لدى المؤسسات بأنواعها المختلفة سياسات و إجراءات تقوم بها . أن أهمية التوثيق تكمن عند الحاجة إلى الرجوع إلى هذه السياسات (وهذا في الظروف العادية) . و في ظل الآيزو فإن التوثيق متطلب أساسي لجميع عمليات الجودة.

تتمثل وثائق الجودة في أربعة مستويات ، و كل مستوى يحتوى نوع أو أكثر من هذه الوثائق. و يمكن تبسيطها بالشكل التالي :





- المستوى الأول : دليل / كتيب الجودة : (Quality Manual)

و يتضمن عادة ( بدون تفصيلات):

*أ- سياسة و نظام الجودة

*ب- معلومات عن هيكل الجودة في المنظمة.

*ج- معلومات عن المسؤوليات للأفراد القائمين بعملية إدارة الجودة.

*د- إطار عام لكيفية مقابلة متطلبات الآيزو 9000　

*ه- أي معلومات تسويقية إضافية.



- المستوى الثاني : إجراءات نظام الجودة (Quality System Procedures)

و هي عبارة عن وثائق يوضح كل منها طريقة محددة لإنجاز نشاط ما . و أيضا الأنشطة التي تقوم بها المنظمة بضبط العمليات في كل دائرة و ما هي الأنشطة اللازمة لفحص توكيد الجودة .



- المستوى الثالث : تعليمات العمل : ( Work Instructions)

و هي عبارة عن وثائق يعطي كل منها تعليمات تفصيلية خطوة خطوة، حول مهام العمل الفردية ذات العلاقة بأحد الأنشطة التي تمارسها المؤسسة.



- المستوى الرابع : سجلات الجودة ( Quality Record) و الوثائق الإرشادية ( Prescriptive Document)

سجلات الجودة هي عبارة عن وثائق يقدم كل منها دليلا موضوعيا على تلبية متطلبات محددة، أما الوثائق الإرشادية فهي تزود معلومات تتعلق بتنفيذ أنشطة محددة ضمن نظام الجودة ، وتشمل لوائح المواصفات و خطط الجودة ، وخطط التصميم و التطوير و التفتيش و الاختبار ...