الادارة ......... المدير الناجح
المقدمه
ولما كانت الادارة علما عاما للعلاقات فى كل مجالات الدراسة والبحث والاستقصاء وذلك لما يتوفر فى هذا المفهوم من قدرة على الوصف والتفسير .. ولما يوفره من امكانيات للفهم والتحليل وتشمل فروعا كثيرة واختصاصات تتعلق بمجالات معينه منها المجال الادبي والفكرى والثقافي .
وتعددت اتجاهاته وفروعه ، ولم يعد تحديدها أو حصرها أمراً هينا فقد تداخلت مع مختلف العلوم لأنها تجاوزت كل الاطارات والمعايير وشكلت بدورها نوعا من التداخل والتشابك بين التصورات والنظريات والمناهج المختلفه .
نسعى إذن فى هذه المادة ( البحث ) الى أهداف متعددة نجملها فى بعض النقاط التالية من أجل ورسم صورة واضحه خصوصا الإدارة قد توسعت الى أبعد الحدود حتى أصبح عسيراً أن نميز بين ما هو وما هو فلابد إذن من عمل بحوث ودراسات كثيرة تستقصى خصوصيات هذا العلم فقد تعددت منهاجها واتجاهاتها وتداخلت مع المنهجيات والاتجاهات التى عرفها كل القادة والمديرين وانتشرت مغالطات كثيرة فى هذا الشأن سنشير إليها فى هذه المادة ( البحث ) .
- هل المدير الناجح هو الذى يدير المكان والأشخاص ؟
- هل المدير الناجح هو الذى يتفن سياسه التفويض ؟
- هل الصراحه المباشرة والغير مباشرة احيانا تعتبر ثغره فى حق المدير ؟
أن المدير الناجح هو الذى يدير المكان والأشخاص والموارد ويفوض السلطه والتوقيع ؟ويكون صريح وشفاف ولا يخجل من معاقبة المسىء وشكر المتفوق والمبدع والمبادر؟ وهذا ما ينقضا فى عالمنا العربي .
أغلب المديرون لدى مؤسساتنا لايفقهون من الادارة إلا اعطاء الأوامر الصارمه لمرؤسيهم وتنفيذ العقوبات ومتناسين أو متغافلين أن المدير الناجح الحق هو ذلك المدير ذو العلاقات الجيدة مع عمال مؤسسته .
من اجل النجاح والتفوق فى الادارة يواجه المدير المشاكل عن طريق التخطيط
ووضع خطة والالتزام بالزمن
يعتبر التفاوض من الأمور التى تمارسها باستمرار .. لذا فاتقان هذا الفن أمرا مهماً جداً خاصه فى مجال الادارة .. ويمكننا تطوير مهارتنا بهذا الفن لمواجهة مشاكل العمل من خلال تحليل المشكلة والحوار البناء الايجابي كإحدى بدائل الحلول الناجحه والموضوعه على سلم الأولويات فى الاختيار الأول المنافس للعديد من البدائل الأخرى ثم ستظهر أهمية الحوار فى التفاوض فى اتخاذ القرارات العلمية والمنطقيه التى من خلالها تسير الادارة وصولاً الى أهدافها المنشودة ، وبما أن التفاوض عملية ديناميكية تحدث فى مواقف فى حياتنا اليومية وهى كمهارة يحتاج اليها عادة المدير وغالبا ما يلجا إليها لتسير الأمور العالقه .. وفى سبيل تحقيق أفضل النتائج وصولا الى أجود الاداء وسيتخلل البحث عرض أمثله لمواقف بين أطراف تحتاج فيها الأطراف للتفاوض لتفادى المشكلة القائمه وتجاوز نتائجها الحالية وايجاد الأسباب المناسبه لتفاديها مستقبلا .
وكل ذلك مغلق بالطابع الادارى الحديث الميسر القابل للتداول والاستخدام حسب متطلبات المنظومة الادارية الحديثه الأخذة فى التطوير المستمرة فى التحديث على جميع المستويات بوصف مهارة الحوار الايجابي وفنون التفاوض من العلوم الاساسيه التى تقاس بها نجاح الادارة الحديثه التى اتخذت من القيم العليا رسالتها وأهدافها الادارية على المدى القريب والبعيد
ومن ناحية أخرى فان التفاوض يمثل مرحلة من مراحل حل القضيه محل النزاع إذ يستخدم فى أكثر من مرحلة وغاليا ما يكون تتويجا كاملاً لهذه المراحل فالتفاوض كأداه للحوار يكون أشد تأثيراً من الوسائل الاخرى لحل المشاكل .
الحوار المناسب لحل المشكله وتحليل الموقف وأبعاده المختلفه قبل أن نبدأ فى الحوار علينا أن نتوقع أن كلا الموظفين " الشباب والكبير فى السن " يترقبون لوم المدير لهم أو حتى معاقبتهم على ما قاموا به .. لذلك فهم مستعدون للدفاع عن أنفسهم فى حالة توجيه أى لوم أو عتاب .
مراحل التفاوض الادارى الناحج
إن الهدف الحقيقى من اتخاذ مبدأ التفاوض فى مواجهة المشاكل والوصول الى مصلحة المنشأة هو تحسين الأداء والحصول على الفائده العظمى من العمليات الادارية .. لذا على المدير الناجح أن يتخذ لنفسه الهيئة المناسبة اذا ما دخل فى مرحلة التفاوض لمواجهة التهديد الذى يترصد بالنشأة وعلى الرئيس ان يتجنب قدر الامكان إرسال رسائل ضمنيه اثناء عملية التفاوض بأن العقاب قادم مما يترتب عليها نتائج سلبيه وتؤدى الى تأزم المشكله بدلاً عن حلها.
لذا على الرئيس ان يتحلى بمهارات عدة فى سبيل ذلك مثل :
1- لا تفاوض وانت غاضب ... وإلا سوف تصبح الحقائق تائهة وسط الأصوات العاليه والمشاعر السلبيه .
2- واجه فوراً .. فالتأجيل يؤدى الى تفاهم الاداء غير الكفء للمرؤس أو زيادة ايجاد حل مناسب للمشكلة .
3- كن محدداً .. حدد جزئيه المشكله المطلوبه الحل لها .. بدلا من الانقضاض بالهجوم الشخصى العام على الموظف .
4- دعم نفسك بالبيانات ... فالمعلومات الكافيه تعطيك أفاق ومساحات تفاوضيه تضمن الحصول على أكبر فائده وتحقيق مصلحة الادارة .
5- كن واضحاً .. عبر عن المشكلة باستخدام كلمات واضحه محدده ليس فيها لبس وتابع تنفيذها أولا بأول .
• أن عملية التفاوض عملية مستديمه يقوم بها الانسان منذ ولادته وحتى مماته ، فنحن نتفاوض فى اليوم عدة مرات ، وعلى عدة موضوعات نتفاوض عند شراء سلعه ونتفاوض مع عائلاتنا ومع أولادنا ومع مديرينا وموظفينا .
• ومن النصائح :
حسن الاستماع قيل أن كل متحدث بارع مستمع بارع فهناك فرق بين النقاش وتبادل الآراء ، وبين الاستبداد بالرأى الذى هو إجهاض لعملية الحوار والقضاء على ؟ على أن تذكر احترام الطرف الآخر من أهم الأسس فى القضيه التحاوريه عن طريق انتقاء الكلمات وتجنب الاستهزاءيه والسخريه منه أو التعالى ..
بل ينبغى للمحاور أن يتسم حديثه بالحب المتبادل وكلمات الاخاء والتعبير الصادق وذلك بغض النظر عن نوع الافكار والتى يحملها الطرف المقابل سواء كانت صحيحه أو خاطئه ودائما على المفاوض الناجح أن يقوم بعملية البحث عن النقاط المشتركة فى قضية التفاوض ويجعلها منطلقا للدخول فى موضوع الحوار .. لما يحدثه ذلك من تطبيق لفجوه الخلاف بينهما وتقريب وجهات النظر .
ومن الأمثله فى التعامل والمخاطبه والمفاوضه :
- دخل أحد العملاء الى البنك ليفتح حساب بمبلغ كبير جدا وعندما اعطاه الموظف المختص استمارة بها مجموعة من البيانات الشخصيه رفض العميل أن يكتب كل البيانات واعتبرها نوع من التطفل على حياته وتشاجر مع الموظف .. وكاد أن يترك البنك ولكن مدير خدمة العملاء أهتم بمشكلة هذا الرجل ( العميل ) وبعد استضافته فى مكتبه وتقديم القهوة له استمع لمشكلته وهى أنه لا يجب تقديم البيانات الشخصيه وبعد أن سمع المدير شكوته قال له :
• هل تحب أن تذهب ثروتك لمن لا يستحق فى حالة حدوث مكروه لك .
• فقال له العميل : لا
• فقال المدير له : أن عملية كتابه البيانات الشخصيه هى عملية أمنه تماما وتمثل مصلحة شخصية لك حتى تذهب ثروتك لمن يستحق من اسرتك .
• فاقتنع العميل وفتح الحساب وكسب البنك عميلا مهماً
كما نجح المدير فيما فشل فيه مساعدوه نتيجه لاصراره وحسن استماعه ومعرفته فى فن التعامل والمفاوضه والاقناع .
- الادارة الناجحه هى الادارة القادرة على استغلال جميع عناصر الانتاج وتسخيرها لتحقق حاجات المجتمع وتوفير عناصر الانتاج ووضع الرجل المناسب فى المكان المناسب .
وظائف العملية الادارية
هى وظائف مترابطة ومتشابكه من الصعب عزلها عن بعضها فى الحياه العملية لأن الادارى يقوم بعمله على شكل حلقات متداخله فى ذهنه .
فالادارى يجب أن يفكر فى الهدف الذى يسعى اليه ويخطط لانجازه وعليه أن يتنبأ بالمتغيرات التى تحدث فى البيئه لأن هذه التغيرات تؤثر تأثيراً كبيراً على انجاز أهدافه .
دور الادارة فى التنمية
هى الفجوه الادارية الناجمه عن الفرق الحاصل بين القدرة الادارية التى يتطلبها التنفيذ والمتابعه الفعاله لخطط التنمية وبين القدرة الادارية الفعليه للأجهزة الموكول إليها تنفيذ هذه الخطط ومتابعتها .
لابد للادارى أن يكون ملما بوسائل التشجيع والترغيب والحفز واساليب ذلك والتعامل مع الأفراد والجماعات.
ويقول رواد الادارة
فريريك تايلور : بأن الادارة الرشيدة علم يعتمد على قوانين وقواعد وأصول واضحه يجب اكتشافها واحلالها محل التخمين .
تقسيم العمل والتخصص به :
من الضرورى أن تقسم الأعمال بين الادارة والعمل فيجب منح الادارة سلطات أكبر للتخطيط والأشراف والتبسيط فى طرق تشغيل العمال والالات ووضع هذه الطرق على شكل أسس وقواعد .
- اختيار العمال وتدريبهم حسب الأساليب العلمية ووضع الرجل المناسب فى المكان المناسب .
- العدل فى تقسيم المسؤليات بين المديرين والعمال .
- تعاون الادارة مع العمال لانجاز الأعمال .
- اخلاقيات العمل فى المسؤوليه الاجتماعية .
رأى هنرى فايول فى الادراة
1- تقسيم العمل : التأكد أن الجهود تركز على كافة اجزاء العمل لآن ذلك سيؤدى الى نتائج أفضل وأكبر بنفس الجهد يطبق على الأعمال الادارية والفنيه .
2- السلطه والمسؤولية : السلطة هى الحق فى إصدار الأوامر والزام الآخرين بها ، السلطة كما يراها فايول هى مزيج السلطه الرسمية الممتدة التى يتمتع بها ؟ .
أما المسؤوليه ( المحاسبه )
فى رأيه تنبع من السلطه وتنبثق عنها ولذا فهو يرى أن السلطه والمسؤولية مترابطتان ويجب أن تسير يداً بيد .
وحدة التوجيه : أى انه يجب ان تشكل كل مجموعه من الأنشطة ذات الهدف الواحد وحدة تنظيمية يديرها رئيس واحد والفرق بين هذا المبدأ ومبدأ وحدة إصدار الأوامر أن مبدأ وحدة التوجيه يتعلق بالتنظيم الاداري بينما يتعلق مبدأ وحدة إصدار الأوامر بالافراد العاملين .
المركزية : المدى الذى تتركز فيه السلطة فى مستوى ادارى معين أو فى يد فرد واحد كلما زادت المركزية ادى الى تقليل دور المرؤوس كما ان درجه المركزية تعتمد على طبيعة المنظمه وحجمها .
تدرج السلطة : تسلسل السلطه من أعلى الى أسفل الهرم التنظيمى بحيث يكون حجم السلطة أقل كلما انخفض الهرم الادارى وهذا ضرورى لنجاح المنظمة .
الترتيب : وضع كل مجموعه من الأشخاص والمعدات المخصصه للقيام بعمل معين فى نفس الموقع فى المنظمه من أجل تحقيق الكفاءة والتنسيق .
المساواه فى المعاملة : عدم تحيز الرؤساء فى معاملتهم للمرؤوسين.
ويقول فايول :
1- صفات جسمانيه : الصحه والقوة
2- صفات عقلية : القدرة على الفهم والدراسه والحكم والتقدير والقوة العقليه
3- صفات خلقيه : الحيويه والحزم والرغبه فى تحمل المسؤولية والولاء
4- صفات فنيه : الصفات المتعلقه بالوظيفه التى يقوم بها
ثقافه الالمام العام بالأمور التى لا تصل مباشرة بالوظيفه التى تؤديها تتعلق بالخبرة والتجربه كلها صفات تنبع من قيام الادارى بعمله بطريقه سليمه .
أما أحد رواد الادارة ( تايلور )
أنسان اناني فى طبعه :
يحب مصلحته الشخصيه وبضعها فوق كل اعتبار وأنه يحاول أن يصل الى الحد الأعلى من المكان بغض النظر عن دور الآخرين ومشاعرهم أو رد فعلهم فهو لا يتصرف كعضو فى مجموعة خاصه عندما يتعلق الأمر بالاستجابه لاوامر الادارة .
الأنسان كسلان فى طبعه
ان الفرد شخص كسلان يجب ان يأخذ ولا يعطى وأنه لو ترك على حريته وراحته فلن ينتج بأكثر من ثلث طاقته الانتاجية .. لذا يجب مراقبته بدقه .
يجب على المدير الناجح ان يتم تدوين القرارات
يجب إصدار الأوامر والقرارات والتعليمات بشكل كتابى والاحتفاظ بجميع الأوامر والمستندات الخاصه بالادارة وذلك لتكون جميع القواعد والاجراءات والتعليمات الرسميه مستقره وعامه .
من العناصر الضرورية للمدير الناجح
- وضع الأهداف المناسبه من قبل المديرين
- المدير والمرؤوس يجب أن يوافقوا على كل الأهداف
- تقييم الانجاز على اساس الأهداف الموضوعه
- متابعة الانجاز والمكافأة وطبقا لذلك .
تحديد الأهداف
- إن واحداً من أهم مهامك كمدير هو التأكد من أن اعضاء فريقك يدركون ما المتوقع منهم ، فيجب أن يعرف كل فرد وكذلك الفريق ككل ما يجب كل منهم عمله وانجازه .. هذا هو الدور الموكل اليك فى ادارة التوقعات .
- مهمتك هى ضمان أن متطلبات الاداء التى تم التعبير عنها كأهداف قد تم تحديدها والموافقة عليها ، وبعدها ستكون فى موقع يمكنك من مراجعة الانجازات فى ضوء الأهداف المتفق عليها .. ويتم ذلك من خلال مقاييس ومؤشرات الاداء المتفق عليها .
- أهداف العمل أو الأهداف العملية تشير الى النتائج التى تم تحقيقها والمساهمة التى يتم تقديمها لانجاز أهداف الفريق .. وبالنسبه لمستوى الادارة ترتبط الأهداف بمهمة الادارة وجوهر القيم والخطط الاستراتيجية .. وعلى المستوى الفردى ترتبط الأهداف بالوظيفه وتشير الى المسؤوليات الأساسية ومناطق النشاط الرئيسية أو المهام الأساسية التى تتشكل منها وظيفه الفرد .. وتركز أهداف العمل على النتائج التى يتوقع من الأفراد تحقيقها وكيف يساهمون فى بلوغ أهداف الفريق والحفاظ على قيم الادارة الجوهرية .
دليل المدير الذكي المتميز الجديد المعاصر
• الفهم الصحيح لمفهوم ادارة التميز
• الفهم المتجدد للمناخ المحيط وتغيراته
• بناء نظام اعداد وتطوير القيادات
• تصميم وتفعيل الحزمة التقنية
• بناء شبكة الاتصالات ونظم المعلومات
• ولاء ورضا العملاء
• نشر مفهوم الجودة في كل اجزاء الادارة التي يديرها
• التخلص من الانحصار المكاني والهياكل الجامدة
• تشجيع الابتكارات وحفز المبدعين
• الاقدام وتحمل المخاطروتنوع المعرفة وتعدد المهارات
رد مع اقتباس