من أين تأتي الفوضى؟
لماذا تستمر الفوضى؟
( المتهم الأول هو الورق) يبرر العديد من الناس وجود الفوضى في حياتهم بقولهم: إنها غذاء أفكارهم وتساعدهم على العمل الخلاق، فيما يعتقد الآخرون أن الناس المبتكرين ذوي العقول الخلاقة قد ولدوا هكذا.
يحكى عن امرأة ذهبت إلى بيت الرسام المشهور في نيويورك، ورأت أن البيت في غاية الأناقة والترتيب: ربما أنه رتبه لأنه يتوقع ضيوفاً، ولكن وجدت الاستوديو في غاية الترتيب، فقد كانت جميع فُرش الدهان مرتبة، وعلب الدهان مصفوفة ومبوبة، فعندما سألته عن هذا الترتيب، أجابها قائلاً أنه تعلم ذلك في كلية الفنون، فقد تعلم في الكلية الحفاظ على أدواته مرتبة ونظيفة، وكان يعلم أن فُرَش الرسم ستتلف إن لم ينظفها بعد الاستعمال.
فإذا كنت ترغب في العمل بشكل فعال مثل هذا الرسام، فيجب عليك المحافظة على الأشياء منظمة وصالحة للاستعمال، كما أنه من الأسهل بكثير العمل في بيئة نظيفة ومرتبة.
على الرغم من أن معظم الناس يتركون مجموعات منوعة من الأوراق على مكاتبهم لتذكيرهم بمهامهم ظانين أن هذا يساعدهم، فإن هذا الفعل ما هو إلا إرباك لهم وسبب لإجهادهم.
نصيحتي لهؤلاء هي تهيئة أماكن خاصة لوضع الأشياء، ضع على مكتبك البنود التي تعمل عليها الآن، واستخدم نظاماً زمنياً مناسباً ليذكرك بفعل الأشياء عندما تود فعلاً أن تفعلها.
ابدأ من الأسس:
هل جميع أدواتك صالحة للاستخدام؟ هل المادة التي تنتجها سهلة الإنتاج؟
هذان سؤالان ينبغي على أصحاب الخبرة الإجابة عنهما، على الرغم أنهم قلما يفعلون.
صندوق أدوات مكتبك:
  1. اجعل لديك ثلاث سلال ورقية: وارد ومعلق وصادر لتنظيم حركة الورق اليومية في مكتبك وليس لتخزينها.
  2. جهز تموينات المكتب القياسية: دباسة الورق، أقلام الحبر، أقلام الرصاص، الأشرطة اللاصقة وغيرها، وتأكد من امتلاكك لجميع الأدوات التي تحتاجها في عملك وتأكد من أن جميع الأدوات صالحة للاستخدام، توقف عن استعارة مقص أو دباسة ورق في كل مرة تحتاج إليها،و احفظ جميع الأدوات دباسة الورق، المبراة، الحزم الورقية، المشابك الورقية في الدرج الأوسط لمكتبك، أو الأدراج السفلية منه وليس على سطح المكتب.
  3. ماكينات التصوير: فقد يكون هناك موظفين داخل المكتب لا يعرفون استخدام الآلة.
  4. جهاز الفاكس: يجب أن تعرف كيفية استخدام جهاز الفاكس، والطابعة، يجب أن تكون هذه الآلات صالحة للاستخدام ومزودة بكميات كبيرة من لوازمها وقطع الغيار الخاصة بها، كما يجب أن وضع لائحة بسيطة بتعليمات تشغيلها بالقرب منها، وأن تعطي نفسك الوقت الكافي لتتعلم كيف يتم تشغيلها.
  5. الحاسبات الآلية: أحياناً يستخدم الأشخاص حاسباتهم الآلية الشخصية بطريقة مناسبة، ولكن ليس بصورة كاملة قدر الإمكان، فمعظم الناس يتعلمون وظيفة واحدة فقط من هذه الوظائف، فمن خلال الحاسب الآلي يمكنك إرسال واستقبال رسائل الفاكس، والتعامل مع المصارف، ودفع الفواتير، وشراء تذاكر السفر دون أن تغادر مكتبك أو تزور مكتب البريد، إن الاستفادة القصوى مما هو متوفر من الحاسبات والأدوات أمر مهم. وقد يكون الأهم من ذلك هو العمل باستمرار لإيجاد طرق جديدة لاستخدام هذه الإمكانات.