هل سبق لك أن سألت نفسك مُتعجبًا: أين ذهب الوقت؟ هل نظرت في ساعتك في إحدى الأيام مندهشًا من مرور الساعات دون أن تدري؟ فكيف يتسرب ذلك الكنز من بين أيدينا؟ لابد أن هناك لصوص متربصون بالوقت، يسطون على ساعاته، ويسرقون دقائقه، وينهبون ثوانيه. وإليك ـ عزيزي المدير الفعال ـ بيان باللصوص الستة المطلوب القبض عليهم؛ حتى تنعم بكل ثانية من حياتك، وتستثمر كل دقيقة فيها؛ من أجل نجاح وتميُّز دائم ومستمر.
اللص الأول: فاصل ولا نواصل:
ونعني به تلك المقاطعات التي تنهب من ساعات يومك الكثير والكثير، وأنواع تلك المقاطعات كثيرة، من أهمها ما يلي:
فبينما أنت في ذروة تركيزك في مهمة عليك إنجازها، إذا بجرس الهاتف يدق، ربما يكون المتصل أحد الموظفين أو مدير آخر في شركتك أو أحد العملاء، وربما يكون اتصالًا عائليًّا، أيًّا كان نوع الاتصال فهذا لا يَهم، المهم أنك ستنفق الدقائق العديدة؛ لكي تستعيد تركيزك مرة أخرى.
- المقاطعات التليفونية:
- روشتة سريعة:
- اطلب ممن اتصل بك أن يعاود الاتصال في وقت لاحق تكون قد انتهيت فيه من مهامك الرئيسية.
- اطلب من سكرتيرك أن يحجب عنك المكالمات وأن يتلقى الرسائل نيابة عنك.
هب أنك جالسًا تفكر في حل مشكلة ما، أو تُخطط لإنجاز مشروعٍ معين، ثم يطرُق أحدهم على باب حجرتك، أو يعلن السكرتير المسئول عن مكتبك، أن أحدهم يريد أن يراك، بلا موعد سابق ولا إخطار مسبق، فهذا الزائر بلا موعد سيؤخذ من وقتك، ويشتت تركيزك، ويجعلك تضيع الأوقات هباءً دون فائدة تُذكر.
- مقاطعات الآخرين:
- روشتة سريعة:
- تحدث لمن يقاطعك وأنت واقف حتى لا تعطيه الفرصة للجلوس وتضييع الوقت في عرض شكواه.
- إن كنت تعرف بمجيئه إليك، فبادر أنت بالذهاب إليه، ومن ثم تستطيع أن تنهي اللقاء في الوقت الذي تحدده، لا الوقت الذي يحدده هو.
- اغلق باب مكتبك، واطلب من سكرتيرك أن يأخذ المواعيد بدلًا عنك في نهاية اليوم.
فمثلًا قد تكون منهمكًا في عمل ما، وفجأة تتذكر أن عليك أن تقوم بجولة تفقد في قسمك أو في إدارتك، أو أن تتصل هاتفيًّا بأحد عملائك، ثم ما يلبث تركيزك في الشتات عن هدفه الرئيسي إلى أهداف ومهام تكون في أغلب الأحيان أمورًا يُمكِن تأخيرها.
- مقاطعات تتسبب فيها أنت شخصيًّا:
احرص على القيام بالعمل مرة واحدة، وركز على ما تقوم به من عمل، وإذا شعرت بالتعب أو بأن ذهنك يتشتت، وجه تركيزك إلى النتائج والفوائد التي ستعود عليك من وراء إنجاز العمل في وقته.
- روشتة سريعة:
اللص الثاني: المائدة المستديرة:
ونعني بها مائدة الاجتماعات، فكثيرٌ ما تضيع أوقات المدراء في تلك الاجتماعات إن لم يكن مُحضِّرًا لها بشكل جيد، فقد (قدرت بعض الدراسات والأبحاث أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من وقتهم في اجتماعات مع السكرتارية، أو مدير آخر، أو موظف، أو رؤساء الأقسام، أو اللجان التنفيذية، ... إلخ).
سل نفسك قبل الاجتماع: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الاجتماع؟ ثم افعل الآتي:
- روشتة سريعة:
اللص الثالث: سوف وأخواتها:
- إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا، فلا تذهب إلى ذلك الاجتماع.
- إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا بل من المهم أن أعرف ماذا حدث فيه، فيمكنك أن تُرسِل شخصًا آخر لينوب عنك.
- إذا كانت الإجابة: من الواجب عليَّ حضور الاجتماع، فهو اجتماع هام، فعليك أن تضع جدول أعمال واضح، وأن تُوزِّعه على المجتمعين، وأن تبدأ الاجتماع في الموعد المحدد.
إنها عصابة سوف وأخواتها، عناصر تلك العصابة هم: التأجيل، والمماطلة، والتسويف، وهؤلاء هم أخطر لصوص الوقت، يأتي الواحد منهم كأنه ناصح خائف عليك، فينصحك بتأجيل عمل اليوم إلى الغد، فاحذر من تلك العصابة أن تقترب منك.
إن دعتك نفسك لتأجيل عمل ما، فاسألها: ماذا سيحدث إن لم أفعل هذا العمل؟ وما هي درجة أهميته؟
- روشتة سريعة:
اللص الرابع: فيضان الأوراق:
- إذا أجبت بأنه أمر هام، فقم بإنجاز هذا العمل فورًا.
- إذا أجبت بأنه أمر هام، ولكن يمكن أن يقوم به شخص آخر، فيمكنك أن تقوم بتفويضه.
- إذاأجبت بأنه ليس بأمر هام، ولن يحدث شيئًا، فقم بإهمال هذا العمل، أو إنجازه في وقت آخر.
ونعني به فيضان البريد اليومي، والأعمال المكتبية والورقية، فإن كنت من المدراء الذين يُفضِّلون فتح البريد الخاص بهم وقراءة كل ما يصل إليهم من الخطابات، فإنك تُضيِّع كثيرًا من الوقت الثمين، خاصة وأن كثيرًا من المدراء يُضيِّعون في سبيل ذلك أثمن الأوقات في أول ساعات العمل.
ويلحق بذلك الفيضان رافد آخر، وهو تلك التقارير على اختلاف أنواعها سواءً أكانت تقرير أداء الموظفين، أو تقارير يومية عن سير العمل، أو تقارير خاصة بالحسابات، وليس معنى ذلك التوقف عن كتابة التقارير، ولكن المهم كيف ومتى تقوم بأدائها.
- روشتة سريعة:
اللص الخامس: عدم القدرة على قول (لا):
- قم بتدريب سكرتيرك على تلقي البريد والأعمال الورقية، وفرزها وعرض المهم منها عليك.
- ضع البريد في ملف خاص، وقم بقراءته في نهاية يوم العمل.
- قم بتفويض الرد على البريد أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
- إن كانت تقارير غير هامة فقم بتفويضها إلى شخص آخر، واكتفِ بإنجاز الهام منها فقط.
فقد يمر بك أحد زملائك من المدراء الآخرين، أو يتصل بك أحد أصدقائك من خارج العمل؛ ليدعوك لتناول الغذاء دون موعد سابق، فتذهب معه فورًا دون أن تسأله إذا ما كان يمكنه الانتظار حتى تنتهي مما تقوم به من عمل، ولذا؛ فعدم قدرتك على قول (لا) ستغرقك في بحر من المهام غير الضرورية، والتي تستنزف وقتك وجهدك.
سل نفسك قبل كل دعوة من أصدقائك: ماذا لو قلت لا؟ فإن كان الجواب لا شيء، إذًا ارسم ابتسامة على وجهك، واعتذر بلطف.
- روشتة سريعة:
اللص السادس: زحام الملفات:
إنه ليس زحامًا مروريًّا، ولكنه تراكم لملفات العمل؛ نتيجة عدم وجود نظام جيد لحفظ الملفات، ومن ثم تضيع بعض الأوراق الهامة في ذلك الزحام، وتفقد الكثير من الوقت في سبيل البحث عن ملف هنا أو ورقة هناك، ثم تستشيط غضبًا وتفقد تركيزك، وتضيع مجهودك في أشياء لا طائل من ورائها.
- روشتة سريعة:
وماذا بعد الكلام؟
- ضع نظامًا لحفظ الملفات مرتبًا أبجديًّا، واجعل سكرتيرك يضع قائمة بكل الملفات؛ حتى تتمكن من إيجاد أي ملف بسهولة.
- تخلص من الملفات غير الهامة؛ لأنها تزحم مكان العمل دون جدوى.
- قم بإعداد قائمة تتضمن كل ما تريد إنجازه في اليوم، ثم رتبها وفقًا للأولويات، ومن الأفضل أن تعد هذه القائمة في المساء؛ حتى لا تُضيِّع وقتك وأنت في قمة النشاط والطاقة.
- احرص على الخلود إلى النوم مبكرًا، والاستيقاظ 15 دقيقة مبكرًا عن المعتاد، واجعل ذلك الوقت في أول اليوم للتفكير؛ حيث يكون ذهنك أكثر تفتحًا وأعمق تركيزًا.
- احرص على الذهاب إلى العمل قبل الآخرين؛ فبهذه الطريقة لن يقاطعك أحد، واستثمر وصولك مبكرًا في إنجاز الأعمال الهامة والتي تحتاج إلى تركيز.
- قبل أن تشرع في إنجاز مهمة ما، جهز كل الأشياء التي قد تحتاجها، من المعدات أو الآلات والأوراق وغيرها؛ حتى لا تشتت ذهنك وتضيع وقتك.
- قم بالانتهاء من الأعمال الورقية مرة واحدة، ولا تَعد إليها مرة أخرى إلا في نهاية ساعات العمل؛ حين تكون أقل نشاطًا وحيوية.
- قم بتقسيم المشاريع والأهداف الكبيرة إلى مراحل صغيرة، وحدد وقتًا للانتهاء من كل مرحلة صغيرة.
رد مع اقتباس