عاوز تكتب سيرتك الذاتية ؟ محتار فى كتابتها ؟
قبل ما نبدأ...
أول حاجة:
أول حاجة لازم نعرفها إن صاحب العمل غالبا مش هيتعِب نفسه بالنظر في سيرتنا الذاتية أكثر من 30 ثانية، عشان كده لازم تكون محددة وسهلة القراءة و يكون فيها كل المعلومات الصحيحة بالترتيب السليم. ولازم ندي انطباع جيّد بداية من الخطاب الْمرفَق اللي لازم يشجع القارئ إنه يبص للسيرة الذاتية. لازم كمان تظهِر قدرتك على القيام بالوظيفة، و لازم سيرتك الذاتية توضّح إنك أفضل من منافسيك، وكمان أكثر تنظيماً.
أبدأ منين؟
لازم تعمل تسلسل واضح و دقيق للمعلومات الأساسيه، و بعدين المعلومات الإضافية، إلخ. و ترتيب المعلومات بيرجع لحكمك الشخصي بس لازم تراعي إنك تبدأ بما له الأهمية الكبرى للي هيقرا.. ما إحنا يا جماعة بنكتبه له، مش لنفسنا!
خليك بسيط:مفيش داعي إننا نبالغ أو نتخيل نفسنا بنخطب خطبة عصماء... فيه ناس بتستخدم أسلوب قديم و رسمي قوي في سيرتهم الذاتية والخطابات المرفقة، لكن المفروض اننا نستخدم أسلوب سهل و بسيط و خالي من المصطلحات المتخصصة.
خليك مفهوم:الجمل القصيرة بيكون سهل قراءتها و فهمها، لكن الجمل الطويلة صعب القارئ يتابعها. و السيرة الذاتية لو كتبتها بطريقة كلها مسترسلة بيبقى صعب الاطّلاع عليها بشكل سريع. و كمان لو مليانة نقاط و قوائم مالهاش نهاية بتبقى مُمِلة... يبقى لازم توازن الأمور.
اختار الكلمة:إعطاء انطباع إيجابي من الأول بيعتمد على اختيار الألفاظ و أسلوب الكتابة و كمان على الحقائق اللي بتوصلها، و في معظم الأحيان تختص سيرتك الذاتيه باعادة تقسيم التاريخ المهني، عشان كده لازم تستخدم الأفعال الماضية، لكن لو بتوصف التحديات الحالية يبقى أحسن تستخدم الأفعال المضارعة. و أوعى تستخدم "أنا" أو "لي" علشان ده ممكن يبان غرور أو ثقة زيادة.
تجنب التحيز ضدك:القارئ هيوصل لاستنتاجات من أي معلومات شخصية بتكتبها... عشان كده لازم تتجنّب المبالغة في توفير المعلومات اللي ممكن تكون مش في صالحك، يعني مثلا ماتكتبش حاجة ممكن تبيّن إنك عنيد وبتصرّ على رأيك مهما كان، أو إنك مهمل أو مثلا مش بتقدر تستقر في الوظائف.
قد إيه؟:لو ماقدرناش نكتب كل حاجة في صفحة واحدة ، نعمل إيه ؟!
في انجلترا القاعدة العامّة: صفحتين، أو تلت صفحات في الحالات الاستثنائية.و احنا نقدر في صفحتين نقدّم إنجازاتنا الحديثه و خبراتنا ومؤهلاتنا، و كمان نعرف القارئ المعلومات الشخصية الكافية لإنّه يقرر يقابلنا. ممكن قبول صفحة تالته لو كان لازم نضيف بيانات أو مهارات فنيه، بس لازم على قدّ ما تقدر تكون دقيق و تحذف أي حاجة مش ضرورية.
تعالوا نكتب...
إيه هيه المكونات الرئيسية؟ فيه تلت عناصر رئيسية للسيرة الذاتية، لازم يكون كل عنصر سهل التمييز بالنسبة للقارئ و الأحسن يكون قسم مستقلّ:
المعلومات الشخصية و وسيلة الاتصال، و دول مهمين قوي و يتكتبوا في الصفحة الأولى.
التاريخ الوظيفي المتمشي مع الطلب.
أي معلومات شخصية إضافية متمشية مع طبيعة الوظيفة المنشودة.
تعالوا نتكلم بتفصيل أكتر شوية و نعرف هنعمل إيه:
توصيفك لذاتك
أكتب اسمي ازّاي؟الاسم بيتكتب في السطر الأول من السيرة الذاتية، و لو كان عندك أي ألقاب أو مؤهّلات مهنية لازم تقرّر إنتَ محتاج تكتبها بعد اسمك ولاّ مالهاش لازمة، و القاعدة العامة إنك تكتب كل اللّي بيتعلق بطلبك و تتجنب اللّي مش بيتعلق به.
أكتب أنا عندي كام سنة؟ مافيش سبب إنك تخبّي سنك. لو كان السن مهم للحصول على الوظيفة اكتبه في الصفحه الأولى، و لو مش مهم يبقى ممكن تدرجه تحت عنوان زي: "معلومات شخصية أخرى".
إنت مرتبط؟ سواء كنت أعزب أو متزوّج أو مطلق -لا قدَّر الله- مافيش قاعدة عامة... يعني مثلا لو الوظيفة تتطلب السفر، ممكن يكون إيجابي إنّ المرشح يكون أعزب، و لو تتطلّب الاستقرار و الأمن ممكن الشخص المتزوج يبدو أنسب، لكن كل دي افتراضات مانقدرش نتأكد منها!
عموماً، لو اخترت إدراج وضعك العائلي لازم تاخد بالك من حاجتين:
إيه اللي ممكن يستنتجه القارئ من سيرتك الذاتية...
لازم تقرر إذا كان بيتعلّق بطلبك و لا لأ، و لو كان يتعلق و قررت إدراجه يبقى أحسن تكتبه في الصفحة الأخيره لسيرتك الذاتية.
حيتّصلوا بيّه فين؟لازم تسهّل لهم الاتصال بيك، العنوان لازم يتكتب بوضوح (ماتنساش تكتب الكود البريدي كامل عشان يعرفوا إنك بتهتم بالتفاصيل)، و لو ماكنتش موجود فيه على طول يبقى لازم تحدد وسيله بديلة للاتصال بيك، و اكتب كلّ أرقام تليفوناتك والموبايل -إن وُجد- و لو عندك بريد الكتروني email اكتبه.
و لازم كل المعلومات دي تكون واضحة و سليمة (لأنهم مش حيحبّوا يحاولوا في أرقام كتير)، و لازم تتأكد من انتظام وصول الرسائل اللّي جايّه لك.
توضيح المعلومات: لازم توضح الأسباب وراء تقديم طلبك بجديّة من خلال السيرة الذاتية والخطاب الْمُرفَق، و لو الوظيفة هتحتاج سفر كتير، لازم تأكّد سرورك بده، و تَجَنب وضع نفسك في موقف الرفض بسبب أي سوء فهم لظروفك.
أكتب اهتماماتي؟ الحاجات اللّي بتعملها في أوقات فراغك بتبين شخصيتك، و اهتماماتك بتبين إنجازاتك العملية، عشان كده لازم تاخد بالك إن الاهتمامات اللّي هتكتبها هترسم صورة لك عند القارئ، يعني مثلاً رياضة المشي تُشير لشخص نشيط، و الرياضة عامةً ممكن تبين إنّك منافس أو عضو فريق، و القراءة تشير لعقل متشوّق للمعرفة، و حب الرسم و الموسيقى يشير للإبداع، و مساهمتك في الأعمال الخيرية ممكن توضّح وعيك الاجتماعي...إلخ. و لازم تحاول تُظهِر ارتباط المعلومات دي بالوظيفة و تُبرِز المهارات المفيدة اللّي اتعلمتها من خلال اهتماماتك.
وخلي بالك إن الاهتمامات اللي تستغرق وقت كبير للقيام بيها ممكن توحي بقلة الوقت اللي بتقضيه في العمل، و إن اهتماماتك ممكن تتفسّر تفسير سلبي.
تلخيص المنجزات التعليمية و التدريبية
شهاداتك إيه؟ كل ما يكون التعليم حديث كل ما نبقى محتاجين أكتر لتوصيفه مكتملاً... يعني لو عندك مثلا 23 سنة هيبقى التعليم جزء مهم من إنجازك و هيبقى مهم قوي لقارئ السيرة الذاتية، لكن لو شخص عنده 43 سنة مثلاً هيكون سجلّه الوظيفي أكثر أهمية.
و النقطة الفاصلة هنا: كل ما يكون التعليم و المؤهلات المهنية قريّبة للطلب الوظيفي بتزيد أهمية التوصيف بدقة و بشكل كامل، ويكون من الأحسن إننا نكتبهم في بداية السيرة الذاتية. أمّا المؤهلات الأقل توافقاً و الأقدم، فلازم نسيبها للصفحة الأخيرة.
وخلّي بالك إن دي أول فرصة لإبراز إنجازاتك، فلازم تهتم بعنوان القسم ده عشان يكون في صالحك، مثلا: "المؤهلات المكتسبه" أو "الإنجازات العلمية".
إبراز جوانب التطور الشخصي والمهني
لو عندك مؤهلات مهنية رسمية أكتبها بالتفصيل في مؤهلاتك الدراسيـة، وكمــان تفاصيل أي دورات تدريبيـة أخرى عملتها لا يستحقّ الظهور في أول السيرة الذاتية، إلا لو كان ضروري بالنسبة لطلب وظيفي معيَّن بالذات، وممكن تصمّم جزء في الصفحة التانيه عن "النطور الشخصي والمهني"، وتحت العنوان ده ممكن تكتب أي دورات تدريبية رسمية، وأي مبادرات عملتها، مش موثَّقة بس مهمّة بالنسبة لتنميتك المهنية. وعلى فكره، مش ضروري تكتب التفاصيل عن كل برامج التدريب اللي عملتها.
توصيفك لخبراتك
خليك مقنع:
بعد توصيف نفسك و توصيف مؤهلاتك لازم تقنع القارئ إن عندك الخبرة والسلوك المناسب، عشان كده لازم تتأكد إن صياغة الجزء ده إيجابيه وموجزه و خالية من المصطلحات المتخصصة، و تُعَدّ المصطلحات المتخصصة مناسبة فقط في حالة ثقتنا من فهم القارئ لها.
مش كفايه...: مش كفاية إنّك بس تقدّم وصف مُباشر للي قدمته للمؤسسة اللي اشتغلت فيها؛ لإن الهدف من الجزء ده إن القارئ يشوف سجل إنجازاتك ويعرف اللّي هتقدر تعمله في المستقبل، و لاحظ إن القارئ بيبحث عن القدره أكثر منه عن الخبرة؛ عشان القدرة تُشير إلى المستقبل.
إنجازاتك و مسئولياتك:
غلط إن السيرة الذاتية تكون سلسلة من التوصيف الوظيفي المكدَّس. اللّي المستخدم عايز يعرفه هوّ مدى كفاءتك في الأعمال اللي عملتها، و ممكن يكون التوصيف الوظيفي لعملك الحالي -إن وُجد- نقطة بداية كويّسة. عموماً، مهم قوي اللّي بتقوله عن مسئولياتك وإنجازاتك.
تعريف نجاحك:
لازم يكون فيه ملامح لكل النجاحات المذكورة في سيرتك الذاتية، وتكون مدعَّمة بالنتائج والعوائد، و ممكن تعبّر عنها بالأرقام، يعني مثلا: "قيادة فريق مكون من 6 متخصصين لتطوير برامج الحاسب الآلي لمشروع قيمته 2 مليون جنيه مدته 12 شهر، و إنجاز المشروع في المدة الزمنية المستهدفة، مع الحصول على 30% أرباح إنتاجية لمستخدمي البرنامج"، وتجنب المبالغة في سرد النتائج، على الرغم من أهميتها.
أذكر تفاصيل المستخدمين السابقين؟
لازم تعمل وصف موجز عن الأنشطة الأساسية للمؤسسة اللي بتشتغل -أو كنت بشتغل- فيها، مع ذكر بعض التفاصيل، و ده ممكن يشمل عائد المبيعات و عدد الموظفين و كل ما يخصّ خط العمل الخاص بيك، و ممكن كمـان تشير للمركز المـالي للمؤسسة في الوقت ده ( هــل كّّـّانـت مزدهرة و لاّ لأ ؟).
أسماء الوظائف:
مكوّنات و ظيفتك الحالية و اسمها محتاج شوية توضيح، يعني لازم تستخدم مسمى وظيفي شامل على قد ما تقدر (مثلا: مدير مهام دوليّة)، و كمان لازم توجز مسئولياتك، ممكن من خلال عبارة قصيرة أو عبارتين محددتين أو باستخدام عنوان زيّ "المحاسبة"، و ابعد عن استخدام مساحات كبيرة للإشارة للحاجات الواضحة، لكن لازم تتأكد إنك كتبت كل الجوانب المهمة و غير المعتادة لوظيفتك.
و التواريخ؟
وجود فجوات زمنية مش مستحَب، بس نعمل إيه لو كانت موجودة؟ مش لازم ياسيدي تقدّم حساب عن كل شهر في حياتك. مثلا لو اشتغلت في أكتر من وظيفة في نفس الشركة، حدد لها عنوان إجمالي واحد و حدد تواريخ الالتحاق بالخدمة و تركها، و بعدين تَعامَل مع كل دور وظيفي بعنوان نوعيّ مع إعطاء التواريخ لكل دور وظيفي منهم، و لو لم تكن مرتبط بعمل حاليا ماتكتبش ده، لأنه هيكون واضح.
فُرْقُعْ لوز!
ممكن في مرحلة من حياتنا نتنقل بين وظائف كتيره في نفس الشركة، في الحالة دي، جَمّعها مع بعضها تحت عنوان رئيسي، مع التأكيد على اتساع مدى الخبرة المكتسبة، و ما تخلّيش القارئ يحسّ إنّك ماقدرتش تستقر في وظيفة محددة، فلو كانت الوظائف في شركات مختلفة، هل كانت أدوار مستديمة و لاّ كانت سلسلة من المهام المؤقتة؟ و المعروف إن كُتْر التنقّل في الماضي القريب ممكن يدي انطباع سلبي.
الوظائف المؤقته: ناس كتير بتستخدم الخدمة المؤقته كوسيلة لهدف معيَّن في مراحل مختلفة من حياتهم المهنية (مثلا لاكتساب خبرة أو لشغل فراغ بين وظائف دائمه). مش لازم نوصف المهام دي بالتفصيل؛ القارئ بيهتم أكتر بالحوافز وبالالتزام الواضح في أعمالنا المؤقته. ممكن كمان نوضّح الخبرات المكتسَبة من المهام و بيئات العمل المختلفة و نركّز على الخبرات المتعلقة بطلب التوظيف.
الأعمال السابقة:الوظائف الأخيرة الأحدث زمنياً هي اللي تستحق التوصيف الكامل لإنجازاتك و مسئولياتك. القارئ غالبا لن يهتم باللّي حققته في وظيفة من عَشَر سنين مثلاً، علشان كده خلّي وصفك للوظائف السابقة أقصر، و لو كانت وظايفك الأولى غير متمشية مع طلبك الوظيفي الحالي ماتحاولش تشرحها خالص، و اكتفي بتحديد التواريخ و اسم الشركة من غير تفاصيل.
شكلها إيه؟
إنتَ ُو ذوقك:
مافيش أسلوب أمثل لتنسيق السيرة الذاتية، و أهم حاجة التنسيق المريح للنظر و الترتيب الجيّد، و لازم الهدف يكون واضح، و خلّي سيرتك الذاتية سهلة الفهم و الاستعراض السريع.
أختار أيّ خط؟ اختار طراز خط بسيط، مش هتكسب حاجة لو استخدمت خطوط مُبهِرة. كمان، لو أرسلت سيرتك الذاتية بالبريد الإلكتروني مش هتضمن إن كمبيوتر الشخص المرسَل إليه يكون مزوَّد بنفس أنواع الخطوط المبهرة غير النمطية اللّي استخدمتها.
حجم الخط: البنط الكبير هيضيع حيز ثمين، بس برضه البنط الصغيّر قوي هيكون صعب القراءة، وعلى سبيل الاسترشاد استخدم بنط 10 أو 12 للنص و ماتزوّدش عن 16 في العناوين. و خلّي بالك إن الاقتصاد في استخدام الخطوط التقيلة هيساعد القارئ إنه يلقط المعلومات الرئيسية بوضوح.
الورق والأظرف: استخدم الورق الأبيض من حجم ( A4) ومن نوع كويس سهل التصوير، وخلّي بالك إن الورق الخفيف قوي هيبقى شكله مهَلهِلْ والسميك قوي هيبقى مُزعِج في التداول. ولو هتبعتها بالبريد، اطويها مرة واحدة بس واختار حجم الظرف المناسب ليها.
النماذج الإلكترونية: كتير من برامج معالجة الكلمات بيكون فيها نماذج نمطية لكتابة السيرة الذاتية، بس لازم تاخد بالك إنّها بتساعد في الترتيب والتنسيق، مش في المحتوى، وماتنساش إنّها نمطية ومعتادة، لكن المهم إن سيرتك الذاتية تكون متفردة وفوق العادة
خلصت كتابة؟
خلّي بالك! بعد ما خلّصنا السيرة الذاتية تقريباً، بتيجي مرحلة "ضبط الجَوْدة". مهم إنك تتمّم على السيرة الذاتية كويس عشان تكتشف الغلطات، و كمان يُستحسَن تخلّي صديق يقرأها القراءة النهائية.
اسأل... مش عيب: اتعرَّف على وجهة نظر الآخَرين و اسمع آراءهم، وبعدين ممكن تقرر التغييرات اللازمة لتحسين السيرة الذاتية.
الخطاب المُرفق
السيرة الذاتية اللي أخدت وقت طويل لإعدادها محتاجه دلوقتي تقوم بوظيفتها، و هيّ إنّها تقودنا للمقابلات الشخصية، و عشان كده لازم نرسلها مرفَقة بخطاب – Cover Letter - مناسب للأشخاص المستهدفين.
المنافسة شديدة، عشان كده لازم نجهّز طلبنا بجديّة، و الإعداد الجيّد للخطاب الْمُرفَق الوجيز في نفس درجة أهميّة إعداد السيرة الذاتية. لازم نساعد سيرتنا الذاتية على التفوّق في المنافسة من خلال خطاب مرفَق قوي التأثير.
من أهداف الخطاب الْمُرفَق التأكد من وصول السيرة الذاتية إلى الشخص المناسب. اتصل و اعرف اسم الشخص اللّي هيتعامل مع السيرة الذاتية (واللّي ممكن يكون مدير إداري، أو رئيس قسم، أو أحد أعضاء قسم الموارد البشرية أو غيرهم)، و وجّه خطابك إليه و اكتب اسمه و لقبه في الخطاب وعلى الظرف، و ابدأ خطابك بعنوان واضح لمسمّى الوظيفة، و قول شفت الإعلان فين، و لازم خطابك ما يزدش عن ورقة واحدة A4 ، و لازم توقّع على الخطابات الْمُرفَقة بكلّ طلب بشكل واضح جداً، و لازم كمان تطبع الخطابات على الكمبيوتر، إلا في حالة طلبها مكتوبة بخط اليد.
لازم تقرأ تعليمات الرد على الإعلانات كويس. ممكن الطلبات تترفض من أوّل لحظة بسبب عدم اتباع تعليمات الرد. عادةً الإعلان بيطلب أن تذكر رمز كودي معين (مثلا: اكتب إلى حسين الدسوقي، مدير الموارد البشرية بشركة "فونتين للتدريب"، اذكر رمز كودي: 18/9D ). و ممكن تتسأل عن معلومات تانية زيّ حجم الراتب، أو المزايا.
مش من المعتاد إن المعلنين يرجعوا لك لسؤالك عن معلومات ما كتبتهاش فْ طلبك، عشان هيكون عندهم طلبات تانيه كتير، و لا يجوز تجاهل تعليمات الموعد المحدَّد للرد و عشان تكتب خطاب مرفَق نموذجي لازم عند الاستجابة لإعلان معيَّن أن يشير خطابك الْمُرفَق لفهمك لطبيعة الوظيفة ويلخّص الأسباب اللي توضح ليه لازم يهتمّوا فعلاً بطلبك، و لازم تنتقي المهارات و الخبرات الأساسية المطلوبة للوظيفة مع توضيح مدى ملاءمتك لها.
إنتَ عارف إن طلبك ممكن ما ياخُدْش أكتر من 30 ثانية من وقت القارئ، وعشان ينجح في اختبار الـ30 ثانية و يوصل للمرحله التالية، لازم تتأكد إنك قمت بالآتي:
اتباع تعليمات الرد.
شكل نهائي جيّد.
أسلوب كتابة واضح.
الإيجاز.
انتباه جيّد للتفاصيل.
إظهار تميّز جيّد من خلال انتقائك للمعلومات الصحيحة و المناسبة.
الخطاب مهذَّب وسهل القراءة.
لا يفضل إنك تتقدّم لأكثر من وظيفة بإرسال نفس الخطاب المرفق مع السيرة الذاتية، لازم يكون كل طلب خاص بكل وظيفة على حدة، و لازم تكتب خطاب مرفَق مناسب مع كل طلب، و لاحظ إنه كلما كانت إمكاناتك -ومهاراتك بالتحديد- أكثر ارتباطاً بالوظيفة، كانت فرصتك أكبر في الحصول على الوظيفة. عشان كده لازم تربط في خطابك بين احتياجات الشركة والمهارات المتعلقة المكتوبة فْ سيرتك الذاتية. و عشان تعمل كده ممكن تحتاج للبحث عن معلومات عن الشركة و الوظيفة، و كمان ترجع للإعلان.
إنهاء الخطاب بالاستفسار عن معلومات معيَّنة ممكن يحقق استجابة إيجابية.
إذا كنت مصمّم خطاب عام لطلب وظيفة - لإرساله لشركة توظيف مثلاً- يبقى لازم تحطّ نفسك مكان الموظف اللّي هيتلقّى طلبك، وخد بالك إنه ممكن يصل إليه مئات من الطلبات العامة. حاول تبتدي خطابك بعبارة إيجابية لجذب انتباه القارئ، و لازم الخطاب يشرح الأوجه الأساسية لسيرتك الذاتية بإحكام، ويذكر أسباب تبرّر اهتمام الاستشاري بيك، وكمان ماتخلّيهوش يتساءل عن هدفك المهني.
من الطبيعي انك تتوقع رد إذا قمت بمكاتبة إحدى شركات التوظيف، وإذا لم تحصل على استجابة في خلال 3 شهور، يبقى ينبغي النظر في إعادة الاتصال بهم ،وإرسال نسخة جديدة من سيرتك الذاتية لهم.