يجب على القائم بسئون الفراد أن يقوم بتحرير "سند عطلة" لتسليمه للأجير المعني بالجازة و هذا قبل ذهابه .... حيث يحتوي السند على الاسم الكامل للأجير ، وظيفته ، القسم الذي يتبعه و خاصة تاريخ بدء الاجازة و تاريخ انتهاءها و كذلك تاريخ استئناف العمل ....... تسلم نسخة أصلية له و بقوم بالتوقيع بالاستلام على نسخة أصلية ثانية تبقى في ملفه الاداري