النتائج 1 إلى 2 من 2

الموضوع: السجلات في الجمعيات الخيرية

#1
الصورة الرمزية علاء الزئبق
علاء الزئبق غير متواجد حالياً مشرف المهارات النفسية ومهارات التفكير
نبذه عن الكاتب
 
البلد
مصر
مجال العمل
أعمال ادارية
المشاركات
5,604

السجلات في الجمعيات الخيرية

المصدر: مركز التميز للمنظمات غير الحكومية
السجلات هي عماد ادارة الجمعية، والهيئة الادارية الحريصة هي التي تكون سجلاتها وملفاتها كاملة وواضحة ونظيفة ومرتبة وتعكس صورة مشرقة عن كفاءة واهتمام أعضاء الهيئة الادارية، ومن المؤسف حقاً عدم اهتمام كثير من الجمعيات الخيرية بهذا الجانب، خاصة الجمعيات الريفية التي تحتاج الى بذل مزيد من الجهود من قبل الأعضاء والمرشدين الاجتماعيين في تنظيم الملفات والسجلات.

أولا: السجلات و الملفات الادارية:

من الصعب حصر جميع أنواع السجلات والملفات التي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها، وذلك بسبب اختلاف أنواعها ومدى الحاجة اليها من جمعية الى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها.
وفيما يلي بعض أنواع السجلات:

1. سجل الصادر والوارد:
في هذا السجل تسجل المراسلات الواردة والصادرة، وتعطى أرقاما مسلسلة، وبعد اتخاذ الاجراءات المناسبة تحفظ في دفاتر خاصة حيث تعطى هي الأخرى أرقاماً ورموزاً خاصة لسهولة الرجوع اليها عند اللزوم.

2. سجل الموظفين:
يجب أن تخصص الجمعية سجلاً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي على بيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالاتهم الاجتماعية ومؤهلاتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما الى ذلك من بيانات ومعلومات أخرى هامة. ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف. كذلك يجهز ملف خاص لكل موظف يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميلاد ونسخ مصدقة عن شهاداته وغير ذلك من الأوراق التي تلزم وتحدد من قبل إدارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.

3. سجل العضوية:
وهو للأعضاء العاملين ويشتمل على معلومات توضح اسم العضو، وتاريخ انتسابه، وقيمة الاشتراك، وتاريخ أدائه، وأرقام الايصالات المثبتة وهذا السجل يساعد على حصر عدد الأعضاء المشتركين في الجمعية، ومجموع المبالغ التي دفعوها والمبالغ المستحقة على المتخلفين منهم عن الدفع.

4. سجل دوام الموظفين:
و يسمى هذا السجل أحياناً دفتر الحضور والانصراف اليومي ويبين هذا السجل اسم الموظف، وساعة قدومه للعمل، وتوقيعه، وكذلك ساعة مغادرته العمل وتوقيعه.

5. سجل اجتماعات الهيئة الادارية:
يستخدم هذا السجل لتدوين وقائع جلسات واجتماعات الهيئة الادارية الدورية، وأسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجل في غاية الأهمية لأن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء هيئة الادارة.

6. سجل اجتماعات الهيئة العامة:
يستخدم هذا السجل لرصد وقائع اجتماعات الهيئة العامة للجمعية.

7. سجل الاجازات:
يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمماً خصيصاً لغاية تسجيل الاجازات التي يأخذها الموظف، أو المستخدم بمختلف أنواعها.

8. سجل الدورات التدريبية:
الجمعية الخيرية التي تقوم بعقد الدورات التدريبية يجب أن يتوافر لديها سجل باسم سجل الدورات التدريبية، أو سجل التدريب، و يقسم هذا السجل الى أقسام حسب نوع الدورات، وتتضحم معلومات الدورة الواحدة اسم الدورة، ومدتها، ورسم الانتفاع، وعدد المتدربين. ويفيد هذا السجل في حصر الأعداد التي تم تدريبها من المجتمع المحلي في مختلف المجالات التدريبية.

9. سجل الزوار:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة الى أخرى عدد من الضيوف والزوار والشخصيات البارزة التي تهتم بشؤون الجمعيات الخيرية، وفي هذا السجل يكتب الزائر انطباعاته وملاحظانه التي خرج بها من زيارته.

10. سجل المرشد الاجتماعي:
لدى الجهات الرسمية و الأهلية المشرفة على أعمال ونشاطات الجمعيات الخيرية مرشدين اجتماعيين وظيفتهم ارشاد وتوجيه أعضاء الجمعية الى اتباع أفضل السبل في العمل الاجتماعي التطوعي، وفي هذا السجل يدون كل مرشد ملاحظاته، و نتائج زيارته و توصياته.

11. سجل المتطوعين:
هناك عدد من الجمعيات الخيرية التي يعاونا في أعمالها عدد من المتطوعين من خارج الهيئة العامة والادارية، وهذا السجل نوضح اسم المتطوع، وتاريخ بدء تطوعه، ونوع التطوع الذي قام به، وساعات تطوعه.

12. سجل القرية:
أو يمكن تسميته بسجل المجتمع المحلي الذي تقع الجمعية فيه، وتنبع أهمية هذا السجل الذي تفتقر اليه معظم الجمعيات الخيرية من أن الجمعية كمؤسسة محلية يجب أن يتوافر لديها عن مجتمعها المحلي بيانات ومعلومات وأرقام عن النواحي السكانية والاقتصادية والزراعية والسكنية والصحية والخدماتية والمؤسسات العاملة فيه. ويشير واقع الجمعيات الخيرية خاصة الريفية منها الى افتقارها للمعلومات والبيانات اللازمة عن مجتمعاتها المحلية.

فكثير من الجمعيات الخيرية التي تعمل على خدمة الأطفال مثلاً قد لا تعرف عدد الأطفال في القرية، والجمعيات الخيرية التي تقدم خدمة للمعوقين قد لا تعرف عدد المعوقين ولا نوع اعاقتهم في المجتمع المحلي لهذا ننصح الجمعيات الخيرية بضرورة العمل على ايجاد سجل المجتمع المحلي لما له من أهمية في النواحي التالية:
*أ. يعطي هذا السجل صورة عن أوضاع المجتمع المحلي.
* ب. يصف حاجات المجتمع المحلي.
* ج. يساعد الأعضاء في عملية التخطيط خاصة عند وضع الخطة السنوية لأعمال الجمعية.
*د. يساعد على توفير المعلومات للجهات التي تزور الجمعية.
*هـ. يساعد على تبرير تنفيذ عدد من المشروعات والبرامج لأن هذا السجل يعكس حقائق ومعلومات وبيانات صحيحة (هذا بطبيعة الحال إذا قام الأعضاء بجمع المعلومات بأنفسهم و تأكدوا من صحتها وواقعيتها).

13. السجل المالي والاداري:
يحتفظ بهذا السجل الشخصي المشرف على نشاطات الجمعية (مدير أو مديرة الجمعية) إن وجد، ويبين هذا السجل ايرادات الأنشطة، وتحليل أرقام المستندات، واسم المشترك، والشهر الذي تم دفع القسط عنه ويتم التسجيل به فوراً حال قيام المشرك بالدفع.

#2
نبذه عن الكاتب
 
البلد
اليمن
مجال العمل
موارد بشرية
المشاركات
9

رد: السجلات في الجمعيات الخيرية

الأخوة الكرام في المنتدى
بداية نسأل الله أن يجعل هذه المنتدى والقائمين والمشرفين والمشتركين من الباذلين للخير المحبين له فهم أهل الفلاح إن شاء الله قال تعالى (وافعلوا الخير لعلكم تفلحون )
أحبائي الكرام
أخوكم يعمل مدير مكتب لرئيس مجلس إدارة جمعية خيرية منذ أكثر من ثمان سنوات وقد كنت قبلها طباعا وسكرتيرا وبعدها مدير مكتب
وأرغب بالتطوير والمزيد من الخبر فالله الله لا يبخلوا علينا بجهودكم المبارك
وجزاكم الله خير الجزاء
عبد الناصر الكوري - اليمن

إقرأ أيضا...
بطاقة الوصف الوظيفي لوظيفة محاسب - السجلات

المسمى الوظيفي : محاسب - السجلات مسمى وظيفة الرئيس المباشر : رئيس قسم الحسابات مسمى الوحدة الاداريه : مديرية الشؤون الماليه الوظائف التي يشرف عليها : لا يوجد . الاختصاص العام للوظيفه :... (مشاركات: 1)


دورة في تطوير القيادات العليا لمنسوبي الجمعيات الخيرية بالتعاون مع وزارة الشئون الاجتماعية

قبل أيام انتهت فعاليات تطوير القيادات العليا لمنسوبي الجمعيات الخيرية وذلك بالتعاون مع وزارة الشئون الاجتماعية وقد كان جدول الدروات حافل بالعديد من الدورات المكثفة من ضمنها دورة التخطيط... (مشاركات: 0)


ملتقى التوظيف .. وملتقى الجمعيات الخيرية بساقية الصاوي

أولا التوظيف : للملتقى الثالث للتدريب والتوظيف بساقية الصاوي يوم السبت 6 مارس يسبقه يوم كامل للتدريب ومراجعة ال C.V مجاناً لحجز اماكن بالملتقى رجاء الإتصال بالمهندس م/ محمد النجار :... (مشاركات: 2)


استشارة حول : أسباب ضعف فاعلية الجمعيات المهنية

لدي سؤالان الأول: لماذا نفتقد للأداء الفعلي للجمعيات المهنية لدينا، فالكثير منها يكاد يكون دوره غائب بشكل كبير؟ السؤال الثاني: لماذا نفتقد وجود الجمعيات الخاصة بالتدريب في المملكة؟ وما هي الآلية التي... (مشاركات: 0)


خريطة طريق للتدريب الناجح في الجمعيات الخيرية

يمثل التدريب عنصرا شديد الأهمية للمؤسسات الخيرية؛ ذلك لأن أغلب العاملين في هذا المجال يغلب عليهم عنصر الهواية؛ نظرًا لكونهم متطوعين في الأساس، أو حديثي العهد بالعمل الخيري، لكن تفتقد هذه المؤسسات... (مشاركات: 0)


دورات تدريبية نرشحها لك

دورة التصميم باستخدام برنامج كانفا Canva

دورة تدريبية مكثفة تساعدك على تعلم التصميم باستخدام كانفا حيث ستتعرف على واجهة برنامج كانفا وادواته الاساسية وكيفية عمل تصميمات باستخدام القوالب الجاهزة وتعديل النصوص والصور واضافة التأثيرات وتنظيم عناصر التصميم بشكل اجترافي وحفظ وتصدير التصاميم بضيغ مختلفة حسب الاستخدام.


دورة اعداد الابحاث التسويقية

برنامج تدريبي يهتم بتعريف الابحاث التسويقية والخطوات الستة المنفصلة لعمليات أبحاث السوق وتصميم الاستبيان وقواعد مهمة لإجراء مقابلة بحثية وأنواع أبحاث / طرق التسويق وأدوات جمع البيانات ولوحة القيادة والتقرير والاستنتاجات والتوصيات ومثال عملي على المشروع والاتجاه الجديد في أبحاث التسويق والمشروع العملي الفردي والجماعي ومناقشة المشاريع وتقديم النتائج


Mini MBA في الامن السيبراني

برنامج تدريبي صمم لتأهيل المتدربين المشاركين للالمام بموضوع الامن السيبراني Cybersecurity من البداية حيث يشرح مفاهيم الامن السيبراني وأهم ممارسات الحماية وادارة الهوية والتحكم في الوصول الامن الى الانظمة والمعلومات ويشرح الادوات والتقنيات المستخدمة في حماية الشبكات والخوادم ويشرح أنواع الهجمات الالكترونية وكيفية اكتشافها وكيفية تقييم المخاطر السيبرانية وادارتها وحماية الاصول الرقمية وأسس تشفير البيانات والتعرف على اطار الحوكمة والامتثال المتعلق بالأمن السيبراني لضمان الالتزام بالمعايير العالمية، ثم ينتقل الى موضوعات اكثر عمقاً في الامن السيبراني Cybersecurity بهدف تزويد المتدربين بالمهارات التقنية الضرورية للعمل في مجال الأمن السيبراني، مثل اختبار الاختراق وتحليل الضعف وإدارة الأمان ودراسة أمثلة عملية للهجمات السيبرانية المشهورة وتقنيات الاختراق المستخدمة. ويتم التدريب على التعامل مع سيناريوهات واقعية للهجمات السيبرانية، وتطبيق الاستراتيجيات اللازمة للتصدي لهذه التهديدات وكيفية تطبيق الإجراءات الأمنية اللازمة لحماية البيانات والأنظمة السيبرانية. وتقنيات التشفير والتوقيع الرقمي والمصادقة والتحكم في الوصول وغيرها من الأدوات والتقنيات المستخدمة في الحماية وكيفية اكتشاف الاختراقات المحتملة وتحليلها والاستجابة لها بطريقة فعالة وسريعة. يشمل ذلك تقنيات التحليل الرقمي والتحقق من الحوادث واستعادة الأنظمة وتقييم الأضرار.ويشرح كذلك القوانين والتشريعات السيبرانية واللوائح المتعلقة بالأمن السيبراني والخصوصية وأخلاقيات القرصنة الإلكترونية والاحتيال الإلكتروني.اضافة الى ذلك يعتبر هذا البرنامج التدريبي خطوة هامة للتحضير للشهادات المعترف بها في مجال الامن السيبراني.


دورة اعداد مقيم عقارى طبقا للمعايير الدولية

دورة تدريبية متخصصة تهدف لتأهيل الأفراد الراغبين في العمل في مجال التقييم العقاري، حيث يقدم هذا البرنامج التدريبي المعرفة النظرية والتطبيقية اللازمة وفقاً للمعايير الدولية في هذا المجال.


دورة سلاسل الإمداد المبردة - Cold Chain

برنامج يتناول فهم طبيعة وأهمية سلاسل التوريد المبردة ومكونات سلاسل الإمداد المبردة ومناولة وتوزيع المواد والأصناف المختلفة في سلاسل الامداد المبردة والموارد والمعدات المستخدمة في سلسلة الإمداد المبردة والإتجاهات الحديثة في ادارة سلسلة التوريد الباردة


أحدث الملفات والنماذج