الموضوع: وضع خطة المشروع

أ) معرفة ما يحاول المشروع تحقيقه –،" الهدف،"
(ب) وضع خطة لتحقيق هذا الهدف وتعد أفضل طريقة للأفراد المشتركين القيام بما يلي:
(أ) صياغة هدف المشروع(ب) إعداد خطة لتحقيق هذا الهدف ولا يجب أن تقضي في ذلك أكثر من نصف يوم، ويجب أن تكتب قدر التفاصيل الذي يتناسب مع هذا الوقت.. (أ) الهدف للقيام بذلك، اطرح على نفسك مثل هذه الأسئلة. (لا تعط لنفسك أكثر من نصف ساعة). كيف لي أن أعرف أن المشروع قد انتهى؟
 كيف ستكون الأمور؟ كيف ستتغير الشركة أو دوري فيها؟
 من الأشخاص /المجموعات ،" الأطراف المعنيون،" الذين سيتأثرون بالمشروع؟
 ما الذي يمثل مشروعاً ناجحاً لكل شخص أو مجموعة من هذه المجموعات؟
 هل هذه الآراء المختلفة قابلة للاندماج معاً؟ إذا لم يكن بالإمكان ذلك، هل يمكن الوصول لحل وسط نستطيع التعايش معه؟(ب) الخطةللقيام بذلك، قم بالأمور التالية (لا تقض في إعداد النقاط الثلاث الأولى أكثر من ساعتين أو ثلاث ساعات على أكبر تقدير ولا تقض أكثر من نصف ساعة في النقطتين الأخيرتين):
 قم بإعداد قائمة بجميع الوظائف التي تعتقد أنه يجب إتمامها لتحقق الجزء الخاص بك من الهدف.
 حدد أي نقاط تعتمد فيها المهام على بعضها البعض (أو أية نقاط ستعتمد فيها على مشروعات أو مجموعات أخرى).
 حاول أن تقدر حجم العمل اللازم في كل مهمة وبالتالي المشروع ككل.
 حاول أن تحدد الأشخاص الذين سيقومون بالعمل.
 قم بصياغة أية افتراضات تقوم بها أو أية مسائل لم تتم تسويتها.

في اليوم نفسه، سوف تحتاج لاثنين آخرين غير الأطراف المعنيين، مسئول تيسير يتولى إدارة الجلسة وآخر يقوم بكتابة وقائع الجلسة. (إذا لم يكن لديك كاتب، يجب أن يأخذ شخص آخر جميع الأوراق التي كتبها مسئول التيسير في نهاية اليوم ويسجلها. ومن الممكن القيام بذلك بنجاح ولكن ليس بقدر النجاح الذي يحققه وجود الكاتب). ويحتاج مسئول التيسير لشريط لاصق وأربعة أقلام تحديد ملونة (أحمر، أخضر، أزرق ، أسود) وألواح أوراق قلابة تحتوى على عدد كبير من الأوراق. ويجب أن يكون الكاتب خبيراً في برنامج Word و Excel و MS Project على الحاسب الآلي المحمول والطابعة استعداد لأن يطلب منه تقديم نسخ مطبوعة من الخطط.5 السر في كل هذه الأمور بالنسبة لمسئول التيسير -لنفترض أنه أنت- هو الالتزام بوقت الجلسة والانتهاء منها في الموعد المحدد. استخدم بعض الحيل كالوعد بتوفير فترات استراحة أو أطعمة وتذكيرهما بالعمل الذي يجب الانتهاء منه والوقت المتبقي وتحديث جدول العمل وفقاً لما يحدث بالفعل وإظهار ذلك للمشتركين وحثهم على إنهاء عملهم، وعليك القيام بذلك بأدب ولكن بحسم أيضاً.6 بمجرد أن يجتمع جميع المشتركين في الغرفة، ضع جدول أعمال اليوم كما يلي (من المفهوم أنه يمكنك تعديل هذه الجزئية بناءً على المتطلبات، وقت/ مدة استراحة الغداء وغيرها من الاستراحات وأوقات البدء/الانتهاء... إلخ):9:00 – 10:30 الجزء 1. تحديد هدف المشروع – ما أفضل ناتج ممكن من هذا المشروع؟
10:45 – 14:30 الجزء 2. وضع الخطة
14:30 – 15:30 الجزء 3. تحليل المخاطر الخاصة بالخطة. ومعرفة الأجزاء التي قد تخطيء فيها وما يمكن القيام به للحد من إمكانية حدوث ذلك.
15:45 – 16:30 الجزء 4. قم بتكليف المهام التالية من الخطة للموظفين
16:30 – 17:00 وضع الأمور الطارئة في الحسبان.7 قدم دورك وعرف الحضور به. وكذلك، قدم دور الكاتب واشرحه إذا كنت ستستعين بكاتب.
8 الجزء1. حدد هدف المشروع. استخدم أداة ،" معرفة ما تحاول القيام به،" للقيام بذلك. (إذا لم يكن المشتركون قد قاموا بذلك من قبل، من الأفضل أن تشرح لهم ما تحاول القيام به فيما بعد أيضاً). اطرح عليهم الأسئلة الستة التالية واكتب الإجابات على لوح ورق قلاب. كيف سنعرف أنك انتهيت من المهمة؟
 في رأيك، ما المرحلة التي تمثل نهاية المشروع؟
 ما النواتج المادية الملموسة لهذا المشروع؟
 كيف سنقوم بتحديد جودة هذه النواتج؟
 ما الأمور التي تمثل جزءاً أساسياً من المشروع؟
 ما الأمور التي لا تمثل جزءاً أساسياً من المشروع؟9 ،" أعد الإجابات،" على المشتركين في الجلسة،" إذن، عند حدوث كذا وكذا وكذا، نكون قد انتهينا من المشروع، أليس كذلك؟،" أو،" إذن عند حدوث كل ذلك، نصف المشروع بأنه ناجح، أليس كذلك؟،" أضف التفاصيل الإضافية التي تنبع من ذلك.
10 عند نضوب الأفكار، تكون قد انتهيت من أول دراسة للمشروع.
11 رتب صفحات لوح الورق القلاب بحيث تضع دراسة المشروع في البداية.
12 الآن اطلب من المشتركين أن يساعدوك في إعداد قائمة بجميع المشاركين في المشروع بالاستعانة بلوحة الأوراق القلابة أيضاً.
13 عند انتهائك من ذلك، اطلب منهم أن يخبروك بفرص الربح الخاصة بكل مشارك.
14 عند الانتهاء من هذه القائمة، اسألهم عما إذا كانت دراسة المشروع كما هو موضح على الحائط ستسعد كل طرف معنى أم لا؟
15 إذا كانت الإجابة ،" نعم،" اذهب للطرف المعنى التالي. أما إذا كانت الإجابة ،" لا،" أضف للدراسة الأمور الإضافية التي ترضى الأطراف المعنيين.
16 عند انتهائك من طرح قائمة الأطراف المعنيين، على المشاركين في الجلسة مرة أخرى، دون أن تكون هناك إضافات من أي شخص آخر تصبح هذه آخر دراسة للمشروع.
17 الجزء 2. وضع الخطة. لوضع الخطة، اطلب من المشتركين أن يخبروك بالمراحل الأساسية أولاً أو العمل اللازم للمشروع.
18 الآن، في إطار هذه الأعمال انتهِ من تفاصيل كل مهمة (إذا كنت تستخدم برمجيات مايكروسوفت، فاستخدم التعداد الترقيمي للمهام)19 بمجرد أن تنتهي من جميع المهام، يجب أن تقوم بإضافة بعض أو جميع هذه الأمور على كل مهمة: الاعتماد المتبادل بين المهام (بشكل محدد). حجم العمل اللازم في كل مهمة (إذا كنت ترغب في معرفة ميزانية المشروع ككل).
 من سيقوم بكل مهمة (بشكل محدد).
 مستوى تفرغ كل شخص لأداء المهمة المكلف بها (بشكل محدد).
 وقت بدء كل مهمة والانتهاء منها (بشكل محدد).20 الجزء 3. تحليل المخاطر التي قد يشتمل المشروع عليها.
21 الجزء 4. قم بتكليف المشاركين في الجلسة بالمهام التالية من الخطة بحيث تقوم بالتكليفات استناداً للخطة الجديدة.
22 لقد انتهيت من دراسة المشروع والتخطيط له وبدئه في يوم!