الموضوع: مرحلة التعاقد في المشروعات

1- تحديد موضوع العقد "Object"تعتبر المرحلة الأولى من مراحل التجهيز للتعاقد هى تحديد موضوع العقد بمعنى أن يذكر مثلا:

موضوع العقد "التوسعات الجديدة بمعمل تكرير النفط"

2- مستندات العقد
يجب أن يشير العقد إلى ما يسمى مستندات العقد وهى المستندات المكملة للعقد والتى يمكن الرجوع إليها أمام المحاكم فى حالة عدم الإكتفاء بالعقد الأساسى ومن أهم هذه المستندات :

• بيان مجال العقد Statement of the scope of contract .
• المعلومات المؤثرة على تنفيذ العقد Data affecting the execution of work .
• المواصفات الفنية Technical specification .
• قوائم الكميات Bills of quantities .
• برنامج التنفيذ Program of work completion .
• شروط التعاقد Condition of contract .
• تعليمات الموقع Site regulations .
• الضمان والمواثيق Guarantees or bonds .
• الإضافات والتغيرات Additions or variations .
وسوف نعرض بالتفصيل لكل من البنود السابقة :

2-1 بيان مجال العقد

و يصمم بواسطة الشركة الطالبة للتعاقد وهو يقدم موضوع التعاقد ويشرح الخطوط العريضة لمتطلبات الشركة من المنفذ الناجح وكذلك المدة التى يتم فيها العمل إن كان عقداً لعملية معينة .

2-2 المعلومات المؤثرة على تنفيذ العقد

وتنفذ أيضاً بواسطة الشركة الطالبة للتعاقد فى مرحلة الدعوة لتقديم العطاءات وتحتوى على معلومات عن الموقع – ساعات العمل , الجهد والمعدات أو الأفراد الذين سوف تقدمهم الشركة للمتعاقد فكل هذه المعلومات سوف تؤثر بالقطع فى أسعار العقود .

2-3 المواصفات الفنية

وهى قائمة المتطلبات الأساسية للأعمال المطلوب تنفيذها وتحتوى على :

• وصف العمل المطلوب .
• معلومات عن التصميم سواء الآلات أو المبانى .
• الرسومات الهندسية .
• متطلبات التشغيل والكفاءة المطلوبة .
• التفتيش وإختبارات الصلاحية .
• خطوات الإختبار .

2-4 قوائم الكميات

وتصدر عادة من الشركات الطالبة للتعاقد (أو المهندس الإستشارى للشركة) وتحدد كافة بنود المواد المطلوبة لتنفيذ العقد وكذلك الكميات المطلوبة من كل بند من هذه البنود .

وتظهر أهمية هذه القوائم عادة فى عقود الإنشاءات ويقوم مهندس الشركة بتقديرها من واقع التصميمات الفنية ويقوم المتعاقد بوضع أسعار الوحدة وبالتالى الأسعار الإجمالية وتحدد هذه الأسعار قيمة العقد لدرجة كبيرة .

2-5 برنامج التنفيذ

و يحدد فيه المواعيد التى يرغب فيها المستفيد من العقد تنفيذ أعماله سواء كفترات زمنية إجمالية فى حالة التعاقدات لفترة زمنية مثل الإنتهاء خلال 3 أشهر من بداية التعاقد .

2-6 شروط التعاقد

هى عبارة عن القواعد التى يتم بناء عليها تنفيذ العقد وتوضح حقوق وواجبات الطرفين .

وتمثل شروط التعاقد القواعد القانونية للعقد والتى يرجع إليها أمام المحاكم ولذلك يجب أن تكون هذه الشروط فى غاية الوضوح .

كما يجب أن تعطى عناية كبيرة للصياغة اللغوية Terminology حتى لا يحدث سوء فهم وفى حالة المصطلحات الغير واضحة فيجب شرحها تفصيلاً .

2-7 تعليمات الموقع

عبارة عن القواعد التى تقوم الشركة بإلزامها للمتعاقد وتتعلق بعمليات الإدارة بصفة عامة مثل :
• الممرات المستخدمة .
• نظافة الموقع .
• السلامة الصناعية والحريق .
• علاقات العمل .
• الضوضاء .

2-8 الضمانات والمواثيق والإرتباطات

1-إرتباط أو تأمين العطاء : وهى عبارة عن نسبة بسيطة من قيمة العقد يدفعها المتعاقد عند التقدم لتدل على جديته وعدم تغييره الرأى أثناء عمليات البت .
2-إرتباط أو تأمين التنفيذ : وهى عبارة عن إرتباط يدفعه المتعاقد فور ترسية العطاء عليه ضماناً لجديته التنفيذ ولإتباع التعليمات فى العقد والإلتزام بكافة جوانب التعاقد ويكون عادة فى ضوء خطاب ضمان بقيمة 10% من إجمالى العقد .
3-الدفعات المقدمة : فى بعض الأحيان تقوم الشركات بدفع مقدمة للمتعاقد مقابل توريد المواد وشراء المستلزمات وكذلك دفعات مقسمة على فترات زمنية عند الإنتهاء من مراحل معينة من الأعمال .
4- الدفعة النهائية : وهى مرتبطة بتسليم العمل وبإنتهاء فترة الضمان وحسن التشغيل .
2-9 الإضافات والتغيرات اللاحقة

وهى نوعان :
• تغيرات فنية أو فى حجم الأعمال .
• تغيرات فى شروط التعـــاقد .