طرق إرسال بريد إلكتروني فعاّل [1]

إن للبريد الإلكتروني دور حيوي في هذا العالم السريع التقدم, حيث تكون المعلومات أقوى إذا كانت فورية وتكون الأفعال أقوى إذا كانت, وسريعة الانتشار. ويمكن أيضاً الاعتماد على البريد الإلكتروني في إرسال المعلومات بسرعة. كما يمكن الحصول على معلومات بسرعة من خلال الاشتراك في قوائم البريد الإلكتروني على الإنترنت وأن تحصل على وثائق عن بعض المواضيع والتي ترسل تلقائياً إلى عنوان بريدك الإلكتروني.

لماذا البريد الإلكتروني مختلف؟

بسبب سرعة الاتصالات الإلكترونية وقدرتها الواسعة على النشر فهي تختلف بشكل أساسي عن الاتصالات التي تعتمد على الورق. كما أنه بالإمكان طرح الأسئلة والتحاور حول عدة نقاط من خلال البريد الإلكتروني, فهو وسيلة أكثر تفاعلية من باقي الوسائل الورقية وأسرع منها.

وبسبب طبيعته الفريدة, هناك عدة توجيهات يجب اتباعها لجعل رسالتك الإلكترونية على أكبر قدر ممكن من الفاعلية:
1. كن مختصراً :

وكما يحصل مع جميع اتصالات البريد الإلكتروني فإن أحسن الرسائل هي تلك المختصرة, والتي هي في صلب الموضوع. فإن الهدف من البريد الإلكتروني هو تحسين فعالية الاتصال.
فقبل أن ترسل رسالة اسأل نفسك, هل قلت ما أريد؟ هل سيجد المستلم هذه المعلومات نافعة؟ وهناك قاعدة أخرى وهي أن تحاول أن تبقي كل شيء مكتوب في صفحة واحدة، أي أن لا تتجاوز رسالتك ما يقارب 25 سطراً.
2. استعمل عنواناً وصفياً :
إن عنوان الرسالة الذي يوضع في رأس رسالتك الإلكترونية يسمى header يجب أن تزوّد القارئ بِدلالات واضحة عمّا تحتويه الرسالة.
إن عنوان الرسالة الذي يتعلق بصلب الموضوع للبريد الإلكتروني هو طريقة جيدة لوضع الناس في الإطار الصحيح لاستقبال رسالتك.

3. استخدم التحفظ عند اقتباس الوثائق. إذا كنت تردّ على بريد إلكتروني, يجب أن تقتبس بوضوح تلك الرسالة وذلك لتوفير النص. كن حذراً عند الاقتباس, اقتبس فقط الأسطر في البريد الإلكتروني التي لها علاقة فقط بردك.
4. كن حذراً في استخدام اللغة :
في جميع البريد الإلكترونية تذكر أنه حتى ولو أنك تتصل عن طريق الكمبيوتر, فإن هناك أشخاص تستقبل في النهاية رسالتك. وعلى عكس الحديث العادي, فإنه من الصعب أن تعبّر الرسالة الإلكترونية عن المضمون الذي تريد أن توصله, وذلك بسبب نقص التعبير الصوتي, الإيماءات والإشارات والبيئة المشتركة, فالبريد الإلكتروني ليس طريقة غنية للاتصال مثل المحادثة التلفونية أو المحادثة وجهاً لوجه.
6. كن سريع الحركة:
يجب أن تكون سريعاً حتى يتم الاتصال بشكل فعال. لحسن الحظ فمن السهل الإجابة بسرعة على البريد الإلكتروني, فهناك دائماً خيار الرد Replay في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك والذي ينظم كافة عمليات التخاطب والرد لك.
وحاول أن تجعلها قاعدة أن ترد على البريد الإلكتروني حالما يصلك, وإذا لم تحصل على الإجابة الكاملة في ذلك الوقت, فأعلم الطرف الآخر أنك سترد عليه لاحقاً.
7. صحح الطباعة أو الأخطاء الإملائية قبل الإرسال. سوف تلاحظ فوراً أن هناك تسهيل في الإملاء عادة في النظام الشبكي لتبادل المعلومات. وذلك لأن معظم البريد الإلكتروني المرسل غير رسمي أو يكون رسائل شخصية. إن هذا جيد ولكن فكر بالإحراج الذي ستكون فيه إذا ظهرت أخطاؤك الإملائية في إصدارك الصحفي أو غير ذلك. إنها فكرة جيدة أن تتعود أن تصحح أخطاءك الإملائية لكافة مراسلاتك الإلكترونية.
8. استمر في العمل باستخدام وسائل أخرى:
تقول مجدداً أن البريد الإلكتروني هو فقط أحد أدوات الاتصال المتاحة لك. وهو بأية حالة مناسب لمعظم الاتصالات التي تريد أن تقوم بها في عملك. والكثير من الناس يجدون أن الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني المنتظم مع مجموعة صغيرة من الناس يؤدي بالواقع إلى تفاعل شخصي أعظم ويجب عليك أن تشجع ذلك.

[1] الجود للرعاية العلمية، أغسطس 2002.