كيف تنجز 5 أعمال روتينية لإدارة الموارد البشرية بشكل سهل وسريع؟
1- التنصيب الوظيفى للمعينين الجدد
فيما يلى استعراض لخمس طرق توفر على الشركات الكثير من الوقت و الجهد المبذول فى إتمام أعمال أساسية و روتينية تقوم بها إدارة الموارد البشرية أو من ينوب عنها فى الشركات الصغيرة :
عندما يتعلق الأمر بالتنصيب الوظيفى للمعين الجديد ، فإن أكثر ما يهم هو " الإنطباع الأول " فهذا هو الوقت الذى يقرر فيه الموظف الذى وقع عليه اختيارك ما إن كان سيستمر فى الوظيفة أم لا ، ولهذا من الأفضل توجيه المعين إلى استكمال المعاملات الورقية أون لاين مقدماً ، وذلك حتى لا يقضى يومه الأول فى العمل وهو يستكمل الأوراق و غيره من المعاملات الروتينية ، ولهذا فإن أتمتة هذة المعاملة يحفظ الكثير من الوقت و المال و يفسح أمامك الفرصة للإهتمام بالأمور المتعلقة بعلاقة البشر بالبشر و تنسيق عملهم سوياً و توكيل موظف بالإهتمام بالمعين حديثاً بحيث يمكن االجوء إليه عند طلب بيانات أو معلومات أو نصيحة.
2- تسجيل المزايا
دون الإعداد الجيد لهذة الخطوة فإن مسؤول الموارد البشرية سيصاب بتخمة من كثرة الأسئلة حول المزايا المطبقة بالنسبة لهذة الوظيفة ، ويمكن التخفيف من أعباء هذة العملية من خلال استخدام نظام أتوماتيكى يعمل على تنظيم مسألة " الأجور و المزايا " حتى تتمكن من تسجيل المزايا المستحقة للموظف الجديد و للموظفين القدامى أيضاً بسرعة و و ارسال بريداً إلكترونياً له بالأسئلة و الأجوبة الشائعة حول المزايا و أحقية الموظف فيها فى المرحلة الأولى من التعيين و لا بأس من إعداد أسئلة و أجوبة شائعة و إرسالها إلى كافة الموظفين فيما يخص كافة الأمور حفاظاً على وقت العمل .
3- تسجيل الحضور و الانصراف
لا يُعقل أن تقوم الشركات إلى الأن بإعداد سجلاً ورقياً للحضور والإنصراف ، فهذا مجهد للغاية كما أنها لم تصبح وسيلة دقيقة لتعيين مواعيد حضور وانصراف الموظفين ، فالأن هناك حلول إلكترونية كثيرة منها أجهزة البصمة و ما إلى ذلك الأمر الذى يسهل كثيراً من عملية تسجيل الحضور و الإنصراف و تسوية الرواتب أخر كل شهر .
4- طلب الأجازات و الأذن بالإنصراف من العمل
يتقدم الموظف بالطلب لمديره المباشر ثم يقوم المدير المباشر برفع الطلب إلى مديره المباشر هو الأخر إلى أن ينتهى الأمر يجب إرسال الطلب إلى إدارة الموارد البشرية ، وهذا ياخذ الكثير من الوقت حتى حصول الموظف على موافقة من عدمها ، ولذلك من الأفضل إعداد نموذج إلكترونى للتقدم بطلب الأجازات و الأذونات للإسراع من هذة العملية قدر المستطاع.
5- تحديث بيانات الموظفين
من أصغر إلى أكبر شركة تتعامل إدارة الموارد البشرية أو ما ينوب عنها مع أطنان من البيانات فى مناحى مختلفة و عند الحديث عن " تحديث بيانات الموظف " فمن أدرى من الموظف نفسه كى يقوم بهذا الأمر؟ و هكذا يمكن تحديث شبكة بيانات الموظفين باستمرار من خلال تطوير نظام إلكترونى يمكن للموظف من خلاله الدخول على حسابه الشخصى و تطوير بياناته على مسؤوليته الشخصية كلما تطلب الأمر .
الهدف من إسراع هذة العمليات الروتينية هى إفساح المجال أمام مسؤول الموارد البشرية للاهتمام بالأمور الأكثر أهمية بالنسبة للشركة و للموظفين أنفسهم مع تقاسم المسؤولية فى بعض الأحيان مع الموظف .
نص مترجم
رد مع اقتباس