الموضوع: مشكلات تنشأ عن الإجراءات

ان المصادر المباشرة للمشكلات التي تواجه في تنفيذ الاجراءات تكمن في تعقدها واهمالها وازدواجها وعدم مرونتها .
وعلى أية حال فإن هذ الاخطار السطحية تحدث اساساً اما بواسطة قوى خارجة عن هذه الممارسات المعيارية ، او بسبب الادارة السيئة .

التعيقد عير المناسب :
يرجع هذا الخطر لا الى خطأ ضار ناتج عن الادارة ذاتها فقط وانما الى الاخطاء في الهيكل التنظيمي ، ان اي اجراء يمكن ان يصبح معقداً الى اقصى حد اذا احدثت مغالاة في تنظيم المشروع موضوع البحث ، واذا كانت التفويضات بالسلطة واختصاصات الاعمال غير واضحة ،واذا كانت الشركة تتبع اقصى المركزية او تتبعها ولكن الى حد ضعيف جدا ، او اذا كانت الامتيازات الشخصية لمديري الادارة قد سمحت بأن يتجاوزوا المكاسب التي تنتج عن الاوضاع ذات المقياس الواحد .
والتعقيد غير المناسب يكون امرا لا مفر منه اذا كان هناك غموض في تفويض السلطات او في تحديد الاختصاصات وهناك خطر مزدوج ينشأ عن هذا الخطأ ، فقد ينتج عنه الازدواج والتكرار من اجل التأكد من ان العمل قد أدى، وقد ينتج عنه عدم القيام بأي عمل نظراً لان كل فرد سيظن ان المطلوب تأديته هو من اختصاص فرد آخر .
واحيانا يتناول التعقيد غير المناسب اجراء ما نظرا لان مديري الادارات المختلفة يصرون على معالجة امر بطريقتهم الخاصة ، قد يكونون مخلصين تماما في تفكيرهم بأن طريقتهم هى الطريقة المثلى ، وقد يكونون مجرد اناس يتميزون بالصلابة والعناد ، وقد يتوسلون بهذه الوسيلة للدلالة على انهم اعلى من السلطة العادية .
ان مشاكل التعقيد غالباً ما تبين حتى حين تصبح الاجراءات مهملة ، واذ تتطلب المشاكل والعمليات الجديدة اجراءات جديدة ولا تلغى الاجراءات القائمة او تعدل ، فإن تراكم الوسائل المهملة سوف يؤدي الى درجة تعقيد غير مناسبة .

التجاهل والاهمال :
تصبح الاجراءات مهملة اما لانها لم تعد ملائمة للاحداث الجديدة او لان الفشل في اتباعها قد انتج انحرافات عديدة عن العملية المعتادة .

ان التغيير يعتبر قوة هامة في جميع تلك المشروعات تقريباً ، والى الحد الذي يختص بالاجراءات فإن اشكال التغيير الهامة هى تلك التي ترجع الى نمو الشركة واعادة تنظيمها .
ان النمو ينبغي تنظيمه بإجراءات نظراً لانه يعني غالباً ذلك التوسع في قوة العمالة والتغيير في الافراد ، والزيادة في الآلات وفي الاسواق مما يتطلب تعديل طريقة الممارسة المعتادة .
ان الزيادة في اعداد التقاريرالمتشابهة يتطلب جمعها وعمل الملخصات لها ، ان الزيادة في عدد الاشخاص يعني ان الافراد حتى في داخل الشركة ، يقومون بالعمل مع الغرباء الذين لديهم افكار مختلفة عن كيفية اداء العمل .