الموضوع: كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح
كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح
الفكرة: كيفية إدارة الاجتماعات
قبل أن تعقد اجتماعًاما، اطرح على نفسك الأسئلة الخمسة التالية:
1 ما الهدف من الاجتماع؟
2 ما النتائج المترتبة على عدم عقد الاجتماع، أو ما الذي يترتب على عقدة؟
3 من الذي يجب أن يحضر؟
4 ما المدة الزمنية التي يجب أن يستغرقها الاجتماع وما النحو الذي يجب عقده عليه؟
5 متى يكون الموعد الأمثل لعقده؟
خمسة أنواع من الاجتماعات
1 اجتماعات موجزة- تُعقد لنشر المعلومات وتناقلها، وتوضيح بعض النقاط ودمج أفكار الآخرين.
2 اجتماعات استشارية- تُعقد من أجل جمع الآراء والنصائح ولطرح الأفكار ومشاركتها.
3 اجتماعات مجلس- تُعقد للمشاركة في تحمل مسئولية القرارات ولفض النزاعات التي قد تطرأ أثناء العمل.
4 اجتماعات اللجنة- أ تُعقد من أجل "التصويت" على القرارات والتوصل إلى تسويات أو حلول وسطية للآراء المختلفة بشأن القضايا ذات الاهتمام المشترك
5 اجتماعات التفاوض- تُعقد للتواصل إلى القرارات عن طريق التوافق مع الأطراف الأخرى التي تسعى لتحقيق أفضل ما لديها.
يجب أن تحدد نوع الاجتماعات التي تعقدها وأن تخطط لإدارة كل نوع منها في إطار فترة زمنية كافية كلما أمكن، وفقًا للهدف الذي ترنو إليه.
وبمجرد أن تتخذ القرار بضرورة عقد الاجتماع، فيجب أن تأخذ بعين الاعتبار المدة الزمنية التي تستقطعها من وقتك الآخرين لمناقشة الموضوعات، ومن ثم يجب أن يبدأ الاجتماع وينتهي في الموعد المحدد. يجب أن تديره حتى تضمن إحراز التقدم والوصول إلى قرار. ومن الضروري أن تضمن مشاركة جميع الحضور (وإلا فما الهدف من وجودهم؟) وأن تخرج من الاجتماع بفائدة إيجابية.
إن كونك مدركًا لتكلفة الاجتماعات سيجعل عقلك أكثر تركيزًا، فالتخطيط سيجعل أفعالك محددة ودقيقة. يجب أن يصاغ محضر الاجتماع الذي يسجل الإجراءات المتفق عليها والمسئوليات على نحو ييسر المتابعة والفحص المستمر.
هناك سمات تتصف بها الاجتماعات المدارة بنجاح وهي:
- اجتماعات مخطط لها مسبقًا (بأن تحدد من يجب عليه الحضور وأن يتم سلفًا توزيع جداول الأعمال وكل الأوراق المفيدة).
- يتم مسبقًا تحديد مدة زمنية لمناقشة كل بند وللاجتماع ذاته (ويجب الالتزام بها).
- يجب أن تكون محاضر الاجتماع موجزة وموجهة نحو الإجراءات (مع تحديد المسئوليات).
- وجود وضوح في النتائج (يتشارك فيه الجميع).
- تراجع الاجتماعات باستمرار لضمان الفاعلية.
- ينصب التركيز دائمًا على المواطن الإيجابية.
- أنت حكم ومراقب ناجح.
هل هذا الاجتماع ضروري بالفعل؟ إذا كان كذلك، فتأكد من إدارته بنجاح؟
فن إدارة الاجتماعات
المقدمة:
"الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي... (مشاركات: 10)
إدارة الاجتماعات
الانطباعات عن الاجتماعات :
إن إدارة أي شيء كما أشار كينان (1996م ، ص 9) تعني ضرورة حصول الاجتماعات ، ومع ذلك فإن الفكرة العامة لكثير من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات... (مشاركات: 0)
إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها... (مشاركات: 0)
مقال بعنوان "إدارة الاجتماعات"
أُناقش هنا كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح. الاهتمام الأكبر في هذه المقالة هو باجتماعات العمل
المقال بالمرفقات (مشاركات: 25)
إن الاجتماعات ليست أكثر من أداة من أدوات الإدارة إذ يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها.
فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي يؤهلك على استيعاب اهمية التسويق للخدمات التدريبية وما هو التوقيت المثالي لاعداد خطة التسويق وما هي مراحل الخطة التسويقية للخدمات التدريبية بداية من مرحلة تحليل السوق التدريبي وحتى مرحلة تصميم الخطة المناسبة للخدمات التي تقدمها
دبلوم تدريبي موجه للراغبين في الالتحاق بوظيفة اخصائي ادارة العلاقات العامة، يستهدف هذا البرنامج التدريبي الى فهم واستيعاب افضل المناهج لتخطيط وادارة العلاقات العامة، والتعرف على آلية المساهمة في نجاح الشركة او المؤسسة من خلال تعزيز سمعتها وتحسين شبكة علاقاتها مع الشركات والمؤسسات الأخرى
برنامج تدريبي متخصص في محاسبة الفنادق وشركات السياحة والسفر يشرح النظام المحاسبي للفندق او شركة السياحة والسفر والدفاتر والسجلات المحاسبية والقوائم المالية والحسابات الختامية وقائمة الدخل الشامملة والميزانية العمومية.
برنامج تدريبي يتناول موضوع ادارة الممتلكات او الاملاك والاصول العقارية يشرح عملية ادارة الاملاك العقارية وادارة عمليات الصيانة للعقارات وفق خطة علمية و تطبيق إدارة الصحة والسلامة المهنية و أساسيات التأجير وإدارة الإيجار وادارة المرافق.
برنامج تدريبي يهدف الى تأهيل المشاركين ليكونوا قادرين على تصميم الجدارات الوظيفية المطلوبة للوظائف بالمؤسسة كوظائف الحسابات أو المستشفيات أو خدمات العملاء أو الوظائف الأخرى داخل المؤسسة مما يساعد على جذب أفضل الكفاءات للمؤسسة ورفع كفائتهم والحفاظ عليهم