الموضوع: خطوات نحو تفويض فعال

1. جعل التفويض منهجًا ثابتًا:

لابد لأية إدارة فاعلة أن تحرص على جعل المهام المفوَضة جزءًا من اتجاه أو إطار عام للمؤسسة, يهدف إلى تفويض الأنشطة إلى الموظفين, بما يؤدي إلى تحقيق المنفعة للمؤسسة من خلال إنجاز أهدافها الإنتاجية, وتحقيق المنفعة للموظفين من خلال تنمية مهاراتهم.
فلا تكون المهام المفوَضة حادثًا عارضًا للموظفين, بل هو منهج ثابت للإدارة, يهدف إلى تحقيق الفوائد الناجمة عن عملية التفويض بالنسبة للأفراد والمؤسسة.
وفي إطار جعل التفويض منهجًا ثابتًا داخل المؤسسة, لابد للإدارة من إعداد قوائم بأسماء العاملين الذين ترغب في التفويض إليهم, وتسجيل نقاط القوة والضعف فيهم, مثال:

الاسم	مواطن القوة	مواطن الضعف
يوسف	جيد في الاتصال	يكره العمل الورقي
أحمد	سريع	لا يتقن الأشياء أحيانًا
عمرو	يهتم بالتفاصيل	متحفظ
محمود	يحب التحدي	يكره المكالمات التليفونية

1. تحديد المهمة التي ستخضع للتفويض:

وهذا ما سبق أن أوضحناه في المقال السابق, فهناك مهام لا تقبل إلا التفويض, وهناك مهام لا يمكن تفويضها, وهناك مهام في منطقة الوسط, تتحدد بناء على رؤية الإدارة.
وهذه المهام التي في منطقة الوسط, يمكن تحديد هل هي أهل للتفويض أم لا عن طريق طرح سؤال مفاده (ما هي الفائدة المرجوة من عملية التفويض هذه بالنسبة: للإدارة – للشخص الذي سيُفوَض – لفريق العمل – للمؤسسة – للعملاء؟).
ومن ناحية أخرى, يتم تقييم المشاكل المحتملة:

• ما الذي سيحدث إذا لم تسر الأمور على ما يرام؟
• ما هو أسوأ وضع سيمر به الفريق أو المؤسسة أو العملاء؟
• ما هو التأثير السلبي الذي قد يحدثه هذا على الموظف؟
• ما هو حجم الدعم الذي ستقدمه الإدارة؟

ولابد من القيام بتفويض المهام كاملة, وليس بأجزاء منها, فعندما يتم التفويض بالمهمة كاملة, فإن هذا يزيد من رضا الموظف المفوَض, ويؤدي إلى تطوره, كما يساعده على أن يفهم الوظيفة فهمًا كاملًا.
ولابد من التدقيق أثناء تحديد المهمة التي ستخضع للتفويض على تحديد إطارًا زمنيًا للمهمة المفوَضة.

1. تحديد الشخص الذي سيُفوَض:

يقول "أندرو كارينجي": (إن سر النجاح لا يكمن في قيامك بعملك, لكن في معرفة الشخص المناسب للقيام به), ويتم تحديد الشخص الذي ستُفوض إليه المهمة بناء على النقطتين السابقتين, فعند توافر القوائم التي تظهر مواطن القوة والضعف في كل موظف, ومع توافر التحديد الكامل للمهمة من حيث نوعيتها ونتائجها المتوقعة وإطارها الزمني الذي يجب أن يُلتزم به, يتم التوفيق بين مهارات الأفراد والمهام المطلوبة بشروطها, بحيث في النهاية يتم تحديد الشخص المناسب لهذه المهمة.

1. شرح المهمة للشخص المفوَض:

هذه الخطوة في غاية الأهمية, حيث على أساسها سينبي النتائج المتحققة من هذه المهمة, فمن خلالها إما أن يستوعب الموظف جميع أبعاد المهمة المفوَضة إليه, بحيث يكون قادرًا على إنجازها, وإما أن يقوم الموظف بالمهمة وهو كالسائر في الظلام لا يتبين خطاه.
لذا فالإدارة الواعية هي التي تنفق الوقت الكافي في هذه الخطوة لمناقشة المهمة بالتفصيل.
وتشمل هذه الخطوة عدة عناصر؛ ففي البداية عليك أن توضح له ماهية المهمة المفوَضة إليه, والتنبيه على النقاط الأساسية في المهمة, ثم عليك أن توضح له أسباب أهمية هذه المهمة, ومكانها في خطة سير المشروع, ثم طرح النتائج المتوقعة من الموظف خلال هذه المهمة, وشكل الناتج النهائي المطلوب, والمعايير التي ستُستخدم لتقييم مدى نجاح المهمة, ثم بعد ذلك لابد من الحرص على التأكد من فهم الموظف للصورة كاملة.

1. منح الموظف السلطة اللازمة:

عند تفويض الموظف, لابد من توفير الدعم الكامل من الإدارة, وتوفير الصلاحيات التي تعين الموظف على أداء المهمة المفوَضة إليه, فإذا كان النشاط المفوَض يستلزم العمل مع الأقسام الأخرى, فلابد من التأكد من معرفة الأشخاص المعنيين في هذه الأقسام بما يحدث وأسبابه وصاحب السلطة في القيام به.
ومن ضمن السلطات التي تمنح للموظف المفوَض هي تفويضه في تحديد الوسائل المطلوبة لإنجاز المهمة, فتحديد الأسلوب المتبع في إنجاز المهمة من اختصاصات الشخص المفوَض, فلا تقوم به الإدارة.
ويجدر الإشارة إلى أن توفير السلطة اللازمة للموظف المفوَض لا تعني أن المدير معفي من المسئولية, فالمهام تفوَض ولكن المسئولية لا تفوَض.

1. توفير الموارد التي سيحتاجها الموظف:

عندما تقوم الإدارة بتفويض عمل ما, فلابد لها من أن تحرص على أن توفر الدعم الكامل للموظف المفوَض إليه هذا العمل, فلابد من تحديد الموارد التي سيحتاجها الموظف لإتمام المهمة, ويكون هذا التحديد من خلال الإدارة أو الموظف, ثم العمل على توفير هذه الموارد من مال أو تدريب أو أفراد أو نحو ذلك.

1. ضع نظام للمتابعة:

بعد نقل المهمة للموظف, وتحديد معايير نجاح المهمة, وتوفير السلطة والموارد اللازمة, لابد من وضع نظام متفق عليه لكي تستطيع الإدارة متابعة سير العمل في المهمة المعنية.
لذا لابد من تسجيل الخطة التي وضعها الموظف المفوَض كتابة, ولابد من وضع نظام للإتصال وتقديم التقارير, حتى يتسنى للإدارة متابعة المهمة خطوة خطوة.