الموضوع: استفسار ...ياري الافادة بشكل سريع للضرورة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أختى الفاضلة أولا حمد الله على السلامة

بخصوص استفسارك لا يجوز تماما اتباع تلك الطريقة الفقيرة لاتخاذ أنواع القرارات المختلفة البسيطة منها والمعقدة فمن الواضح هنا غياب تم وافتقار شركتكم الموقرة للخطط التشغيلية والتنفيذية السليمة والتى تصمم وتفعل بواسطة ادارة الموارد البشرية وبناء على طبيعة العمل لديكم حيث أن تلك الخطط تحتوى وتضم العديد من الاجراءات المنظمة ذات الترتيب المنطقى والتى بدورها تضمن الى حد كبير توافر الأمان لدى اتخاذ القرارات وضمان مشاركة الأخرين واجراء ما يلزم من خطوات تمهيدية بشكل مناسب ولائق وعلى وجه من الكفاءة..فما هى الخطط التشغيلية او التى يطلق عليها الخطط التنفيذية؟؟ فهى عبارة عن خطط تصميم وتعد وتفعل بناء على طبيعة حركة العمل الداخلية بالمنشأة والتى تهدف بشكل كلى الى خلق قنوات اتصال مباشرة وغير مباشرة بين مختلف الادارات والأقسام التى تعتبر جزء لا يتجزأ من النشاط العام للمشروع أى كان نشاطه أو مجاله سواء صناعى بأنواعه المختلفة أو تجارى أو زراعى أو خدمى أو حتى استخراجى ...فالخطط التشغيلية توضع وتصمم حتى تتناسب مع طبيعة المشروع والتى بدورها تحتوى على العديد من الاجراءات والتى تعتبر بمثابة مجموعة من الطرق أو الأساليب التى تستخدم من أجل تحقيق الهدف الفرعى الذى يعتبر جزأ لا يتجزأ من الهدف الاستراتيجى العام للمنشأة.. ففى ظل استفسار سيادتك يتواجد غياب واضح لاتباع الاجراءات اللازمة وبناء على ما تم ذكره من جانبك أن السيد المدير المسئول عن ادارة التسويق قد ابتكر مشكورا عرض جديد عن خدمة أو منتج ما وسارع فى الاعلان عن المنتج أو العرض بعد موافقة السيد المدير العام دون الرجوع الى كافة الادارات الأخرى التى لها حق التدخل فى مثل هذه الظروف للمشاركة فى اتخاذ القرار وابداء الرأى بشكل منطقى وعلمى وعملى...فهذا التصرف لا يصح بالمرة فكلامها خاطئ ولا يجوز التعامل بمثل هذه الطريقة الفوضوية حيث أن هناك بعض من الاجراءات التى يجب أن تتخذ فى مثل هذه المواقف والظروف والتى تتشكل فى الأتى:-
1- اذا كان هناك كيان ثابت لادارة المبيعات فلا يحق هنا لادارة التسويق اتخاذ مثل هذا القرار ولكن يجب مناولة الفكرة الى ادارة المبيعات والتى بصفتها تعتبر المسئولة أولا وأخيرا عن ادارة النشاط أو العملية التى تهدف الى كيفية جذب العميل من السوق المستهدف الى مركز الانتاج او مركز الخدمة بالاضافة الى كيفية الابقاء والحفاظ عليه ولكن اذا كانت شركتكم تضم هاتين الادارتين معا فلا مانع من ذلك.
2- يجب تصعيد الفكرة الى الشخص المسئول عن المنشأةوالذى قد يتمثل فى مدير عام الشركة بصفته المسئول عن التخطيط الكلى والمتابعة الى جانب عرض الأمر على ادارة الموارد البشرية باعتبارها ادارة تتحكم وتعمل على ادارة كافة الموارد المتاحة بالمنشأة على أن تكون طريقة العرض منظمة ورسمية من خلال تقديم تقرير شامل يضم كافة النواحة التى تتعلق بفكرة العرض وما هى المزايا والعيوب التى تتعلق بالفكرة أو العرض وما هى الايجابيات التى قد تعود على المشروع من خلال تصميم وتفعيل هذا العرض أو الفكرة الجديدة ويتم دراسة التقرير بواسطة الجهات المذكورة أعلاه.
3- فى حالة توافر موافقة مبدئية عن فكرة العرض يتم مسارعة ادارة الموارد البشريةلاصدار محضر جلسة لعقد اجتماع يناقش كافة النواحى التى تتعلق بالعرض الجديد على أن يشمل الاجتماع كافة الادارات ذات الصلة الموضوع والتى قد تتمثل فى ادارة المالية , المبيعات , الانتاج , وغيره من ما يشبه ذلك
4- بعد طرح الفكرة كليا على السادة أعضاء الاجتماع يتم ترك وقت مناسب لاجراء ما يلزم من دراسات وتحليل مالى وسوقى وتكاليف ودراسة جدوى وغيره.
5- يتقدم كل مدير للادارات السابقى بتقرير شامل وعام عن مضمون ونواحى العرض والذى يشمل الؤيا الشخصية والعملية تجاه العرض, المزايا , العيوب , الايجابيات والسلبيات وغيره ومن ثم وضع ملامح الخطة لتنفيذ هذا العرض تحت اشراف كلى لادارة الموارد البشرية بالاضافة الى الادارات الأخرى.
6- بعد الانتهاء من اتخاذ القرار بتفعيل العرض يتم اجتماع كل مدير ادارة من الادارات السابقة بكافة ما يرأسهم من موظفين وعاملين حتى يتم خلق قناة اتصال بينهم وبين مضمون العرض الجديد وتمكينهم من اكتساب القدر الوافى من المعلومات حول طبيعة العرض حتى لا تكون هناك أى تعقيدات أو غموض.
7- البدأ فى تفعيل العرض ومن ثم مراقبة ومتابعة طرق التنفيذ وانتظار النتائج ورفع التقارير التى تفيد مستوى أداء العرض وكيفية استقبال العملاء له وكيفية تنفيذ جوانب الخطة التنفيذية من جانب الافرد القائمة على تنفيذ نواحى واركان الخطة الموضوعة من قبل.

اما غير ذلك فلا جدوى له ويجب تدخل ادارة الموارد البشرية بشكل سريع لوضع سياسة عامة تشغيلية تعمل على اجراء ما يلزم من التنسيق الادارى اللازم.

وشكرا.....