ان الرقابات يجب ان ترسم من اجل مقابلة الحاجات الشخصية للمدير الفرد .

بالرغم من ان بعض وسائل الرقابة يمكن تحويلها من شركة الى اخرى ، ومن مدير الى آخر في الشركة نفسها ، فإن الرقابات كقاعدة عامة ينبغي ان ترسم وفقاً لحاجات المدير الفرد .

ان قاعدة انعكاس الخطط تعترف بحقيقة ان الرقابات يجب ان ترسم طبقا للخطط ، وقاعدة المطابقية التنظييمة انما تبرهن على ان الرقابات ينبغي ان تصنع من اجل ملاءمة مركز المنظمة .

وابعد من هاتين الناحيتين الاساسيتيين للهيكل يبدو واضحا ان ادوات الرقابة يجب رسمها طبقا لحاجات المعلومات والميل الشخصي لكل مدير ، ويختلف حجم المعلومات وتفصيلات احتياجاتها بحسب المستوى الاداري والوظيفة .
واكثر من ذلك فإن المديرين يختلفون اختلافا واسعا في نواحي تفضيلهم وسيلة عن اخرى من اجل تقديم المعلومات ، وفي نوع الواحدات المختارة للتقرير عن هذه المعلومات.

ولا شك انه ما من احد يود ان يجادل في ان مدير المؤسسة والمراقب ونائب الرئيس المختص بالتصنيع ومراقب الورش ورئيس العمال سوف يستخدمون الانواع الاساسية نفسها من الرقابة.