وفقا لكارين فريدمان، مؤلفة كتاب (استراتيجيات الاتصال التجارية للتغلب على التحديات والتأثير في المستمعين) فإن الكلمات مهمة جدا لأنها لا تشكل فقط ما يسمعه الآخرون منك، ولكن كيف يشعرون تجاهك. وهي تضيف قائلة: "إن تمكنت من خلق انطباع ايجابي عنك، سيكون الآخرون أكثر استعدادا ليستمعوا إليك".

ومع ذلك، تعج قنوات التواصل المهني بالكثير من الكلمات الزائدة والتي تعيق سلاسة الحوار، ومنها (أيضا، بعض من، أحيانا، قد، ربما) وغيرها من التعبيرات السلبية مثل (مستحيل، لا يمكن، أبدا) التي تجعل الحوار بعيدا عن الإنتاجية والايجابية. مجلة "فوربس" أعدت تقريرا حول هذا الموضوع، جاء فيه:

في استفتاء غير رسمي قامت به مجموعة من خبراء ومستشاري الاتصالات الإدارية، تم التوصل إلى قائمة تحتوي على أسوأ 10 عبارات يمكن للمرء التلفظ بها ومن شأنها الإضرار بحياته المهنية:

1. إن هذا الأمر ليس من اختصاصي:

تقول فريدمان: "إن تفوهك بهذه العبارة يجعل الآخرين يركزون على الأمور التي لا يمكنك القيام بها عوضا عن قدراتك الفعلية، كما أنها تشير إلى انعدام روح الفريق لديك".كما أن هذه العبارة تتعارض والعديد من المهارات المطلوبة في مكان العمل، كالمرونة والرغبة في تعلم أمور جديدة، وهي صفات يجب توفرها في القادة المستقبليين.


2. إنني أعتقد:

يقول لوري ثوماس روس، الرئيس التنفيذي من شركة (ويب ماركيتنغ ثيرابي –Web Marketing Therapy) إن كلمة (أعتقد) وغيرها من العبارات المشابهة (أشعر، أحس، أريد) تضعف من سياق الحوار وتجعل المتلقي لا يثق كليا في القرارات الصادرة عنك. وهو يقول في هذا الصدد: "حاول أن تكون مباشرا وصريحا، فعوضا عن استخدام عبارات مثل، أعتقد أن هذه الإستراتيجية ستكون الأفضل، قل: إن هذه الإستراتيجية هي الأفضل"، وستلحظ النتائج بنفسك.


3. لا أعلم:

يؤكد هنري ديفريس، مساعد العميد لشؤون التعليم المستمر في جامعة كاليفورنيا في سان دييغو وصاحب كتاب (كيف نتغلب على الفجوة في مجال الأعمال في أمريكا) على أن اللجوء إلى هذه العبارة لا يعني بالضرورة أنك صادق، بل يعني عدم جرأتك على اتخاذ القرار. وهو يضيف قائلا: "يمكن النظر إلى الأشخاص الذين يستخدمون هذه العبارة بكثرة على أنهم أفراد كسالى ولا يرغبون في المضي قدما إلى المراحل التالية من العمل، حاول أن تستبدل لا أعلم بعبارة "سأحاول البحث عن الجواب"، أو أن تسأل من حولك عن كيفية التعلم للقيام بهذا العمل بدلا عن مجرد الاعتراف بعدم مقدرتك على فعله".


4. لا أستطيع:

فهذه الكلمة تشير إلى التصلب وعدم الرغبة في السعي لإيجاد حل حقيقي للمشكلة. ويقول جوش تولان، الرئيس التنفيذي لمؤسسة (سبارك – Spark): "من المهم أن تظهر لموظفيك قدرتك على حل الأمور والقيام بما يمكنك فعله في سبيل تذليل الصعاب ومواجهة التحديات، فبدلا من اللجوء إلى استخدام "لا أستطيع" ببساطة، حاول تطويق الأمر والإشارة إلى الحلول المقترحة". وهو يقترح أيضا الاستعانة بالمحيطين من ذوي الكفاءات في حال كانت مشاغلك الكثيرة تمنعك فعلا من القيام بأمر ما.


5. لكن:

يؤكد ديفريس أن التلفظ بكلمة (لكن) في نهاية الحديث يلغي كل ما تم التفوه به مسبقا. فمهما بدأنا كلامنا بصورة لائقة ومهما احتوت عباراتنا على كثير من الإطراء، فأدمغتنا مبرمجة على الاستماع فقط إلى العبارات السلبية. ويضيف معقبا: "من الأفضل اللجوء إلى سياسة التعاقب، كأن نقول أمرا جيدا ثم أمرا سلبيا ثم نعود لنقول أمرا جيدا آخرا، مما يجعل الأمور السلبية تختفي بين الإطراءين ويخفف من وقعه الأمر السلبي على آذاننا".


6. إنها ليست بالفكرة الجيدة:

تقول نانسي موبلي، المؤسسة والرئيسة التنفيذية لمؤسسة (انسايت –Insight) الاستشارية، إن الاستخفاف بالأفكار الجديدة والميل إلى انتقادها دون دراستها جيدا يجعل الموظفين أكثر ترددا في الإدلاء بآرائهم تجاه أمر ما، مما يخنق الابتكار والتجديد في المؤسسة. وهي تعلق على هذا الأمر قائلة: "إن بعض أفضل المقترحات قد تكون قابلة للتنفيذ، لكن إن لم تفسح لها المجال وتدعمها في البداية فلن ترى النور أبدا".


7. سأحاول:

وفقا لدارلين برايس، خبير الاتصالات، فإن استخدامك لكلمة سأحاول يعني أنك قد لا تنجح في إتمام المهمة التي أنت بصددها، وأن ما تقوم به يحتمل في الحقيقة الكثير من الفشل. فإن قام مديرك بطلب أمر ما منك فلا تستجب بقولك سأحاول، بل أخبره أنك ستنفذ المطلوب دون إبطاء.


8. إنها ليست غلطتي:

يرى فريدمان أن الناس يتعاملون مع هذه العبارة بشكل دفاعي. وهو يؤكد قائلا: "حين يسألك أحدهم ما الذي حدث، فهو لا يعنيك بالذات، لكنك بقولك إنها ليست غلطتي تحول الانتباه إليك". حاول أن تجد حلولا للأمر عوضا عن الوقوف واتخاذ موقف دفاعي. استخدم عبارات مثل (دعونا نعرف كيف يمكننا منع ذلك من الحدوث في المستقبل).


9. أظن:

إنها كلمة حماية يستخدمها العديد من الأشخاص لتأمين جانبهم في حال لم يلق كلامهم القبول. لكن ديل اوستن، مدير مركز التنمية المهنية في(كلية الأمل-Hope College ) يقول: "تجنب العبارات التقريبية والتي تفتقر إلى الثقة. قم بمحوها من قاموسك، حاول دائما أن تعرب عن رأيك بشكل صريح ومباشر".


10. مستحيل:

إن هذه العبارة هي من أكثر العبارات سلبية. فهي تشبه إلى حد بعيد عبارة (لا يمكنني فعل هذا الأمر). فوفقا لفريدمان فإن التلفظ بهذه الكلمة يعني أنك لا تريد حتى المحاولة. ومن المؤسف أن المشاعر السلبية تنتشر بسرعة بين الموظفين كالوباء، لذا حاول دائما أن تكون ايجابيا وأن تمنح الأمر بعض الوقت.