مرحبا اخي غسان
يمكنك صياغة الخطاب على الشكل التالي:

تعميم إداري رقم ( )

السادة/ الموظفين الكرام
يرجى العلم بأن آخر موعد لاستنفاذ مستحقاتكم من رصيد الإجازات عن سنة( ------ )هو ...../....../....200 م
لذا نرجو من كافة الموظفين جدولة إجازاتهم واستنفاذها قبل ذلك التاريخ، وسيتم اسقاط أرصدة الاجازاات عن سنة ( )
بعد ذلك التاريخ.

وشكراً

التوقيع