الموضوع: أهم المتطلبات لتطبيق إدارة الجودة الشاملة

مراحل مشاريع التحسين المستمر .

منهجية التحسين أو التطوير (باستخدام أدوات الجودة).

يتم تشكيل فريق التحسين المستمر وتحديد مهامه وآلية عمله ومدة إنجازه وفق التصور الآتي، ويتبع الفريق منهجية محددة مكونة من المراحل التالية:

1- تحديد الأهداف واختيار المشروع أو العملية المطلوب تحسينها أو تطويرها.

2- تحديد الأدوار المطلوبة، المسؤوليات المحددة، والموارد اللازمة، والخطة الواجب إتباعها.

3- تحليل البيانات للمشروع أو العملية الحالية (كيف ولماذا نؤدي العمل؟).

4- ابتكار التحسين أو التطوير أو قد يتطلب الأمر إعادة هندسة بعض العمليات.

5- وضع آلية عمل لتنفيذ ومتابعة وتقييم خطة التحسين أو التطوير.

6- عرض الخطة النهائية على الجهات المختصة لإقرارها.



وتقوم منهجية التحسين على أساس .

1- توثيق كافة الخطط المقترحة للتحسين أو للتطوير أو للهندرة (إعادة هندسة العمليات) تمهيداً لبناء نظام عمل متقن و مؤسسي.

2- إخضاع تلك الخطط للفحص الدوري والمستمر.

3- التأكد من أن ما تم الاتفاق عليه تم تنفيذه.

4- مشاركة كافة المعنيين في عملية التحسين أو التطوير أو الهندرة.



تمر مشاريع التحسين للعمليات بعدة مراحل بدءً من اختيار العملية وحتى تنفيذ مقترحات التطوير ، وفي كل مرحلة يتم استخدام أدوات وأساليب إدارة الجودة الشاملة لإنجاز الهدف المطلوب . وسنتناول في هذا الفصل هذه المراحل وفي الفصل السادس سيتم عرض بعضاً من أدوات الجودة التي تستخدم في كل مرحلة .



المرحلة الأولى : اختيار المشروع / العملية

هنا يتم تحديد مجال الدراسة حيث يتم التركيز على عملية رئيسية واحدة منن أعمال الإدارة أو القسم في المؤسسة والمعيار في إختيار المشروع يتم بناء على الأسس الآتية :-

1 – أن تكون العملية الأهم بالنسبة للقسم وأكثر المهام تكراراً وتستهلك معظم الوقت داخل القسم .

2 – أن تكون العملية تستهلك أغلب موارد القسم من حيث العمالة ، المواد ، السيارات ، العدد ، أجهزة الحاسب الآلي .. إلخ .

3 – أن تكون الأهم للعملاء .



إن سوء اختيار المشروع أو العملية سيؤدي حتماً إلى إضاعة الفرص لتطوير العمليات الحساسة للعميل أو للمؤسسة وكذلك فإنه يعتبر عاملاً من عوامل فشل برنامج الجودة في المؤسسة .



ومن الأدوات والتقنيات التي تستخدم لاختيار المشروع نذكر مايلي :

1 - تعصيف الأفكار .

2 - تحليل المنتجات والخدمات .

3 - استبيان العملاء .



المرحلة الثانية : تحليل العملية .

وذلك بتحديد إجراءاتها ومهامها التفصيلية من البداية إلى النهاية لتقديم الخدمة أو المنتج ويتم تحليل جميع المهام من حيث أهميتها وفائدتها للعميل أو للعملية وحساب الوقت لكل مهمة في العملية . وأيضاً يجرى هنا تحديد الأسباب الداعية للقيام بهذه المهام وكيفية أدائها . إن هذه المرحلة تساعد كثيراً في كشف التحسينات الممكنة ومن الأدوات التي تستخدم في هذه المرحلة ما يلي :-

1 تخطيط العملية .

2 تحليل العملية .

3 تحليل السبب والنتيجة .



المرحلة الثالثة : جميع المعلومات وتحليلها .

ويتم هنا تحديد المعلومات المطلوب جمعها وكميتها والطريقة المناسبة لجمعها . وبعد ذلك يتم تحليلها واتخاذ القرار المناسب .

وهذا يستلزم الاتصال بالعملاء والتعرف على متطلباتهم من خلال المسح الميداني أو توزيع الاستبيانات أو دعوتهم للاجتماع بهم ، والأدوات التي تستخدم في هذه المرحلة :

1 اختيار العينة .

2 الأدوات الإحصائية .

3 الرسومات البيانية .

4 استبيانات العملاء .



المرحلة الرابعة : ابتكار التحسينات .

بناءً على المعلومات المتوفرة والتي تم جنيها من المرحلتين السابقتين ، يتم هنا تقديم مقترحات وأفكار التحسين . ومن الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة ما يلي :

1- تعصيف الأفكار .

2- استبيانات العملاء .



المرحلة الخامسة : تحليل الفرص .

وهي المرحلة الحاسمة حيث يتم تحليل ايجابيات وسلبيات فرص التحسينات التي تم التقدم بها وذلك لمعرفة مدى إمكانية تطبيقها . إن التحليل الجيد للتحسينات ومعرفة مالها وما عليها يساعد كثيراً الإدارة العليا بالموافقة عليها أو رفضها .