ببساطة هي مجموعة من العمليات (Process) الضرورية لإنجاز عمل معين . تبرز أهمية الإجراءات في إدارة الأعمال التشغيلية للشركات, مثل إجراءات عمليات البيع وإخراج البضائع من المستودعات, أو إجراءات توزيع رواتب الموظفين وغيرها الكثير.
مع وجود الحاجة لأتمتة المعلومات في عصرنا الحالي، أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل، التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنشأة، وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية.
يتوجب على كل شركة تطمح الى العمل بشكل قياسي ومُنظم أن يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموزعة بين أفراد الشركة.
الفائدة من توثيق إجراءات للعمل؟
وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها في المنشأة أو الشركة تُعلم لدى الجميع.
تقليل الجهود الإدارية في متابعة الأعمال وبالتالي تقليل التكلفة.
القدرة على أتمتة العملية بأحدى برامج الـ ERP أو برامج الـ Workflow وغيرها.
إضافة الى سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل.
سهولة تحديد الخلل الإداري في مسار العملية.
كما أسلفت في البداية أن إجراء العمل Business Procedure يتكون من مجموعة من العمليات Business Process , هذه العمليات قد تكون من داخل القسم الواحدة (قسم المبيعات مثلا), أو تتوزع بين عدة[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]أقسام .
لو أخذنا إجراء طباعة رواتب الموظفين على سبيل المثال (اضغط على الصورة لتكبيرها) ستجد في تفاصيل عملياته أن قسم الموارد البشرية والإدارة العامة وقسم الحسابات مرتبطين بهذا الإجراء وكل واحدٍ له عملية Process محددة .
بالنظر الى شكل عملية طباعة الرواتب ستلاحظ أن أغلب العمليات متركزة على قسم الحسابات, والمفروض أن يكون للموارد البشرية دورٌ أكبر مما هو عليه.
رسم العمليات يساعدك على توزيع المهام بين الأقسام المسئولة بشكل صحيح
هنالك العديد من الوظائف في الشركة مشتركون في إتمام سير العمليات عموماً وتنقسم أدوراهم الى:
مالك العملية Process Owner: وهو الشخص الذي يضع الخطوط العريضة للعملية ويوزع مسؤولياتها على الموظفين, وبالتالي فإنه يتحمل مسؤولية نتائج العملية ويعمل على تسهيل سيرها وتغطية ثغراتها, وله مطلق الصلاحية بتعديلها بحسب المصلحة العامة.
عادة تكون هذه المهمة لدى الطبقة الوسطى من المدراء الوسطاء Middle Managers .
خبير العملية Process Expert: وهو الشخص الخبير بعناصر وخط سير العملية لكن لا صلاحية له بالتعديل عليها وعادة ما تُلقى على عاتق المشرفين Supervisor داخل الشركات .
منفذ العملية Process Worker: وهو الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ العملية End User .
أهمية تحسين العمليات :
عند تطبيقك لنظام ERP أو أيٍ من أنظمة إدارة المعلومات و تجاهل تحسين العمليات أو عدم إعادة هندستها فإن الناتج عن تطبيق هذا النظام يكاد أن يكون معدوماً! والسبب أنك لم تسخر التقنية في تحليل البيانات وتقليل نسبة الخطأ وبمعنى آخر : جعلت العمل على الكمبيوتر بدلاً من أن يكون على الورق !.
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
الشكل التالي يبين مقارنة بين الإجراءات القديمة ما قبل تطبيق نظام ERP وما بعده!
كما ترى, كان الإجراء معقد ويحتوي على عمليات كثيرة ومكلفة وبقيت كذلك على الرغم من تطبيق أنظمة التكنولوجيا بسبب عدم تحسين العملية.
كيف ومتى تُحسَّن العمليات؟ سأوجل هذا الموضوع الى التدوينة التالية, بعد اسبوع إن شاء الله. تحديث يوم 15\07\2010 , تم نشر الموضوع بعنوان [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
الإجراء صرف السلف / مستديمة و مؤقتة
تعريف: هي مبالغ مالية مصروفه من خزينة المؤسسة كعهدة نقدية في ذمة موظف محدد لزمن محدد لغرض محدد, ولا تنشأ السلفة إلابعد موافقة صاحب الصلاحية على صرفها, والإرتباط... (مشاركات: 5)
الإجراء رواتب وبدلات الموظفين
تعريف : هو المبلغ المستحق للموظف نهاية كل شهر هجري مقابل عمله خلال(30) يوم حسب الأنظمة والتعليمات.
الجهة المختصة: الإدارة المالية.
النماذج :
1) صور من... (مشاركات: 12)
الإجراء إثبات العهدة
تعريف: هو إثبات المبالغ النقدية المطالب بها الأفراد أوالجهات أو التي تم صرفها بالزيادة بدون وجه حق والمبالغ المطالب بهاالشركات والمؤسسات لقاء غرامة لم تحصل أو عجزمالى لدى... (مشاركات: 6)
الإجراء : إيداع الإيجارات
تعريف:هي المبالغ المودعة في حساب المؤسسة نقداً أوبموجب شيك مصدق مقابل إيجار منشأة أو قطعة أرض مملوكة للمؤسسة .
الجهة المختصة:الإدارة المالية .
النماذج:
1) خطاب... (مشاركات: 1)
أقوى برنامج تدريبي يهدف الى تنمية مهارات المشاركين بالأسس الحديثة في ادارة وتنظيم المستشفيات والمنشآت الصحية، وتطبيق مبادئ الجودة الشاملة في المجال الصحي.
تمر الإدارة الإستراتيجية بتحول ديناميكي. فلقد ثبت أن معظم الخطط الإستراتيجية تفشل في تحقيق أهدافها الإستراتيجية بسبب التغيرات المضطربة الموجودة في السوق العالمية اليوم. و نظرًا لأن معظم حالات الفشل في العملية الاستراتيجية تحدث في مرحلة التنفيذ، فمن المهم أن يتعلم المديرون على جميع المستويات كيفية تحقيق أهدافهم الاستراتيجية من خلال موظفيهم.
دبلوم تدريبي يؤهلك لفهم ماهية التدريب الإلكتروني وأهميته، وأنواعه حيث تتعلم في هذا البرنامج التدريبي المتميز كيفية إعداد المادة التدريبية الإلكترونية باستخدام برنامجي word و power point ويساعدك على الإلمام بمهارات العرض والتقديم الإلكترونية وكيفية توظيف الألعاب الإلكترونية والأنشطة في عملية التدريب، كما يقدم لك نبذة عن نظام الفصول الافتراضية وأشهر المنصات المتاحة للتدريب الإلكتروني وكيفية إدارة الفصول الافتراضية باستخدام تطبيق Zoom واستخدام تطبيقات جوجل المجانية في مجال التدريب والتدريب من خلال مواقع التواصل الاجتماعي ومهارات التدريب باستخدام الفيديوهات المسجلة واساسيات عملية المونتاج وتوظيف الاختبارات الإلكترونية في عملية التدريب، وتقييم التدريب الإلكتروني وأنواع المدربين والمتدربين الكترونيًا ثم يختتم البرنامج بعدد من ورش العمل وتقييم المشروعات التي قدمها المتدربون.
دبلوم المعايير الوطنية السعودية للمستشفيات سباهي (CBAHI) واحد من أهم البرامج التدريبية في مجال الجودة في ادارة المستشفيات، حيث يؤهل المشاركين على فهم معايير الاعتماد فى جميع أقسام المؤسسة الصحية ويمكنهم من معايير سباهي في الممارسات اليومية للمؤسسة الصحية في المملكة العربية السعودية.
برنامج تدريبي متخصص في إتيكيت وبروتوكول فن الخدمة في المطاعم يتناول مفهوم الخدمة في المطاعم ومبادئ الامتياز في الخدمة ودورة العميل داخل المطاعم Guest Cycle وقواعد الإتيكيت والبروتوكول في التعامل مع العميل في كل مرحلة من مراحل الخدمة