إن الأرشفة هي من أكبر التحديات التي تواجهها المنشآت، وخاصة تلك التي لها تاريخ ولديها كذلك العديد من التعاملات الداخلية والخارجية، فإن ازدياد حجم المعاملات الورقية يشكل عبئاً كبيراً وتكاليف باهظة، بالإضافة إلى المجهود الذي يبذله المعنيون في حفظ وتصنيف وفهرسة واسترجاع الوثائق.. لذا فإنه كان لابدّ من الأرشفة الإلكترونية لما تجعل المنشأة في غنى عن الكثير من المشاكل والتحديات..
إن أهمية الأرشفة الإلكترونية تكمن في أنها تعتبر حصناً للمنشآت من الكوارث الطبيعية كالحرائق والفيضانات والسيول والزلازل والأمطار وغير ذلك، كما أنها تعتبر بمثابة تأمين من السرقة والضياع والتلف الذي يمكن أن يطرأ على أي وثيقة من الوثائق يمكن أن تكلف المنشأة الكثير من المال.. إضافة إلى ذلك فإن الأرشفة الإلكترونية يمكنها أن توفر المال الكثير على المنشآت لأن توفر المساحات اللازمة للتخزين وأجور الموظفين الذين يعملون على الأرشفة وتكلفة الجهد والوقت في استرجاع الوثائق وتجنب أي تعطيل في العمل نتيجة التأخير في الوصول إلى الوثائق المختلفة وهناك بعض المنشآت تستأجر الأماكن الخاصة للتخزين وكذلك تكلفة الأجهزة والمعدات والأدوات المختلفة التي يتم استخدامها في تلك المنشآت مثل الكاميرات والرافعات مثلا وكذلك تكلفة شراء الأرفف الخاصة والمجلدات والمبالغ الضخمة للتأمين على الحوادث والسرقات، إن برامج الأرشفة الإلكترونية هي الحلّ الأمثل للتخلص من كل تلك المتاعب..
ولهذا فقد قامت الشركة بتطوير برنامج Mr. Archiver ليقوم بكل ما تحتاجه المنشآت لإدارة وثائقها بيسر وسهولة وقد راعينا العديد من الجوانب التي تكاد تكون مميزة بشكل واضح في Mr. Archiver حيث أنه يحقق الأمان الكامل بالإضافة إلى العديد من المواصفات والمزايا التي تهم المنشآت عموماً..
ومن هذه الأمور مراعاة الهياكل التنظيمية للمنشآت وتدفق الوثائق والمعاملات في الإدارات المختلفة والأقسام وصلاحيات متنوعة على مستوى الأفراد وعلى مستوى الوثائق نفسها، بالإضافة إلى دعم المستويات الإدارية المختلفة للأفراد داخل المنشأة فمثلا المدراء ومشرفي الأقسام والمدراء العامين، وغير ذلك، وهناك خاصية الموافقة على النشر والتي يمكن أن يخصصها مدير الإدارة لبعض الوثائق الهامة والحساسة.. إضافة إلى إمكانية إنشاء اللجان المتنوعة والمجموعات الإدارية التي تتداول وثائقها فيما بينها..
يدعم Mr. Archiver إنشاء المعاملات الداخلية والخارجية وحتى تلك المعاملات التي تخص الموردين والدوائر الحكومية.. إضافة إلى دعم الوثائق السرية والوثائق الخاصة التي يستطيع من خلالها المستخدم أرشفة وثائق ومستندات لا يطلع عليها احد غيره ، بالإضافة إلى تعيين درجات أهمية مختلفة للمعاملات.. كما أنه يدعم العديد من أنواع المعاملات والوثائق كالخطابات والنماذج والقرارات الإدارية وغير ذلك مع إمكانية تصنيفها وفهرستها وتوزيعها على وحدات تخزين مختلفة ومجلدات ويدعم كذلك إمكانية إنشاء معاملات بداخلها مستندات مختلفة وهذه المستندات يمكن أن تكون من صفحة واحدة أو عدة صفحات، فمثلا: معاملة أحد الموردين يمكن أن تحتوي العديد من المستندات كأوامر الشراء والفواتير وسندات استلام البضائع وعقد المورد الذي هو عبارة عن عدة صفحات..
يدعم Mr. Archiver كذلك أرشفة أي وثيقة ورقية من خلال الماسح الضوئي إما على مستوى ورقة أو من خلال تلقيم المغذي Feeder بمجموعة من الوثائق والتي يقوم النظام بأرشفتها جميعا أوتوماتيكيا ودون أدنى جهد أو وقت لذلك ، وكذلك أرشفة العديد من الملفات المختلفة كالصور والفيديو وملفات الوورد والإكسل والباوربوينت وملفات الأكروبات وذلك ليتسنى للمستخدمين الاستفادة من أرشفة المواد التي يمكن تداولها بصورة إلكترونية كالمحاضرات التدريبية المنشأة عن طريق الباوربوينت وغيرها.. مع إمكانية وضع الصلاحيات على مستوى المستخدم من حيث الإنشاء والتعديل والحذف والإلغاء..
لقد تم التمييز في Mr. Archiver بين الحذف والإلغاء حيث أن الإلغاء يبقي على الوثائق موجودة في قاعدة البيانات بينما يقوم الحذف بمسحها، وقد راعينا إمكانية إعطاء الصلاحيات بالحذف مع ذكر السبب.. وهناك خاصية استرجاع المستندات الملغاة.. و يمكن أن توضع مدة صلاحية لأي وثيقة وبالتالي إمكانية إتلافها إذا انتهت صلاحيتها أو الإبقاء عليها دون إتلاف..
يسمح Mr. Archiver لبعض المستخدمين ذوي الصلاحية بتعديل بعض الصور المرفقة للوثيقة وإضافة ملاحظات عليها أو تلوين بعض النصوص المهمة وحتى إخفاء جزء من محتويات الوثيقة أيضا وذلك حفاظا على حساسية بعض المعلومات فيها أو خصوصيتها مع إظهار علامة خاصة توضح أن المستند قد تم تعديله ، وفي نفس الوقت إمكانية استرجاع النسخة الأصلية للوثيقة أو حتى الاطلاع على النسخة الأصلية والمعدلة في نفس الوقت ..
يسهّل Mr. Archiver كذلك تداول الوثائق والمستندات داخل المنشأة وخارجها مع السماح بإعطاء صلاحية إرسال الوثائق بالبريد الالكتروني مع كامل معلوماتها..
إن Mr. Archiver يسهل العمل داخل المنشآت وذلك بما يحققه من سهولة في البحث واسترجاع الوثائق، وقد راعينا أن يتم البحث باستخدام العديد من المعايير، وقد راعينا في تطوير Mr. Archiver أن يسمح بإنشاء حقولاً خاصة بوثائق بعينها، فيمكن أن يكون لوثيقة ما معلومات تميزها عن وثيقة أخرى بحيث يسهل الرجوع والبحث، فمثلا تشترك جميع المستندات بمعلومات عامة كنوع المستند وتاريخه وقيمته وأطرافه وغير ذلك، ولكن تتميز بعض المستندات بحقول خاصة فمثلا مستند السيرة الذاتية يمكن أن يحتوي على نوع المؤهل وعدد سنوات الخبرة وعنوان الاتصال بالمتقدم بينما يمكن أن يحتوي مستند عقد مورد على مدة العقد وعدد شحنات التوريد وهكذا..
يقوم Mr. Archiver كذلك بلعب دور السكرتير من حيث أنه يقوم بالتذكير بالوثائق التي لها تاريخ انتهاء، فعلى سبيل المثال السجلات التجارية والإقامات والشهادات الصحية وعقود الإيجار وفواتير الكهرباء وغير ذلك، وهذا بحدّ ذاته يسهّل عمل العديد من الإدارات والموظفين بحيث يتم تجديد هذه الوثائق قبل انتهائها..
كذلك يمتاز Mr. Archiver بقدرته على تخزين سجل خاص لأي حدث في النظام سواء عمليات إضافة أو تعديل أو حذف أو إلغاء وغيرها وحفظ معلومات المستخدم الذي قام بالعملية وحفظ وقت العملية والبحث عن أي معلومة تخص الحدث للمتابعة والمراقبة في آن واحد مثل قياس كفاءة موظف في العمل..
إن Mr. Archiver نظام لديه مفهوم جديد في إدارة الوثائق حيث انه يدعم مفهوم العميل ومزود الخدمة Supplier-Customer ، حيث يقوم بربط كل وثيقة بجميع أطرافها سواء أكانوا طالبي خدمة أو مزودين لها ، فعلى سبيل المثال يقوم بأرشفة عقود الشراء على أساس العلاقة بين المورد كطرف أول مزود للخدمة والشركة كطرف ثاني مستفيد، ويقوم بأرشفة فواتير البيع على أساس العلاقة بين إدارة المبيعات أو نقطة البيع مثلا كطرف أول مزود للخدمة والعميل كطرف ثاني مستفيد، ويقوم كذلك بأرشفة طلبات الإجازات بين إدارة شؤون الموظفين كطرف أول مزود للخدمة والموظف كطرف ثاني مستفيد، وهكذا جميع أنواع الوثائق..
إن نظام Mr. Archiver هو نظام ثنائي اللغة قد صمم خصيصا ليلبي احتياجات كافة المنشآت ويمكن ربطه بمختلف الأجهزة والماسحات الضوئية وبه العديد من المزايا التي يمكن معرفتها عن طريق الاستخدام ، وقد راعينا في تطويره جميع متطلبات الجودة التي تناسب أسواق العمل، ونحرص دائما على تلبية متطلبات العملاء لنصل بذلك إلى أعلى مستويات الرضا عن ما نقدمه من خدمات بأسعار منافسة.
للاستفسار : 0591109117
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
رد مع اقتباس
