ببساطة هي مجموعة من العمليات (Process) الضرورية لإنجاز عمل معين . تبرز أهمية الإجراءات في إدارة الأعمال التشغيلية للشركات, مثل إجراءات عمليات البيع وإخراج البضائع من المستودعات, أو إجراءات توزيع رواتب الموظفين وغيرها الكثير.
مع وجود الحاجة لأتمتة المعلومات في عصرنا الحالي، أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل، التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنشأة، وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية.
يتوجب على كل شركة تطمح الى العمل بشكل قياسي ومُنظم أن يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموزعة بين أفراد الشركة.
الفائدة من توثيق إجراءات للعمل؟
وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها في المنشأة أو الشركة تُعلم لدى الجميع.
تقليل الجهود الإدارية في متابعة الأعمال وبالتالي تقليل التكلفة.
القدرة على أتمتة العملية بأحدى برامج الـ ERP أو برامج الـ Workflow وغيرها.
إضافة الى سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل.
سهولة تحديد الخلل الإداري في مسار العملية.
كما أسلفت في البداية أن إجراء العمل Business Procedure يتكون من مجموعة من العمليات Business Process , هذه العمليات قد تكون من داخل القسم الواحدة (قسم المبيعات مثلا), أو تتوزع بين عدة[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]أقسام .
لو أخذنا إجراء طباعة رواتب الموظفين على سبيل المثال (اضغط على الصورة لتكبيرها) ستجد في تفاصيل عملياته أن قسم الموارد البشرية والإدارة العامة وقسم الحسابات مرتبطين بهذا الإجراء وكل واحدٍ له عملية Process محددة .
بالنظر الى شكل عملية طباعة الرواتب ستلاحظ أن أغلب العمليات متركزة على قسم الحسابات, والمفروض أن يكون للموارد البشرية دورٌ أكبر مما هو عليه.
رسم العمليات يساعدك على توزيع المهام بين الأقسام المسئولة بشكل صحيح
هنالك العديد من الوظائف في الشركة مشتركون في إتمام سير العمليات عموماً وتنقسم أدوراهم الى:
مالك العملية Process Owner: وهو الشخص الذي يضع الخطوط العريضة للعملية ويوزع مسؤولياتها على الموظفين, وبالتالي فإنه يتحمل مسؤولية نتائج العملية ويعمل على تسهيل سيرها وتغطية ثغراتها, وله مطلق الصلاحية بتعديلها بحسب المصلحة العامة.
عادة تكون هذه المهمة لدى الطبقة الوسطى من المدراء الوسطاء Middle Managers .
خبير العملية Process Expert: وهو الشخص الخبير بعناصر وخط سير العملية لكن لا صلاحية له بالتعديل عليها وعادة ما تُلقى على عاتق المشرفين Supervisor داخل الشركات .
منفذ العملية Process Worker: وهو الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ العملية End User .
أهمية تحسين العمليات :
عند تطبيقك لنظام ERP أو أيٍ من أنظمة إدارة المعلومات و تجاهل تحسين العمليات أو عدم إعادة هندستها فإن الناتج عن تطبيق هذا النظام يكاد أن يكون معدوماً! والسبب أنك لم تسخر التقنية في تحليل البيانات وتقليل نسبة الخطأ وبمعنى آخر : جعلت العمل على الكمبيوتر بدلاً من أن يكون على الورق !.
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
الشكل التالي يبين مقارنة بين الإجراءات القديمة ما قبل تطبيق نظام ERP وما بعده!
كما ترى, كان الإجراء معقد ويحتوي على عمليات كثيرة ومكلفة وبقيت كذلك على الرغم من تطبيق أنظمة التكنولوجيا بسبب عدم تحسين العملية.
كيف ومتى تُحسَّن العمليات؟ سأوجل هذا الموضوع الى التدوينة التالية, بعد اسبوع إن شاء الله. تحديث يوم 15\07\2010 , تم نشر الموضوع بعنوان [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
الإجراء صرف السلف / مستديمة و مؤقتة
تعريف: هي مبالغ مالية مصروفه من خزينة المؤسسة كعهدة نقدية في ذمة موظف محدد لزمن محدد لغرض محدد, ولا تنشأ السلفة إلابعد موافقة صاحب الصلاحية على صرفها, والإرتباط... (مشاركات: 5)
الإجراء رواتب وبدلات الموظفين
تعريف : هو المبلغ المستحق للموظف نهاية كل شهر هجري مقابل عمله خلال(30) يوم حسب الأنظمة والتعليمات.
الجهة المختصة: الإدارة المالية.
النماذج :
1) صور من... (مشاركات: 12)
الإجراء إثبات العهدة
تعريف: هو إثبات المبالغ النقدية المطالب بها الأفراد أوالجهات أو التي تم صرفها بالزيادة بدون وجه حق والمبالغ المطالب بهاالشركات والمؤسسات لقاء غرامة لم تحصل أو عجزمالى لدى... (مشاركات: 6)
الإجراء : إيداع الإيجارات
تعريف:هي المبالغ المودعة في حساب المؤسسة نقداً أوبموجب شيك مصدق مقابل إيجار منشأة أو قطعة أرض مملوكة للمؤسسة .
الجهة المختصة:الإدارة المالية .
النماذج:
1) خطاب... (مشاركات: 1)
كورس تدريبي متميز يهدف لمساعدة الافراد الراغبين في انشاء مشروعات التجارة الالكترونية والبيع من خلال الانترنت أو ما يسمى المتاجر الالكترونية، حيث يقدم للمتدربين الخبرات العملية والتطبيقية الهامة التي يحتاجونها للنجاح في هذا المشروع
تغطي هذه الدورة التدريبية جميع الأدوات والتقنيات والفلسفات والأنشطة الأساسية اللازمة لفهم وإدارة ومراقبة أنشطة الاحتيال في مجال المشتريات ومكافحة الرشوة على المستوى التنظيمي. والهدف من هذه الدورة التدريبية هو تزويد المديرين والمهنيين بالمهارات والمعارف والفهم اللازمة لإحداث تغيير فعلي حيثما تدعو الحاجة إليه؛ للتحقق من صحة الضوابط الحالية والتوصية بإدخال تغييرات على الضوابط حيثما يكون ذلك ضروريًا.
دورة تدريبية متخصصة موجهه للمتخصصين والعاملين فى منازعات التجارة الدولية حيث تهدف تلك الدورة التدريبية المتميزة الى شرح المفاهيم الأساسية والقواعد الداخلية والخارجية التى تحكم التحكيم التجارى الدولى وطرق وشروط اللجوء الى التحكيم والاجراءات الواجب اتباعها فى حالة عدم التنفيذ الارادى لقررات التحكيم
دورة تدريبية تستهدف شرح معايير المبادرة العالمية لإعداد التقارير (GRI Standards) وخطوات عملية إعداد التقارير باستخدام معايير المبادرة العالمية لإعداد التقارير خطوة خطوة.
برنامج تدريبي يتناول تمكين القيادات الادارية في المؤسسات الرياضية ويشرح منظومة التمكين الاداري وتطوير فرق العمل بالمؤسسات الرياضية وقيادة منظومة حوكمة الاعمال الادارية والمالية وادارة الازمات والمخاطر وعملية التحول الرقمي وقيادة الادارة المالية لغير الماليين في المؤسسات الرياضية