يعتبر تحليل الوظيفة من الأمور الصعبة ظاهريًا، فمثلا الوظائف التشغيلية التي تعتمد على مهارات حركية عقلية يمكن مشاهدتها، وتحليل المهام والمعارف والمهارات اللازمة لأداء كل مهمة. أما بالنسبة للوظائف الإدارية فهي تشتمل على عمليات عقلية وسلوكية وبالتالي لا يكون من السهل ملاحظة الموظف عند أدائه للعمل.

يعرف (بوتر ويل 1989) تحليل الوظيفة بأنه عبارة عن عملية جمع وتنظيم وتقييم معلومات متصلة بالعمل وإعداد تقارير عنها. أما تحليل المهمة فيعرفها (كالاهان 1985) بأنها طريقة لتحديد المعارف والمهارات والأدوات والظروف والمتطلبات اللازمة لأداء وظيفة ما.

والهدف الأساسي من تحليل الوظيفة والمهمة هو جمع معلومات عن المسؤوليات المتصلة بتلك الوظيفة، وتفيد هذه المعلومات موظف الموارد البشرية حيث تساعده في إعداد توصيفات وظيفية، وهذه التوصيفات الوظيفية هي الركيزة التي تربط المتطلبات الوظيفية بالاحتياجات التدريبية الحالية أو المستقبلية للمنظمة.

ويكون إجراء تحليل الوظيفة فعالاً عندما يتوجب:

إعداد توصيفات لوظائف جديدة أو مستحدثة - إعادة تصميم الوظائف وتحديد المهام لكل وظيفة - إنشاء متطلبات تدريبية متصلة بالمهام الوظيفية الفنية أو المتخصصة بدرجة عالية - أوجود تصور مستقبلي متعلق بترقية وتقدم العاملين في المنظمة.

ويتم النظر في أنشطة العمل - سلوكيات الأفراد- الآلات والمعدات الخاصة بالوظيفة - معايير الأداء - المتطلبات البشرية للوظيفة - البيئة التي تمارس فيها الوظيفة - المكافآت وتقييم الأداء - برامج التدريب لكل وظيفة وغيرها من الأمور المتعلقة بالوظيفة.