الموضوع: بطاقة الوصف الوظيفي السكرتير التنفيذي
بطاقة الوصف الوظيفي السكرتير التنفيذي
بطاقة الوصف الوظيفي
الجزء الأول
أ-عام
المسمى الوظيفي
|
الموقع
|
المسؤل المباشر
|
عدد المرؤوسين
|
الرقم
|
السكرتير التنفيذي
|
الإدارة العامة
|
المدير العام
|
1
|
|
ب- الهدف العام من الوظيفة:
القيام بالمهام والتعليمات الخاصة بتنظيم وترتيب مواعيد لقاء موظفي الإدارة العليا (المدير العام ومساعدة ) وطباعة الرسائل الصادرة من المؤسسة للغير وكذا تنظيم وتنسيق عملية الاستلام والتسليم للبريد الوارد والصادر من المؤسسة وتوزيعه للإدارات والأقسام فيها ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من المسئولين في الإدارة العامة الموجهة للوحدات الإدارية الأدنى, كما تقوم بتنظيم واستقبال الضيوف الوافدين للمؤسسة وتحديد مواعيد لقاءاتهم بحسب المواعيد المنسقة والمنظمة وبموجب تعليمات المسئولين.
جـ-الواجبات والمسئوليات والصلاحيات:
م
|
الواجبات والمسئوليات
|
1
|
استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير العام وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.
|
2
|
استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالمؤسسة وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات.
|
3
|
إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير العام أو من يفوضه بذلك.
|
4
|
متابعة المراسلات الواردة إلى المدير العام للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.
|
5
|
الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير العام سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.
|
6
|
إعداد المراسلات الصادرة عن المؤسسة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.
|
7
|
حفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام.
|
8
|
حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.
|
9
|
حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير العام بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة.
|
10
|
إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير العام .
|
11
|
متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته.
|
12
|
تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام.
|
13
|
ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له.
|
14
|
المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد.
|
د- العلاقات الداخلية:
مع كافة موظفي المؤسسة.
الجزء الثاني:
مواصفات شاغل الوظيفية
المواصفات
|
المؤهلات
|
التخصص
|
الأكاديمية العلمية
|
بكالوريوس إدارة أعمال
|
إدارة أعمال
|
المواصفات
|
البيان
|
الخبرات
|
خبرة لا تقل عن 8 سنوات
|
المهارات
|
مهارة جيدة في استخدام الكمبيوتر.
|
مهارات عالية في التعامل مع الآخرين.
|
الصفات الشخصية
|
الدقة,الإمانة,الإبتكار
|
الإقرار بالاطلاع :
اسم الموظف : ...................... التوقيع:.................... التاريخ: / /
المدير المباشر:....................... التوقيع:..................التاريخ: / /
بسم الله الرحمن الرحيم
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/2832.imgcache
أبدأ بعون الله معكم بدورة للسكرتارية من الألف إلى الياء
الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية (مشاركات: 24)
نرفق لكم في الموضوع نموذج لبطاقة الوصف الوظيفي (مشاركات: 20)
المدير التنفيذي الوحدة: الشركة الأم - المركز
المدير المباشر المدير العام
مسؤول عن: المدير الإداري
مدراء الإدارات
هدف الوظيفة:
العمل على تنفيذ سياسات وأنظمة شركة سنشري21 وتطبيقها تطبيقا... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي متخصص في الحوسبة السحابية يتناول ما هى المحاسبة / الحوسبة السحابية والمزايا والتهديدات من استخدامات الحوسبة السحابية ونظرة عامه على كويك بوكس أون لاين QuickBooks Online وفتح حساب جديد على كويك بوكس اون لاين وإضافة المستخدمين ومجالات إستخدام كويك بوكس أون لاين واصدارت
برنامج تدريبي يركز على أفضل الممارسات في مجال لإدارة الحديثة للموارد البشرية كشريك اعمال، وتزويد المشاركين بالمعنى الدقيق لمفهوم الشريك الاستراتيجي للأعمال، ذلك إلى جانب تقديم المهارات والكفاءات التي على العاملين في الموارد البشرية اكتسابها وإتقانها ليصبحوا شركاء في الأعمال ويستطيعوا إضافة قيمة تساهم بفعالية في تحقيق الأهداف المؤسسية.
برنامج يتناول شرح اساسيات التغذية وعلاقتها بالمناعة والجهاز المناعي والاغذية والعناصر التي تؤثر على الاستجابة المناعية والنظام الغذائي المضاد للالتهاب وتأثير السمنة والنحافة على الجهاز المناعي ومقاومة الأمراض الفيروسية وأهم الامراض المناعية و التدخل الغذائي الصحيح والتحاليل المناعية والتغذية لمرضى الايدز ومرضى كورونا
اذا كنت بصدد انشاء مستشفى او مركز صحي او مؤسسة طبية خاصة او عامة فأنت بحاجة الى تعلم كيفية اعداد دراسة جدوى اقتصادية لمشروع انشاء مستشفى او مركز طبي، لذلك فقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي الاول عربيا، ليؤهلك بشكل علمي وعملي ويساعدك على تعلم كيفية اعداد دراسة جدوى متكاملة لمشروع إنشاء مستشفى او مركز طبي خاص او عام
برنامج يتناول موضوعات مفهوم العملية والنظام ومبادىء نظم الإدارة ومبادىء السلامة والصحة المهنية ودورة PDCA ونموذج نظام إدارة السلامة والصحة المهنية ومنهج العملية وتطبيق الأيزو 45001 ومتطلبات مواصفة الآيزو 45001:2018و مبادئ مراجعة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية وإجراء برنامج المراجعة وتطبيق عملي لمراحل تنفيذ مراجعة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية