الموضوع: شرح لوضع موازنة المشروع

لوضع موازنة المشروع يجب تحديد الآتى :

1- هيكل تقسيم الأعمال .
2- هيكل التنظيم الإدارى للمشروع .
3- تحديد مصفوفة الهيكل الإدارى وهيكل الأعمال .
4- حزم الأعمال .
5- المصاريف الغير مباشرة .

وفيما يلى شرح مفصل لكل خطوة من الخطوات السابقة :


1- هيكل تقسيم الأعمال Work Breakdown Structure -WBS:

أغلب المشروعات تهدف لتحقيق هذف محدد بدرجة جودة محددة , ويمكن تقسيم هذا الهدف إلى مجموعة من المكونات التى تعبر عن المشروع بالكامل فمثلاً إذا كان الهذف المطلوب هو بناء مبنى فيمكن التعرف على خمسة مكونات رئيسية وهى :

1- أعمال عامة بالموقع .
2- الهيكل الخرسانى .
3- الأعمال الميكانيكية .
4- الأعمال الكهربائية .
5- أعمال التشطيبات .

أما لو كان المشروع يهدف إلى إنشاء جهاز صواريخ دفاعية فالمكونات الرئيسية ستكون :

1- عناصر إطلاق الصواريخ .
2- الصواريخ .
3- التحكم .
4- الإتصالات .


بعد التعرف على المستوى الأول من المكونات يمكن بالتبعية تقسيم كل من هذه المكونات إلى مجموعة فرعية فى المكونات . ويمكن الإستمرار فى تقسيم هيكل تنفيذ الأعمال على مستويات متلاحقة من التفاصيل للوصول إلى مستوى العناصر الأساسية لتنفيذ المشروع .



ولذا تلحق أهمية تقسيم الأعمال فى التأكد من أن كل عناصر المشروع قد تم أخذها فى الإعتبار .

والوقت المستهلك فى إعداد وتجهيز هيكل تقسيم الأعمال له عائده حيث أنه سيوضح أنه يتم بالسهو ( أو خلافه ) حذف أحد العناصر الهامة لتنفيذ المشروع .

بعد تحديد هيكل تقسيم الأعمال يجب وضع أسلوب معين لتعريف عناصره وتكويد Coding مكوناته بحيث يمثل الكود المستعمل وضع العنصر ومستواه داخل الهيكل فى الشكل (1) .




2-هيكل التنظيم الإدارى للمشروع Organization Breakdown Structure -OBS


بنفس الطريقة التى إتبعناها فى تحديد مكونات المشروع على مستويات . كذلك يمكن تقسيم جهاز إدارة مشروع ويسمى ذلك الهيكل التنظيم الإدارى الذى يسهل معرفة وتحديد المسئوليات داخل المشروع وكما أن هيكل تقسيم الأعمال يساعد على حصر أعمال المشروع فإن هيكل التنظيم الإدارى يعمل على أن يفهم كل المساهمين فى المشروع المسئوليات والتبعية الإدارية لكل منهم .

فى الهيكل الإدارى عادة ما يتبع مدير المشروع مجموعة من المديرين كل منهم يشرف على جزء من المشروع .

فمثلاً ملاحظ الأعمال الكهربائية سيكون مسئولاً فقط عن الأنشطة اللازمة لتنفيذ الأعمال الكهربائية للمشروع .

وبذلك يتضح لنا مدى أهمية وضع الهيكل الإدارى للمشروع بحيث يساعد على سهولة حركة المعلومات من و إلى مدير المشروع بطريقة تدعم إتخاذ القرار .

3- مصفوفة الهيكل الإدارى وهيكل الأعمال OBS/WBS Matrix :
إذا تم رسم هيكل تقسيم الأعمال على المحور الأفقى وتم رسم هيكل التنظيم الإدارى على المحور الرأسى فبذلك تتكون مصفوفة أعمال كما هو موضح فى الشكل .





مصفوفة الهيكل الإدارى و هيكل الأعمال

فى هذه المصفوفة يكون لكل عنصر من عناصر الإدارة عدد من الخانات يمثل عدد عناصر أخر مستوى من ال WBS , من المنطقى طبعاً أن بعض عناصر هذه المصفوفة لكل عنصر من عناصر الهيكل الإدارى سوف تكون خالية ولتوضيح ذلك فإن العناصر التى تمثل الأعمال الكهربائية مثلاً ستكون خالية بالنسبة لمشرف الأعمال الميكانيكية , بينما تكون حقيقية بالنسبة لمشرف الأعمال الكهربائية .

وتسمى عناصر التقاطع الغير خالية بال Cost account حساب التكلفة .

ويمكننا أن نرى مثالاً آخر كتنفيذ أعمال الأساسات قد يكون له تقاطعين مع الهيكل الإدارى فيقوم بجزء من الأعمال المشرف على الأعمال المدنية والمشرف على الخرسانات وهنا يوجد حالتان للتكلفة Two Cost Accounts .

الأولى : تقاطع أعمال الأساسات والمشرف على الأعمال المدنية وهنا سيكون المشرف على الأعمال المدنية مسئول عن أعمال الحفر والردم وعزل الأساسات .

الثانى : تقاطع أعمال الأساسات والمشرف على أعمال الخرسانة وهذا الحساب سيكون المشرف عن أعمال الخرسانة أى هو مسئول عن أعمال الشدات الخشبية والتسليح وصب الخرسانة .

ومما سبق يتضح لنا أن تقاطع هيكل تقسيم الأعمال وهيكل التنظيم الإدارى يكون حساب تكلفة وكل حساب تكلفة يشتمل على حزمة أنشطة Work Package .

5- حزم الأعمال Work Packages :
بعد التعرف على حسابات التكاليف يتم تقسيم حساب التكاليف إلى حزم أعمال وهى المستوى الأخير من هيكل تقسيم الأعمال والذى يمثل نشاطات المشروع التى سيتم وضع برنامج زمنية لها وأيضاً موازنة خاصة بها .

وبناء على هذا فإن لكل نشاط فى حساب التكاليف يجب تحديد :

1- مواعيد تنفيذه ( موعد البدء والإنتهاء ) .
2- الموارد المستخدمة لتنفيذ هذا النشاط .
3- تكلفة تنفيذ هذا النشاط .

وتكون موازنة حساب التكاليف “CA” Cost Account هى مجموع تكلفة الأنشطة اللازم تنفيذها فى هذا الحساب. وبذلك يكون مجموع موازنات حسابات التكاليف لكل مسئول فى الجهاز الإدارى هو موازنة التكاليف المباشرة المنوط لهذا المسئول تنفيذها .

فمثلاً مشرف الخرسانات يكون مسئولاً عن تنفيذ الأعمال الآتية :

- الأساسات بتكلفة 100.000
- الدور الأرضى بتكلفة 50.000
- الأدوار المتكرر بتكلفة 300.000

فى هذه الحالة فهو مسئول عن ثلاث حسابات للتكاليف بإجمالى تكلفة 450.000

4- المصاريف غير المباشرة
حتى الآن لم تأخذ فى الإعتبار المصاريف الغير مباشرة . وبما أن المصاريف الغير مباشرة لا دخل فى مصاريف الأعمال فى هيكل تنفيذ الأعمال WBS فمن المنطقى أن تحمل هذه المصاريف على التنظيم الإدارى للمشروع أو على عناصر إدارة المشروع .

فمثلاً مشرف أعمال الخرسانات المذكور فى المثال السابق يستهلك معدات ومصاريف أخرى لا يمكن إضافتها أو تحميلها على أنشطة محددة , لكن لابد من صرفها بصفة منتظمة خلال فترة تنفيذ هذه الأعمال وكذلك أية مصاريف إشراف أخرى يجب أخذها فى الإعتبار .

فإذا فرضنا مثلاً أعمال الخرسانات ستستمر لمدة خمسة أشهر وأن المصاريف الغير مباشرة شهرياً 7.000 فإن إجمالى موازنة أو تقدير المصاريف الغير مباشرة Indirect Costs يكون 7.000 x 5 = 35.000 وعليه فالموازنة الإجمالية للخرسانات

مصاريف مباشرة 450.000
مصاريف غير مباشرة 35.000
إجمالى 485.000