الموضوع: دور نظم الرقابة في كشف الانحرافات داخل النظام

لابد لنظم الرقابة من كشف الانحرافات بسرعة :
نظراً لعدم تمكن المدير من ان يفعل شيئاً بشأن الماضي ، فإن أفضل نظام للرقابة هو النظام الذي ينبيء عن الانحرافات فوراً ، وكما لاحظنا قبلاً فإن النظام الامثل هو النظام الذي يكشف عن الانحرافات قبل ان تحدث فعلاً ، وعلى أية حال فإن المعلومات يجب ان تصل إلى المدير بأسرع ما يمكن حتى يستطيع ان يقوم بإيقاف انواع الفشل المستمرة .

ونظراً لأن نظام المحاسبة المتبع في المشروع غالباً ما يكون عاجزاً عن تقديم البيانات الخاصة بالرقابة فإن ضروب الفشل لا تبلغ ، لهذا السبب فوراً إلى الرؤساء ، ان المحاسبة – بإعتبار ان هدفها هو تسجيل المعاملات- تنظر بطبيعة الحال الى الخلف .
وفضلاً عن ذلك فإنه عند محاولة جعل بيانات المحاسبة شاملة ودقيقة فإن مثل هذه البيانات غالباً ما تصل إلى المدير بعد حدوثها بأسابيع او شهور ، ان المدير لا يفيد كثيراً لو اكتشفت في تشرين الأول (أكتوبر) انه قد فقد مالاً في تموز (يوليو) بسبب بعض وجوه النقص في العمليات ، وحتى في حالة عدم وجود بيانات افضل متعلقة بالرقابة فإن هذه البيانات قد يكون لها قيمتها ، ان معظم المديرين يرون ان البيانات المحاسبية المعتادة يجب ان تؤيد بنوع من التقديرات المحاسبية عن الحاضر والمستقبل .