الموضوع: تخلص من التأجيل والتسويف

إليك الخطوات الثمان التالية التي تساعدك في التغلب على عادة التأجيل:
1. افعل الشيء مرة واحدة:
إن القراءة غير الضرورية لكل شيء في مكتبك أو في بريدك الإلكتروني قبل أن تبدأ بالتنفيذ لا يحقق لك شيئاً، فأنت من خلال قراءتك الأولى لرسالة شكوى من الزبون ستعرف المراد منها، فقراءتها للمرة الثانية يضاعف وقت القراءة وتبقى الرسالة دون جواب، أجب على الرسالة فور قراءتها في المرة الأولى - افعله الآن – وبذلك توفر الوقت وتبدأ خطواتك نحو إرضاء الزبون، وإنجاز المهمة التي تمنعك من إنجاز الأشياء المهمة.
2. افرغ ذهنك:
من الواضح أن تحديد الأولويات جزء مهم من السيطرة على عملك، غير أن تحديد الأولويات يمكن أن يكون في حد ذاته أفضل عذر لعدم العمل، ويعني تحديد الأولويات تأجيل المهام "غير المهمة" إلى وقت لاحق وقد لا ترى النور أبداً، إن عدم أدائك لمهامك في الأوقات المحددة يفقدك القدرة على التركيز التي بين يديك بسبب الأصوات الموجودة في عقلك الباطن والتي تذكرك باستمرار بالمهام غير المكتملة.
إن أفضل طريقة للتقليل من حجم العمل هي التخلص من الأشياء الصغيرة التي تشعرك بضخامة العمل الذي ينتظرك وبالتالي تحول تفكيرك عن الأشياء المهمة، ورد أن كومار قال: (إن التركيز في صيغته الصادقة غير الخادعة يعني قدرة الفرد على التركيز على شيء واحد بذاته).
3. عالج المشاكل وهي صغيرة.
4. قلل من المقاطعات:
إن من فوائد التقليل من المقاطعات تحسين جودة العمل عندما تكون خالي الذهن من الأشياء الأخرى فتركز جُلَّ اهتمامك على عملك، وتصبح قادراً على إنجاز قدر أكبر من العمل في الفترة الزمنية نفسها نظراً لأنه بإمكانك العمل دون مقاطعة.
5. تخلص من الأمور المعلقة:
إذا كنت تريد السيطرة على تدفق العمل ولديك ـ في الوقت ذاته ـ أمور معلقة، فعليك أولاً إنهاء الأمور المعلقة حتى تتمكن من السيطرة على عملك. وتوجد خمس نقاط أساسية للتعامل مع الأمور المعلقة:

1. حدد الأمور المعلقة.
2. حدد الأولويات والبنود التي يجب إنهاؤها أولاً.
3. حدد وقتاً في جدولك الزمني اليومي لإنهاء إحدى هذه البنود، كل على حدة.
4. حدد سبب وجود المعلقات.
5. اتخذ الخطوات اللازمة للحيلولة دون تراكم المواد المعلقة ثانية ودون ازدياد البنود المعلقة الحالية.
6. ابدأ عملك بتوجهات للمستقبل وليس للماضي.
7. توقف عن القلق.

وماذا بعد الكلام؟
1. ابدأ. توجه إلى مكتبك – وبيدك هذا الكتاب عند الضرورة – وتمعن كل ورقة موجودة على مكتبك أو في أي مكان قريب من مكان عملك. التقط الورقة الأولى وقرر ما الذي يجب فعله لإنهائها. افعل كل ما هو مطلوب لإنجاز المهمة، وأبعد تلك الورقة عن مكتبك بحيث لا تحتاج لقراءتها ثانية. فإن كانت المهمة تتطلب عدة ساعات لإنجازها، أعدّ جدولاً زمنياً لذلك.
2. تصفح أي رسائل إلكترونية محفوظة، أو رسائل صوتية، أو رسائل الفاكس أو غيرها، واحدة في كل مرة وابدأ في التعامل مع كل واحدة حتى تنهيها. مرة أخرى، إن احتاجت إحداها إلى ساعات من العمل، فضع لها جدولاً زمنياً على خطتك الزمنية لفعلها في أنسب الأوقات بالنسبة لك.
3. حدد المهام الواجب تنفيذها وقرر ما الذي يجب فعله لإكمال كل منها. انقل المهمة بقدر ما تستطيع. فإن مررت بعقبة في طريقك. فكن ذكياً. اسأل "كيف لي أن أنفذها بطريقة أخرى؟ فإن قررت إعطاء هذه المهمة لشخص آخر لتنفيذها، فتذكر أن تتابعه.