الموضوع: تعرف على مهارات إدارة المشاريع

ماذا نعني بالمشروع؟

المشروع هو عبارة عن مجموعة من الاعمال المترابطة التي يتم تنفيذها بطريقة منظمة، له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان بوضوح وذلك لتحقيق النتائج المحددة المطلوبة لتلبية الحاجات الاستراتيجية للمؤسسة او المنظمة.

وعليه فان المشروع هو أي نشاط يتجاوز ما نعتبره عملاً روتينياً ، وهذا ما يميز المشروع كشيء يجب ان يحظى بمعاملة خاصة.

((حدد ثلاثة مشاريع انجزت في مؤسستك او اشتركت فيها، ثم اكتب ما ينطوي عليه هذا العمل من خصوصية تجعله متميزاً عن العمل الروتيني اليومي)).

ربما تكون قد كتبت عدداً من السمات الخاصة بهذه الانشطة التي نطلق عليها المشاريع، فهل استنتجت بأن المشاريع تشترك تقريباً في سمة واحدة وهي انها عبارة عن مجموعة من الاعمال المترابطة التي يجب ان يتم تنفيذا بطريقة منظمة لتحقيق اهداف هذا المشروع بكفاءة وفاعلية.

ولعلك قد توصلت الى ان المشروع ينطوي على فوائد مهمة ومهمة جداً وهي ان:-
· المشروع فرصة فريدة لتعلّم مهارات وتقنيات جديدة.
· المشروع وسيلة قيّمة لتحسين اداء جميع المشاركين فيه.
· المشروع فرصة لخلق اساليب عمل جديدة واكثر فاعلية.

وهذا ما يدعونا الى التأكيد على ان المشروع هو: مجموعة من الاعمال المترابطة يتم تنفيذها بطريقة منظمة، له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان بوضوح وذلك لتحقيق النتائج المحددة المطلوبة لتلبية الحاجات الاستراتيجية للمؤسسة او المنشأة بكفاءة وفاعلية.

وحيث ان المشروع عمل مميز فانك ستحتاج الى استخدام اساليب مختلفة لتحقيق النتائج المنشودة، ومنذ الان انت تقوم بدور الاداري المسمى كمدير للمشروع، تواجه مهمة صعبة تتمثل في ادارة فريق صغير من الموظفين جاءوا من اقسام مختلفة.

كما ان هناك احتمال كبير بان تتغير عضوية الفريق مع الوقت نظراً لتغير اولويات الاقسام المشاركة من فترة لاخرى، مما يدعوك الى ان تفرض تركيزاً اضافياً على الحاجة الى مهارات فاعلة في التواصل والمفاوضة والتأثير للمحافظة على السير بالمشروع نحو غايته.
وهذا كله يقودنا الى سؤال عن ما هي المهارات التي ستحتاج اليها لادارة المشروع؟ بالطبع يتوقع ان يكون لديك المهارات المطلوبة لتطبيق تقنيات الادارة الفاعلة للمشروع، كما انك ستحتاج الى التوسع في معرفتك ومهارتك بطرق اخرى عديدة منها:-
- وضع اهداف للافراد تنسجم مع اهدافهم وغاياتهم.
- خلق شعور قوي بالمسؤولية إزاء عمل المشروع.
- خلق التزام لدى اعضاء الفريق.
- تدريب اعضاء الفريق على العديد من جوانب العمل.
- التعلّم من الخبراء لزيادة معرفتك.
- شرح قراراتك الادارية.
- تشجيع الافراد للحفاظ على اهتمامهم ودافعيتهم.
- احاطة الجميع علماً بما يحصل من تقدم.
- تهيئة جو يشجع على تقديم تغذية راجعه.
- ادارة الزملاء والمجموعات بطرق فاعله.
- ادارة اطراف اخرى مثل المتعهدين والمستشارين.
- ادارة الخلافات التي تحدث بين اعضاء الفريق.
- مساعدة اعضاء الفريق في وضع اولويات لعملهم.
- اظهار اهتمامك بالتحسين والانجاز المستمر.
- المبادرة في اتباع السبل القصيرة والمباشرة في سبيل انجاز المشروع.

وعليه فان اعضاء فريقك يتوقعون منك ان تدعم اهتمامهم في جميع الاوقات للمحافظة على حماسهم للمشروع ولذا – أقول لك: اعتبر ادارة المشروع تحدٍ حقيقي لك لتتعلم ولتحسن ادائك حيث ستصبح اكثر قدرة على ادارة المشاريع.