادثات الهاتفية المستعجلة وعبارات المجاملة والاجتماعات المفاجئة….الخ .
خطأ الاتصال
فالاتصال بأحد الأفراد أو بإدارة أو قسم للحصول على معلومة ، قد لا تتوفر لديهم هذه المعلومة يعتبر إهدار للوقت ، وكذلك إرسال أوراق بطريق الخطأ إلى أقسام وإدارات غير معينة .
خطأ التوقع
ويقصد به عدم توقع الأخطاء قبل حدوثها ، حيث تبث أن القيام بمعالجة الأخطاء بعد حدوثها يستغرق وقت أطول عما لو قمنا بتوقع هذه الأخطاء مقدما ومن ثم وضع الإجراءات اللازمة لتلاقي حدوثها .
عدم تحديد الأولويات
ويعد ذلك من اهم أسباب اهدار الوقت وقد سبق الاشارة الى كيفية تحديد هذه الاولويات .
11- استخدام وتنظيم مفكرة المواعيد
فحرصا على تنظيم وقتك ووقت الآخرين يجب أن تحدد مواعيد مسبقة للمقابلات والاتصالات التي تجريها حتى تستطيع تقنين وترتيب هذه الاتصالات وتوجيه وقتك الوجهة الصحيحة .
12- توفير جهاز كفء لأعمال السكرتارية يتولى تنظيم المقابلات والزيارات والرد على التليفونات وتجهيز البريد للمدير .
13- وضوح التعليمات واختصارها .
14- الاعتياد على أن تقول " لا " إذا لزم الأمر لتنظيم وقتك وترشيده .
إن العملية الفعالة لإدارة الوقت تتطلب منك المرور بالمراحل التالية :
العملية الفعالة لإدارة الوقت
1) تحليل استخدام الوقت .
2) تحديد مشكلات استخدام الوقت .
3) تقييم ذاتي لطريقتك في استخدام الوقت .
4) ترجمه أهدافك في صورة خطة زمنية .
5) ترجمة أهدافك في صوره تصرفات .
6) جداول زمنيه يوميه .
7) تحسين في الأساليب المستخدمة في ادارة الوقت .
8) متابعة واعادة تحليل استخدام الوقت من فترة لأخرى.

السلام عليكم انا الصراحه عندي تعليق بسيط انا عجزت في المحاوله في تطوير نفسي وكنت استخدم جميع الوسائل في التطوير الاداري في تنظيم التخزين المحلومات والاوراق هذي نقطه وفي بعد اني اعمل على تطوير نفسي نفسيا لأخذ والعطاء في الاستجابه لكل عوامل الحياة وثالثا هناك ملل في العمل من الروتين الممل وعدم اعطاء الموظف الاحقه في تطوير نفسه

مع خالص تحياتي ام محمد

عزيزتي شهود انصحك بالالتحاق بدورات تدريبيه تنمي مهاراتك ومعارف فعندكم الابداع الخليحي للتدريب لديهم دورات تدريبيه تنفعك بالتأكيد مادام لديك الرغبة في التطوير .. تمنياتي لك بالتوفيق

ان الروتين و الملل يعاني منه 60 - 70 % من موظفي المؤسسات الوطنية العامة و الخاصة يعانون نفس المشكلة المشكلة ليست في مؤسسساتنا كما تطرق بعض الاخوان المشكلة فينا نحن ، و ما نقدم لمؤسساتنا ، انا استطيع خلال عملي تنفيذ بعض المهمات لكن استطيع تنفيذ برامج ابداعية مثل تغيير الروتين اليومي باتباع عادات جديدة و اساليب لم تكن موجودة مسبقا" مثل تنظيم امور العمل بطريقة مغايرة لما اعتدنا عليه ، تغيير ترتيب المكتب ، عمل خطط لنظافة المكتب و للارشفة .
كحل مبدئي يمكن البدء بمشروع الارشفة الالكترونية للبيانات و الملفات بتحويل كافة بطاقات الزائرين لمدير الى نسخة الكترونية و البدء بالملفات المهمة و بعدها الملفات المختلفة على الحاسب .
من الممكن كسكرتيرة ان تساعد الاخرين في العمل مثل المستويات التي تهتم بكتابة التقارير المختلفة .

أوؤيدك الرأي اخ محمد ولابد تقبل فائق تحياتي