برنامج شامل لمشروع إدارة الأفكار
مع بروز عنصر إدارة الأفكار كتقنية جديدة في مجال فنون الإدارة، يصبح من الضروري اختيار نظام قائم على أسس علمية في القضايا البشرية مثل استخدام أفضل الأساليب لتشجيع الموظفين للمساهمة بأفكارهم، والتأكد من أن الموظفين الذين أسندت إليهم مهمة تقييم الأفكار سوف ينجزون ما أوكل إليهم في الوقت المحدد. ويعتبر مركز إدارة الأفكار نموذجا مناسبا لنظام رفيع وذي قدرات واسعة لأداء عمل انسيابي منتظم، وقد أسهم هذا النظام في تمكين الإداريين المبتكرين من إدارة الحملات التجارية بأقل جهد.
ولاقتراح برامج تجارية تم استخدام هذه التقنية، ولكن المبدأ الجوهري لتصميم برنامج مركز إدارة الأفكار (آيدياسنترال0 ،4) هو مساندة فكرة إدارة الحملات أو الأحداث. وفقا للدراسات نجد أن برامج الابتكارات تميل إلى إنتاج أفكار قيمة ورفيعة المستوى، إذا كانت هذه الأفكار محددة لفترة زمنية معينة ومتركزة بتحد معين. والكثير من أنظمة الاقتراحات المشتركة ذات فترة زمنية مفتوحة وأنها ليست متركزة بهدف معين مما يتطلب قدرا وجودة معينة للأفكار.
استعمال النظام
الصفحة الأولى لسنترال0 ،4 تحتوي على تعريف للمشكلة أو التحدي الراهن، ويمكن للموظفين أن يعملوا بفاعلية من خلال صفحة تحدي، والتي تعطي معلومة إضافية عن أهداف فكرة الحملة الحالية، حيث إن تنظيم التحدي بدقة وعلى نحو كامل يساعد على تأكيد جودة عالية وأفكار أكثر تماسكا.
تعتبر استمارة تزويد المعلومات فكرة جيدة وعملية، وأعدت لكي يستطيع الموظف أن يستعملها فورا، ودون تلقي أي تدريب على ذلك. وهنالك عدد كبير من المجالات في هذه الاستمارة كونها تحتوي على توجيهات يمكن الحصول عليها وقراءتها بكبسة زر، وهكذا يمكن لمؤسسة العمل أن تنهض وتباشر أعمالها بأسرع ما يمكن.
يمكن أن يتم توصيل هذه الاستمارة الجديدة بصفحات الانترنيت، وهي تشتمل على كل شيء من صور ورسومات ومستندات هندسية وغيرها، وتوجد قائمة يستفتى من خلالها الموظف ليوضح مجال عمل الشركة التي يمكن أن تخصص لها فكرته الجديدة، هذا يوفر كثيرا من الوقت للإداريين عند تقييم الأفكار.
يمكن ترتيب هذه الاستمارة لعدة أنواع من الأفكار المختلفة وأسئلة إضافية لا تتجاوز الأربعة، كما يمكن إضافة صندوق للمراجعة أو لائحة تقييم واحدة، وهذه تساعد على تنفيذ هذا النظام في أسرع وقت و تقليل تكلفة التعديل.
البحث العلمي للعوامل البشرية
فكرت جهة تصميم هذه الاستمارة وهي «اماجيناتك» كثيرا في العوامل البشرية أحيانا في ظل بيئة تعاون يتفاعل الناس بطرق سريعة مع البرمجة ومع بعضهم البعض، وأن هذا البرنامج يتيح للموظف امكانية تحديد هويتهم عند تسليمهم لفكرة جديدة، و يتضح هذا من خلال ثلاثة خيارات.
اظهر اسمي: مع هذا الاختيار، فان اسم الموظف يظهر مع الفكرة التي يتم تسليمها.
اخفي اسمي: قد تكون بعض الأفكار ذات طبيعة خلافية أو مناوئة قد تؤثر في أقسام أخرى داخل المنظمة أو قد تنعكس بصورة سيئة على صاحب الفكرة نفسه.
مراعاة لهذا الجانب قام مطورو البرنامج بتصميم النظام على أن يسمح للموظفين تسليم أفكارهم بحيث يظل المصدر مجهولا إذا رغبوا في ذلك.
اخفي اسمي إلا إذا طلب إظهاره بعد موافقتي: هذا خيار هجين حيث تبدأ فيه الفكرة مجهولة المصدر، وذلك يساعد على تقييم يكون أكثر عدالة، بعد ذلك يستطيع فريق المراجعة أن يطلب الموافقة للحصول على هوية صاحب الفكرة.
ووفقا للجهة المنظمة فان 75% قد أيد تنفيذ الأفكار ذات المصدر المجهول، الأفكارعالية الجودة قل ما يكون توجه صاحبها أن يسلمها إذا لم يكن هنالك خيار المصدرالمجهول، 95% من الموظفين يرغبون بان يتم الإفصاح عن هويتهم في الوقت المناسب، هذه الميزة تحدث مستوى عاليا من الثقة وسط الموظفين وتجعلهم يشاركون بمقدراتهم السامية.
يمتاز برنامج «آيدياسنترال» بميزة فريدة، فإذا قام أي شخص في أي وقت بإضافة تعليق أو بفعل أي شيء في الفكرة فإن أصحاب الفكرة يتلقون آليا رسالة الكترونية لإعلامهم بهذه الحقيقة، هذا يجعل الأمر سهلا لصاحب الفكرة حتى يعرف ماآلت اليه فكرته، وذلك بدون الحاجة للجوء لاستمارة للبحث عن هذه الحقيقة.
كذلك هؤلاء الأشخاص الذين يرغبون فقط في التصفح في الأفكار فبامكانهم استعمال هذه الميزة لتحقيق غرضهم.
ويستطيع الموظفون أن يحفظوا الفكرة كمسودة قبل تسليمها بصورة رسمية للتنقيح. هذا ييسر الاستيلاء السريع على الفكرة ويخول للموظف العودة للفكرة وإضافة أي تفاصيل متى ما أراد. ومع قرب نهاية الحملة يقوم البرنامج آليا بفحص دقيق لقاعدة بياناتها مسودة الأفكار وإخطار أصحاب هذه الأفكار، هذه الميزة تمنع الأفكار البارعة حديثة الولادة من أن تصبح يتيمة عند بلوغ الحملة الحالية مرحلة الإغلاق.
وعندما يسلم الموظف فكرة كاملة، يشكر على ذلك، و يخول له أن يقوم آليا بربط هذه الفكرة بالبريد الإلكتروني مع الموظفين الآخرين في الشبكة، هذه ميزة تعاون مفيدة، لأنها تجعل زملاء العمل يعلمون أنك قد قمت بتسليم فكرة ما، ودعوتهم للمشاركة بتعليقاتهم لتأييدها أو اقتراح تحسينات عليها. وتسمح هذه الفكرة للشركات أن تستخدم المجتمعات المحلية لتمارس تبادل الأفكار مع بعضهم البعض.
تعاون و تعليق
الفرق بين برنامج إدارة الأفكار وصندوق المقترحات. هو أن الصندوق يستخدم طريقة البريد وتنقيح الفكرة، أما البرنامج فيشمل الرسائل البريدية، وقراءة أفكار الآخرين، والتعليق عليها والنهوض بها أما الحصيلة من هذين النظامين فتشمل وسائل تعاون بالإضافة للتعليق وأدوات مراجعة عادلة وإخطارات متنوعة.
وفاز برنامج «آيدياسنترال0 ،4 » حديثا بجائزة «باسيكس» للامتياز لسنة 2003م، محققاً إنجازاً غير مسبوق (ملحوظة: حددت الجائزة في مايو2003).
تعليقات البرنامج وميزة المراجعة الشريفة شجعت الموظفين على دعم أفكار الآخرين، وهذا هو الجانب الحرج في عملية إنتاج أفكار عالية الجودة، لان كثيرا من الأفكار لم تجد العناية الكاملة، أوضح البعض أن عملية بناء فكرة تساعد على تحسين الأفكار الضعيفة والاستفادة منها، وقد ذكر أيضا ان 30 إلى 50% من الأفكار المصحوبة بالتعليقات من المرجح أن تكون أفكارا رفيعة الجودة، اكتشفت الشركة أيضا أن التعليقات المضافة للفكرة تستطيع حقا أن تساعد في التنقيح بصورة أفضل، لان هذه الأفكار المعززة بالتعليقات تبدو مكتملة أكثر.
وتتضمن «آيدياسنترال0 ،4» بعض الميزات القيمة للحماية، ويمكن أن يرتب النظام على نحو يسمح لأي شخص أن يفحص ويعلق على أي فكرة أو العكس، كما أن مديري النظام يمكنهم إنشاء نظام «حظر الفكرة»، أي بمعنى أن الأفكار حديثة التسليم مثلا لا يمكن للموظفين الآخرين مشاهدتها لفترة زمنية معينة (وهذا يعني حظرها حظرا مؤقتا). هذه الميزة ومعها أدوات الحماية الأخرى، تمكن الشركات من استعمال البرنامج لسريته وتحسين ثقتها التجارية.
اسأل خبيراً
إذا أراد المراجع معلومات إضافية لغرض تقييم الأفكار بدقة، فعليه طلب شخص محترف لتزويده بالمعلومات، ويمكن للمراجع بسهولة أن يعبئ الاستمارة بالآتي: اسم الخبير و البريد الإلكتروني وتعليمات مراجعة الفكرة والموعد الأخير لإرسال الرد، وسوف يقوم البرنامج آليا بإرسال رسالة إلكترونية للخبير المعني، كما يمكن إعداد النظام بحيث يستطيع أن يرسل رسالة في فترات متفرقة قبل نهاية الموعد الأخير بهدف تذكير ذلك الخبير بالموعد، فما أن يرد الخبير حتى يعمل البرنامج آليا على اعلام المراجع برد الخبير واغلاق العملية.
عملية تنقيح الفكرة
يساند البرنامج الأفكار التي تمت إجازتها ب10 درجات، وتشتمل الاستمارة على ما يعرف «بالتوجيه الصحيح» الذي يوفر للمراجع تفاصيل إضافيه حول معنى أي تخمين في الميزان، وفقا لتيورل، هذا يساعد على إسراع عملية تنقيح الأفكار، «آيديسنترال» تؤيد عملية المراجعة الثنائية، التي تسمح للمنظمات بان تمتلك مراجع اقل حداثة من المراجعين المتخصصين ليقوم بالإظهار الأولي لكل الأفكار، ويتبع ذلك مراجعة عامة من قبل شخص آخر أو مجموعة من المراجعين، خيارات «آيدياسنترال0 ،4» سلسة وعالية الترتيب بخصوص التسجيل وأهمية الاستجابات، وهناك أدوات لاستخراج تقارير من تلك البيانات التي قد يطلبها مستخدمو النظام.
الترتيب و التفصيل
جاء اكتمال البرنامج من خلال خيارات الترتيب التي لا تعد ولا تحصى للتحكم في فعالية الاستمارات وتمثيل المعلومة، ويمكن للإداريين إيجاد استمارة لتفصيل الرؤية، التي تتبنى آلية التنقيح لنوع الفكرة التي تم الحصول عليها، وتعيين العمل الانسيابي المنتظم الذي تخصصت فيه، هذا المستوى من الترتيب يسرع عملية التنفيذ، ويقلل التكلفة.
خلاصة القول إن البرنامج قام بتركيب وسائل بغرض تجميع وتقييم أكبر قدر من الأفكار بفعالية وسرعة وخيارات مرنة وعمل انسيابي منتظم، وفيما يتعلق بمواضيع «العوامل البشرية» نجد أن نظام هذا البرنامج يقدم اسلوبا إداريا قيما ومفيدا، ونتيجة لهذا فان «آيدياسنترال» ليست فقط فعالة في مساعدة الشركات من خلال تجميع وتقييم الأفكار فقط بل أيضا توفر محيطا وبيئة تحفز على التعاون والإبداع.
منقول من مجلة الجزيرة .
شاكر بن صالح السليم
رد مع اقتباس
