لا ينبغي ان يتجاهل المرء ان احدى الوسائل الاساسية لرقابة وظائف الخدمة والاركان هى من خلال الدقة في تفويض السلطة وتوصيف الواجبات .
فكثيراً ما منحت ادارات الخدمات والاركان اختصاصات وظيفية عريضة، حتى ان رئيس ادارة متحمس يمكنه ان يفسرها بمثابة شهادة لها بالتوسع في كل نواحي النشاط.
وبالرغم من ان الكثير منها قد يكون مفيداً للشركة الا ان الافادة تعتبر شيئاً نسبياً وينبغي ارجاعها خاصة الى التكلفة المتضمنة، وختى الرئيس الاقل تحمسا لادارة الخدمات او اركان قد يجد نفسه وجها لوجه مع جميع انواع طلبات العون من الادرات الاخرى في الشركة .

فمثلاً سئ مدير للعلاقات العامة في شركة كبيرة من جانب رئيس ادارة البحوث ان يعاونه في الكتابة والتفاوض بشأن بعض اقتراحات الاتفاقات الحكومية ، فلو ان هذه الادارة للعلاقات العامة لم يكن لديها توصيف واضح لواجباتها لكان من الصعب على مديرها ان يتجنب الدخول في منطقة عمل مكلفة في مواجهة الاستعجال الظاهر من جانب رئيس ادارة البحوث .