الموضوع: عملية اتخاذ القرار خطوة خطوة

[RTL]خطوات اتخاذ القرار

المحتويات

أولا: تحديد المشكلة:
1-تشخيص المشكلة:
2-تحديد الهدف:
3-تحديد المحددات والقيود:
ثانيا: جمع وتحليل البيانات:
1-تحديد البيانات المطلوبة:
2-مواصفات البيانات:
3-مصادر البيانات:
4-صورة البيانات:
5-توقيت الحصول على البيانات:
6-معالجة البيانات:
ثالثا: تحديد البدائل:
رابعا: اختيار المعايير:
خامسا: اختيار البديل الأمثل
سادساً: التطبيق والمتابعة

يقوم متخذ القرار بعدة خطوات فى تسلسل محدد، يمكن خلاله أن يرتد من خطوة إلى خطوات سابقة إذا لزم الأمر من خلال آليات التغذية المرتدة للمعلومات لتصحيح هذه الخطوات للوصل إلى القرار الصائب الممكن تنفيذه فى الواقع




أولا: تحديد المشكلة:

1-تشخيص المشكلة:

· ولعل أحد أهم الخطوات هى التعرف على المشكلة، باستخدام المدخل التشخيصى لحل المشاكل للتفرقة بين أعراض المشكلة وأسبابها الحقيقية، ففى كثير من الأحيان يتخيل الشخصى الذى يعانى من أعراض ما أنها هى المشكلة وأن معالجة هذه الأعراض سيؤدى إلى زوال المشكلة، هو فى الواقع يستخدم المسكنات التى سرعان ما ترجع المشكلة إلى حالتها الأصلية.

2-تحديد الهدف:

· من أجل تعريف الهدف بدقة ووضوح يلزم قياسه كميا وربطه بزمن محدد، وفى حالة تعدد الأهداف يلزم أن توضع أولويات لها حتى يمكننا الحكم بموضوعية على البدائل المختلفة، وعموما من خلال الهدف يمكننا تحديد المعايير التى سيتم الحكم بها على البدائل فى خطوة لاحقة من عملية اتخاذ القرار.

3-تحديد المحددات والقيود:

· وهى المحددات والظروف التى سيتم حل المشكلة ومتخذ القرار تحت تأثيرها، وتم التعامل معها طبقا لطبيعتها، حيث يمكن لمتخذ القرار إما التغلب عليها أو الالتفاف حولها أو إزالتها تماما أو تحييد أثرها، أو إثبات عدم وجودها سوى فى مخيلة البعض وأنها مجرد حاجز ذهنى بحت، أو قد يمكنك من خلال التفكير الابتكارى قلبها لصالحك، وقد تكون مجرد عائق يلزم فقط توخى الحذر منه، أو أخيرا قد يلزم الأمر الانتظار حتى تزول هذه العوائق والمحددات.




ثانيا: جمع وتحليل البيانات:

1-تحديد البيانات المطلوبة:

· ولعل من أهم مواصفات البيانات الجيدة هى أن تتسم بالشمولية بحيث تحوى كافة جوانب المشكلة، حيث تؤدى البيانات الجزئية إلى حلول جزئية، كذلك فان دقة البيانات تؤدى إلى التحديد الدقيق للمشكلة.

2-مواصفات البيانات:

· ولعل من أهم مواصفات البيانات الجيدة هى أن تتسم بالشمولية بحيث تحوى كافة جوانب المشكلة، حيث تؤدى البيانات الجزئية إلى حلول جزئية، كذلك فان دقة البيانات تؤدى إلى التحديد الدقيق للمشكلة.

3-مصادر البيانات:

· يعد تحديد مصادر المعلومات من العناصر المهمة حيث يلاحظ احتمال تضارب فى المعلومات فى حالة تعدد المصادر ، لذلك فان إنشاء قواعد للبيانات تحدث أولا بأول يلغي أية احتمالات للتضارب أو للتعارض.

4-صورة البيانات:

· يلزم كذلك تحديد الصورة المناسبة للبيانات بحيث تتناسب مع طبيعة القرارات التى سيتم اتخاذها، وفى عمليات اتخاذ القرارات المستمرة خلال فترات زمنية طويلة نسبيان يلزمنا أن نققن صورة نمطية محددة متفق عليها تتناسب مع احتياجات اتخاذ القرار، بحيث يمكننا تقييم ومقارنة البيانات فى فترات زمنية مختلفة واستخراج النتائج المناسبة منها.

5-توقيت الحصول على البيانات:

· كما سبق أن ذكرنا فان توقيت اتخاذ القرار أصبح ذو أهمية قصوى الآن، وبالتالى فان الحصول على البيانات فى الوقت المناسب، بحيث تتاح الفرصة لإتمام بقية خطوات اتخاذ القرار على أساس سليم وفى التوقيت المناسب.

6-معالجة البيانات:

· ولا تقتصر معالجة البيانات على المعالجة الإلكترونية فقط ولكن قد تكون المعالجة بسيطة ويدوية أو قد تكون إعادة ترتيب لهذه البيانات أو تصنيفها لجعلها فى الصورة المناسبة لمتخذ القرار.
· ولعل المشكلة فى معالجة البينات هى أن البيانات بطبيعتها تاريخية (أى تعبر عن وقائع حدثت فى الماضى) بينما يصدر القرار لينفذ فى المستقبل وعلى ذلك فان المعالجة الجيدة للبيانات يجب أن تعطينا صورة للمستقبل فى ظل الظروف المستقبلية المتوقعة.

ثالثا: تحديد البدائل:

· وتعرف البدائل بأنها طرق الحل للوصول إلى الهدف المطلوب على أن تشمل تفصيليا كيفية التنفيذ العملى لها، وتشمل مرحلة جمع البدائل الخطوات التالية:
1. حصر كافة البدائل الممكنة لحل المشكلة.
2. صياغة البدائل بناء على المعلومات والبيانات التى تم تجميعها.
3. استكمال المعلومات والبيانات اللازمة لصياغة البدائل بالدقة والتفصيل المطلوبين.
4. تحديد النواتج والعواقب الناتجة عن كل بديل، سواء كانت عواقب إيجابية أو سلبية.

رابعا: اختيار المعايير:

· تنشأ المعايير أساسا من خلال الهدف الذى يتم تحديده لحل المشكلة وتنقسم المعايير عموما إلى الأنواع التالية:
1. معايير كمية (مثل الربح - التكلفة - عدد العملاء- نسبة التنفيذ ).
2. معايير كيفية وهو ما يسمى Success Criteria حيث يرتبط نجاح أى قرار بتحقيق اشتراطات أو ظروف محددة.
3. معايير شخصية، وهى مرتبطة بشخصية متخذ القرار (متفائل، متشائم، حذر)
4. خليط من كل أو بعض هذه المعايير وهو ما يحدث فى الواقع حيث تتم تحديد المعايير فى ضوء الهدف النهائى، حيث يتم ربطها بكميات محددة يقوم تنفيذها فى وقت محدد أو بظروف واشتراطات كيفية محددة، ويتغير الاختيار من هذه المعايير طبقا لشخصية متخذ القرار.

خامسا: اختيار البديل الأمثل

· ويجب أن نفرق فى عملية الاختيار بين البديل أو الحل الأمثل Optimum والبديل أو الحل الأقصى Maximum ، حيث يتميز الأول عن الثانى أنه يأخذ فى الاعتبار المحددات والظروف الواقية والفعلية للمشكلة، يأخذ أيضا المشكلة من كافة جوانبها لنحصل على حل شمولى للمشكلة ونتجنب الحلول الجزئية

سادساً: التطبيق والمتابعة

· ويندرج تحتها خطة التطبيق وإجراءات التنفيذ ومسئوليات الأشخاص المختلفة عن التنفيذ، وكيفية تقييم أثر القرار ومن المسئول عن ذلك ودرية المتابعة والآثار الجانبية للقرار،ومقاومة التغيير والخطط البديلة، فى حالة وجود أى عناصر غير متوقعة تعوق التطبيق.




إعداد وكتابة التقارير
المحتويات

أولاً: تعريف التقرير
ثانياً: أنواع التقارير
أ. من ناحية الزمن
ب. من ناحية الهدف
ج. من ناحية المحتوى
د. من ناحية الشكل
هـ. من ناحية التوجيه
ثالثاً: مواصفات التقرير الجيد
معايير الاتصال الجيد من خلال التقرير
1. المضمون
2. تنظيم التقرير
3. التماسك والترابط
4. الوضوح
5. الإيجاز
6. الصحة
7. الاكتمال
8. الواقعية
9. الاقناع
رابعاً: مراحل إعداد وكتابة التقارير
1. الإعداد والتحضر
2- البحث
3- تنظيم التقرير
4- الكتابة الأولية للتقرير
5- مراجعة للتقرير

أولاً: تعريف التقرير

هو وسيلة من وسائل الاتصال الكتابى لعرض موضوع بشكل منطقى ومنظم لقارئ مهتم بهدف أو احتياج معين من هذا الموضوع

ثانياً: أنواع التقارير

· من ناحية الزمن
· من ناحية الهدف
· من ناحية المحتوى
· من ناحية الشكل
· من ناحية التوجيه

أ. من ناحية الزمن

1- تقارير دورية

تتحدد دوريته طبقاً لما يلى:
· درجة حساسية الموضوع
· مدى الحاجة لاتخاذ اجراءات تصحيحية سريعة
· ارتباط الموضوع بتقارير أخرى لها دورية ثابتة
· المستوى الادارى الذى يرفع له التقرير واحتياجاته
· اللوائح والقوانين

2-تقارير غير دورية

· يرتبط صدورها بحدث معين (رصيد مخزون مثلا)
· أو عند حدوث حدث استثنائى (عطل مثلا)
· قد يكون التقرير دورياُ كما يصدر استثنائياً عند الحاجة

ب. من ناحية الهدف

1-تقارير المعلومات:

News Letter- Flyers	· الاخبارية
Fact Sheet	· معلومات حقائقية
Brochures	· النشرات الخاصة بالمنظمة
Institutional Reports	· كتيب تعريف بالمؤسسة
Capabilities Statement	· تقرير عن امكانيات المنظمة (يستخدم فى العروض)

2-تقارير الدراسات:

Investigation Report	· تقارير لتشخيص مشكلة
Proposal Type Report	· تقارير مقترحات أو عروض
Feasibility Studies	· تقارير دراسات الجدوى
Business Plan	· تقارير خطط تطوير المنظمة
Project Overview	· تقرير عن مشروع مقترح

3-تقارير تقييم الأداء :

Performance Appraisal Report	· التقرير السنوى لتقييم الأداء
· تقارير كفاءة أداء إدارة أو وحدة تنظيمية
Performance Indices Report	· تقرير مؤشرات الأداء
Feed back Report	· تقرير عن الآثار المترتبة على الأداء
Follow-up Report	· تقرير متابعة
Evaluation Report	· تقرير تقييم أداء
Achievements Report	· تقرير انجازات

4-تقارير المشروعات:

Project Overview	· الاطار العام للمشروع
Project Progress Report	· تقرير انجاز أو تطور الأداء
Project Final Report	· التقرير النهائى

ج. من ناحية المحتوى

Financial Reports	1. التقارير المالية والمحاسبية
Marketing Reports	2.تقارير التسويق
Organization Structure	3. تقرير الهيكل التنظيمى للشركة
Human Resources	4. تقرير القوى البشرية
Systems & Procedures	5. تقرير النظم والاجراءات
Activities Reports	6. تقارير الأنشطة (الصيانة- التشغيل- الأمن- الشئون الادارية…)

د. من ناحية الشكل

Descriptive Reports	1. تقارير وصفية
Forms	2.تقارير سابقة التصميم

هـ. من ناحية التوجيه

Internal Reports	1. تقارير داخلية
External Reports	2.تقارير خارجية

ثالثاً: مواصفات التقرير الجيد

· تجنب التكلف واستخدام الأسلوب الطبيعى
· التعبير الدقيق عن الأفكار
· سلامة ودقة البيانات التى يحويها التقرير
· عدم الخلط بين الرأي والحقيقة
· عدم الخلط بين السبب والنتيجة
· عدم التعميم على مجتمع اعتماداً على عينة غير ممثلة
· تضمين التقرير تحليلاً موضوعياً للبيانات
· عدم الخروج عن الموضوع والالتزام بالهدف
· تنظيم وعرض الأفكار بطريقة مسلسلة ومترابطة
· الاختيار الدقيق للكلمات والعبارات
· استعمال الأشكال والوسائل الإيضاحية
· عدم القفز مباشرة إلى النتائج
· أن يكون كاملاُ (ماذا- متى- أين كيف- كيف ولماذا؟)
· أن يكون محدد النتائج
· أن يكون أميناً- غير مغرض أو متحيز لوجهة نظر كاتبه

معايير الاتصال الجيد من خلال التقرير

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif[/IMG]

1. المضمون :

· تفهم العلاقة بين الكاتب والقارئ
· غرض التقرير
· أهمية التقرير
· الظروف التى أعد خلالها التقرير

2. تنظيم التقرير

	· تنظيم منطقى
	· عناوين رئيسة وفرعية مناسبة

3. التماسك والترابط

	· تسلسل منطقى (الموضوعات- الأفكار - الفقرات- الجمل)
	· تسلسل منطقى (أدلة وبراهين - نتائج- توصيات)
	· استعمال ألفاظ الارتباط والجمل والفقرات الانتقالية

4. الوضوح :

· تجنب المصطلحات أو اللغة الدارجة أو التعميم المبهم
· تأكيد الأفكار الرئيسية فى التقرير:
o وضع الأفكار الهامة فى الأماكن المناسبة لإبرازها
o تخصيص مساحة أكبر للأفكار الهامة
o استخدام المقارنات والأمثلة للتأكيد من خلال:
§ العلاقة بين فكرة مألوفة وفكرة جديدة
§ بيان التشابه بين فكرتين
§ بيان الاختلاف بين فكرتين

5. الإيجاز

· الاستغناء عن الكلمات والجمل التى لا تضيف شيئا إلى فهم القارئ
· حذف المعلومات الخارجة عن الموضوع
· الاستعانة بالرسومات والأشكال
· تحاشى التكرار

6. الصحة

· أقل أخطاء لغوية ونحوية
· الاختيار الصحيح للعناوين
· الترقيم الصحيح للرسومات والأشكال والصفحات والاحالة الصحيحة لها
· التأكد من صحة البيانات والمعلومات

7. الاكتمال

· الإجابة على كل التساؤلات المطروحة من خلال (ماذا؟- متى - من -أين- كيف - ولماذا؟

8. الواقعية

· استخدم الحقائق والبيانات
· حاول دائما أن تتعامل مع أعمال أو أنشطة ملموسة
· استخدم الأسلوب الذى يرسم صورة واقعية مكتملة عن الموضوع

9. الاقناع

· سرد الحقائق بأمانة ودون تحيز
· تفسير البينات بطريقة محايدة
· سرد الحقائق بأمانة ودون تحيز
· تفسير البيانات ومعالجة الحقائق بطريقة محايدة
· استخلاص النتائج على أساس منطقى
· ذكر الأسباب والحجج المنطقية التى تدل على رأى الكاتب
· تجنب المقارنات غير السليمة
· تجنب الاستعانة بأدلة متحيزة

رابعاً: مراحل إعداد وكتابة التقارير

. الإعداد والتحضر

أ- تحديد وتحليل القراء

· التعرف على قارئ التقرير:
o ما هى قائمة القراء لهذا التقرير
o من الذى سيقوم بقراءته بالفعل
· تحليل القراء:
o وظائفهم - خبراتهم - تعليمهم - اتجاهاتهم وميولهم
o ماذا يريد القارئ حقيقة من التقرير

تصنيف القراء
· أساسى: سيقوم بعمل أو باتخاذ قرار بناء على التقرير
· ثانوى: سيتأثر بالتقرير
· آخرون: يتلقون نسخة من التقرير لأسباب أخرى

بعض الافتراضات الخاطئة
· أن الشخص الموجه له التقرير هو القارئ الفعلى للتقرير
· أن القراء متخصصين فى موضوع التقرير
· أن القراء فى انتظار التقرير
· أن لدى القراء الوقت الكافى لقراءة التقرير بإمعان
· أن القراء لديهم فكرة عن الموقف أو تناقشوا سويا بخصوص الموضوع
· أن القراء وكاتب التقرير لهم نفس القيم التنظيمية

ب. الغرض من التقرير

· لتحديد المعايير الموضوعية اللازمة للحكم على البدائل والمقترحات المطروحة
· حتى تصبح النتائج والتوصيات ذات معنى ومتسقة مع المشكلة أو القضية المطروحة
الغرض من هذا التقرير هو (هدف الكاتب) من أجل (الهدف المطلوب من القارئ)

ج. نطاق التقرير

· لتحديد النطاق الزمنى - المكانى - الوظيفى للتقرير
· اتفاق القارئ والكاتب على ما سيغطيه التقرير
· عدم تطرق القارئ إلى موضوعات لا تتعلق بالنطاق المطلوب
· تأكد الكاتب من اكتمال تغطية موضوع التقرير

د. محددات التقرير

· القوانين واللوائح - الامكانيات المتاحة المادية والبشرية والمالية- الظروف المناخية والجغرافية - والطبوغرافية- المعتقدات والأعراف
· التأكد من امكانية تنفيذ الحلول المقترحة

2- البحث

أ. جمع وتحليل ومعالجة البيانات

· مصادر البيانات:
o أولية: حصر الوثائق أو المستندات - المقابلات- الملاحظة المباشرة
o ثانوية: الكتب والمراجع- الانترنت- التقارير الرسمية
· تحليل ومعالجة البيانات
o مقارنة: زمانية - مكانية - أو بمعايير
o تفسير: مع تحديد الظروف الموضوعية التى أدت لهذا الوضع
o تقدير أو توقع: بناء على ما تم فى الماضى والظروف المتوقعة فى المستقبل
o تجميع: حساب متوسطات أو معدلات أو مجاميع (فترة زمنية- مكان- مهنة - إدارة…9

ب. جمع وتحليل الحقائق

· من؟
o صفات جسمانية: الطول -الوزن- التوافق العضلى العصبى..
o صفات شخصية: الأمانة - القيادة - الاتجاهات ...
o صفات تاريخية: التعليم- الحالة الصحية- الوظيفة-
o صفات اجتماعية: الهوايات- الانشطة الاجتماعية والرياضية

· ماذا؟
o ما هو الحدث؟ ما هو تعريفه؟ ما هى أهميته؟ ما هو تاريخه؟
o ما هو تصنيفه؟ ومدى اختلافه أو تشابهه مع المجموعة التى تصنيفه بها؟
o ما هى مكوناته؟ وهل هو جزء من كل أكبر؟
o ما هى أسبابه؟ وما هى آثاره؟

· متى؟
o متى حدثت؟ وهل تحدث باستمرار؟
o متى حدثت قبل ذلك؟ ومتى ستحدث ثانيا؟
o لماذا حدثت فى المرات الأخرى؟ وما هى الظروف التى أدت إلى حدوثها؟
o ما الذى حدث قبل وبعد حدوثها؟
o ما الذى حدث أيضا عندما حدثت هذه المرة؟
o ما هى أوجه الاختلاف والتشابه مع المرات الأخرى؟
o ما هى أنسب الأوقات وأسوء الأوقات لحدوثها؟
o متى حدثت أول مرة وآخر مرة؟ وهل هناك صفات خاصة لهذه الأوقات؟
o كم استغرقت من الوقت؟

· أين؟
o ما هو المكان الفعلى (المباشر)؟ ما هو حجمه؟ وما هو شكله؟
o ما هى حدود المكان؟
o ما هى المنطقة الأكبر التى يتبعها هذا المكان؟
o هل له ارتباط أو أهمية معينة لدى العاملين؟
o ما هو تاريخ هذا المكان؟
o ما هى المناظر- الروائح الأصوات التى تصدر من المكان؟
o ما هو تأثير مستخدمى المكان؟
o لماذا؟ حدثت فى هذا المكان بالذات؟

· كيف؟
o كيف يمكن قياس نجاح تحقيق الحدث؟
o ما هى الاستعدادات- الامكانيات اللازمة لتحقيق الحدث ؟
o كيف تعمل الأجهزة والمعدات (الاشتراطات والتعليمات)؟
o ما هو تسلسل العمل؟ وما هى أهمية هذا التسلسل؟
o ما مدى صعوبة وخطورة العمل؟
o ما هى الأخطاء الشائعة عن تنفيذ هذا العمل؟
o مدى خبرة و تدريب العاملين على القيام بتنفيذ العمل؟

· لماذا؟
o لماذا حدثت؟ ولماذا لم يحدث شئ آخر؟
o كيف يمكننا التعرف على الأسباب الحقيقية؟
o ما هى الأسباب المهمة والأسباب الأقل أهمية؟
o ما هى الأسباب المباشرة والأسباب غير المباشرة؟
o ما هى الدوافع الكامنة وراء الحدث؟ ولماذا أدت للحدث؟
o ما هى الأهداف طولية وقصيرة الأجل؟
o لماذا اختيرت هذه الطريقة لتحقيق الهدف؟
o هل تم التوصل إلى هذه النتائج بالصدفة أم بطريقة مقصودة؟
o ما هى الظروف التى أدت للحدث؟ - وكيف كان يمكن منعها؟

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif[/IMG]

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image003.gif[/IMG]

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image004.gif[/IMG]

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image005.gif[/IMG]

- تنظيم التقرير

أ. اختيار الطريقة المثلى لطرح الموضوع

Method of Development

· متسلسل	Sequential
كما فى حالة التعليمات
· زمنى	Chronological
تسلسل العلاقات زمنياً
· مقارنة	Comparison
فى حالة فكرة جديدة
· التقسيم والتصنيف	Division & Classification
وصف معدة
· السبب والأثر	Cause & Effect
لتشخيص وحل المشاكل
· من العام إلى الخاص	General to specific
عند مناقشة نقطة محددة
· من الخاص إلى العام	Specific to General
لبناء قضيتك
· تسلسل طبقا للأهمية	Increasing or Decreasing order of Importance
· مزيج من هذه الطرق

ب. التخطيط التمهيدى للتقرير

Outlining

· تحديد الأقسام الرئيسية للتقرير: مقدمة - صلب التقرير... نتائج وتوصيات
· تحديد رؤوس الموضوعات فى كل جزء وتقسيمها إلى موضوعات ثانوية
· تحديد تسلسل الموضوعات والأفكار

ج. الشكل العام للتقرير

Formatting

· الهوامش
· المسافة بين الفقرات و المسافة بين السطور
· الحواشى
· ترقيم الصفحات
· العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية

د. الأشكال التوضيحية

Illustrations

· الرسومات البيانية
· خرائط التدفق
· الصور الفوتوغرافية
· الخرائط
· الرسومات الهندسية
· الرسومات التوضيحية

4- الكتابة الأولية للتقرير

أ. اختيار وجهة النظر
ب. تحديد الجمل الرئيسية
ج. كتابة الفقرات
د. اختيار العنوان
هـ - استخدام برنامج معالج الكلمات

5- مراجعة للتقرير

· الاكتمال والدقة
· الوضوح
· الايجاز
· الانسجام والاتساق بين مكوناته
· الانتقال أو التحول السهل وغير الفجائى بين الموضوعات
· التركيز على الموضوعات الأساسية
· ضبط سرعة ايقاع التقرير وعرض الأفكار
· التأكد من منطق التقرير
· تعريف المصطلحات الفنية والعلمية
· ازالة الغموض والالتباس
· الاختيار المناسب للكلمات
· تفادى استخدام الكليشهات
· احلال التعبيرات المجردة الى تعبيرات محددة ومعرفة
· تفادى المبنى للمجهول
· تحول من الكتابة السلبية الى النمط الايجابى
· استخدم اللهجة المناسبة
· تفادى الأخطاء اللغوية
· الشكل العام وتنظيم التقرير

القيادة وفرق العمل
المحتويات

القيادة

1- تعريف القيادة

2- وظائف القائد

3- مصادر القوة والنفوذ القيادى

4- شخصية القائد- القيادة الزعامية

5- القائد الفعال

6- أنماط القيادة

7- نظرية X ونظرية Y

8- مدرج مازلو

9- نافذة جوهارى

10- تقييم الأداء

القيادة

· تعريف القيادة
· وظائف القائد
· القائد والمدير - القيادة الإستراتيجية
· مصادر القوة والنفوذ القيادى
· شخصية القائد (نظرية السمات- القيادة الزعامية)
· القائد الفعال
· الأنماط القيادية

1- تعريف القيادة

· هى القدرة على التأثير على الأفراد، وتشكيل وغرس قيم واتجاهات ومعتقدات لديهم، وتوجيه سلوكهم بحيث يؤدى إلى زيادة التزام العاملين نحو رسالة المنظمة.
· هى قدرة الفرد على التأثير على الآخرين من أجل القيام بتنفيذ مهام محددة.
· هى التأثير على السلوك من أجل الوصول إلى أهداف معينة فى ظروف معينة

2- وظائف القائد

· احتياجات العمل (مهام وظيفية)
o المبادءة: اقتراح أفكار - تحديد المشاكل - اقتراح مداخل التعامل معها - اقتراح الحلول الممكنة
o الحصول على المعلومات وتزويد العاملين بالمعلومات
o يعلن الآراء
o يتعرف على الأفكار والنتائج
o ينسق بين الأنشطة
o يبلور الأفكار والمقترحات
o يختبر جدوى المقترحات وامكانية تطبيقها
o يقيم الانجاز ويحدد خطوات المتابعة
o يشخص المشاكل
· احتياجات الفرد
o معالجة مشكلات الأفراد
o تشجيع الأفراد
o تدعيم مكانة الفرد
o التعرف على امكانيات الفرد وحسن استغلالها
o تدريب الأفراد
· احتياج مجموعة العمل
o تشجيع مشاركة أفراد الفريق
o تنظيم هذه المشاركات (الكل يمكن أن يشارك)
o وضع المعايير
o حفز العاملين على الادلاء بآرائهم
o التعبير عن شعور المجموعة
o تقييم قرارات المجموعة بمقارنتها بالمعايير والأهداف الموضوعة
o التوسط وحل الخلافات فى وجهات النظر
o تقليل الضغوط وعوالم الشد بين أطراف المجموعة
· وظائف حديثة للقائد

Strategic Management & TQM	o بناء رؤية مشتركة (الإدارة الاستراتيجية- الجودة الشاملة)
Learning Organization	o المشاركة فى المنظمة التى تتعلم
Innovation	o الحث والتحفيز على الابتكار

3- مصادر القوة والنفوذ القيادى

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image006.jpg[/IMG]

4- شخصية القائد- القيادة الزعامية

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image007.jpg[/IMG]

5- القائد الفعال

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image008.jpg[/IMG]

Managerial Grid	· الشبكة الإدارية
Likert	· القائد الادارى
Path Goal Theory	· القيادة الموقفية (نظرية طريقة الوصول إلى الهدف)
Continuum of Leadership P101	· الأنماط المتصلة للقيادة
	· دورة الحياة العملية للمرؤوسين

- أنماط القيادة

Managerial Grid

· الشبكة الإدارية

o الموقف 1,1
§ اعتقاد المدير: يوجد تعارض بين احتياجات الأفراد واحتياجات العمل
§ اتخاذ القرار: لا يوجد
§ التوجيه: فى حالات الطوارئ فقط
§ الاتصال: أقل قدر ممكن وبطريقة رسمية وكتابة
o الموقف 1,9
§ اعتقاد المدير: يوجد تعارض بين احتياجات الأفراد واحتياجات العمل ويجب التضحية باحتياجات العاملين
§ اتخاذ القرار: بواسطة المدير فقط
§ التوجيه: من خلال الأوامر والتأكد من الالتزام بالأوامر على أساس فردى
§ الاتصال: محصورة فى تعليمات العمل
o الموقف 5,5
§ اعتقاد المدير: يوجد تعارض بين احتياجات الأفراد واحتياجات العمل ويمكن التضحية ببعض من كل منهما
§ اتخاذ القرار: يتخذ القرار بنفسه ولكن يحرص على قبول العاملين
§ التوجيه: يستخدم الاقناع والمنطق بطريقة شخصية- ويركز على المكافأة وليس العقاب
§ الاتصال: مزيح من الاتصالات الرسمية (صاعدة وهابطة) وغير الرسمية مع التركيز على المعلومات الايجابية
o الموقف 9,9
§ اعتقاد المدير: لا يوجد تعارض بين احتياجات الأفراد واحتياجات العمل فكل منهما، حيث يمكن (بل يجب) إشباع كل منهما
§ اتخاذ القرار: من خلال اجماع المدير والمرؤوسين- حيث نضمن التزام العاملين بتنفيذه
§ التوجيه: يقوم العاملين بعملية التوجيه والرقابة الذاتية (التركيز على المجموعات وليس على الأفراد
§ الاتصال: مفتوح - صريح - وموجه نحو حل المشاكل
o القيادة الموقفية

Directive Leader	§ قائد موجه
Supportive Leader	§ قائد مساند
Participative Leader	§ قائد مشارك
Achievement Oriented	§ قائد يسعى نحو الانجاز

Continuum of Leadership P101

· الأنماط المتصلة للقيادة

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image010.jpg[/IMG]

· العوامل المؤثرة فى الأنماط المتصلة فى القيادة
o قوى فى المدير
§ دوافع المدير
§ خبرات المدير وممارسته الإدارية
§ قدرته على الحكم على الأمور
§ مدى ثقته فى قدرة المرؤوسين على تحمل المسئولية
§ اتحهاته نحو دور المرؤوسين فى المشاركة فى اتخاذ القراراتS
o قوى فى المرؤوسين
§ الحاجات الأساسية والاجتماعية لكل منهم
§ قيم المرؤوسين
§ اتجاهات المرؤوسين نحو العمل ونحو المنظمة ونحو قيادته
§ خبرات وتدريب ومعلومات المرؤوسين
§ درجة حاجة المرؤوسين إلى الاستقلالية وتحمل المسئولية
§ درجة استعداد المرؤوسين للمشاركة فى اتخاذ القرارات
o قوى فى الموقف (البيئة التنظيمية)
§ المناخ التنظيمى (قيم -تقاليد- قواعد العمل)
§ الانتشار الجغرافى وعدد الوحدات وموقعها وحجمها
§ طبيعة المشكلات (تعقدها- نوعية المعلومات والخبرات اللازمة ومدى توفرها لدى المرؤوسين
§ عنصر الوقت والتوقيت المناسب لاتخاذ القرار
· القيادة الموقفية
o قوى فى الموقف (البيئة التنظيمية)
§ المناخ التنظيمى (قيم -تقاليد- قواعد العمل)
§ الانتشار الجغرافى وعدد الوحدات وموقعها وحجمها
§ طبيعة المشكلات (تعقدها- نوعية المعلومات والخبرات اللازمة ومدى توفرها لدى المرؤوسين
§ عنصر الوقت والتوقيت المناسب لاتخاذ القرار

7- نظرية X ونظرية Y

نظرية Y	نظرية X	العناصر
مجتهد- يحب العمل- نشط	كسول- لا يحب العمل	النظرة للعامل
مريح وطبيعى إذا كانت ظروف العمل مواتية "العمل مثل أى نشاط آخر"	غير مريح لمعظم الناس "شر لابد منه"	النظرة إلى العمل
لديهم رقابة ذاتيى من أجل تحقيق طموحهم	معظم الناس غير طموحين	الطموح
معظم الناس على مستوى المسئولية	معظم الناس ليسوا على مستوى المسئولية	تحمل المسئولية
كبيرة عند معظم الناس	ضعيفة عند معظم الناس	القدرة على الابتكار
فى مستويات أعلى (الانتماء - المكانة- وتحقيق الذات)	فى مستوى الحاجات الفسيولوجية والأمان	التحفيز
إشراف غير مباشر ورقابة ذاتية	إشراف مباشر ورقابة لصيقة	أسلوب التعامل والتوجيه

8- مدرج مازلو

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image011.gif[/IMG]

Harry Ingham & Joseph Launt

9- نافذة جوهارى

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image012.gif[/IMG]

- تقييم الأداء

Ranking	· الترتيب
Alternation Ranking	· الترتيب التبادلى
	· قائمة الصفات والتقديرات
امتياز ج ج ج م ض
4 3 2 1 0
Scale
Forced Distribution	· طريقة التوزيع الالزامى
· 15% 20% 30% 20% 15%

Forced Choice	· طريقة الاختيار الالزامى
	o متعاون فعال اقئد
Paired Comparison	· طريقة المقارنات الثنائية
Critical Events	· طريقة الأحداث الحرجة

مقدمة عن التخطيط

المحتويات

طبيعة التخطيط
أهمية التخطيط
مسئولية التخطيط

طبيعة التخطيط

· يعتبر التخطيط واحد من أهم المراحل فى العملية الإدارية حيث يمثل البداية والنهاية لهذه العملية، ويتميز التخطيط بطبيعة خاصة يجب أن يعيها كل مدير حتى يتأكد من قيامه بهذه الوظيفة على أكمل وجه:
· أن التخطيط فى الأساس يعتبر عمل ذهنى مستمر يجب أن يقوم به المدير لتحقيق الأهداف المحددة له.
· وهو يتضمن اختيارات مستقبلية وتحديد مسارات العمل اللازمة لتحقيق هذه الخيارات.
· ويمكن تلخيص التخطيط فى ثلاثة محاور رئيسية ألا وهى:
o تحديد الوضع الحالى.
o تحديد ما يجب أن يكون عليه الوضع فى المستقبل.
o تحديد ما الذى يجب عمله للوصول إلى الوضع المطلوب فى المستقبل.

أهمية التخطيط

وتتضح أهمية التخطيط بالنسبة لكل مدير نظراً لما يلى:
1. التخطيط يعمل على التقليل من عنصر عدم التأكد والمخاطرة فى المستقبل.
2. التخطيط باعتباره المرحلة الأول فى العملية الإدارية فإن نجاح المراحل الأخرى من تنظيم وتوجيه ورقابة يتوقف على جودة العملية التخطيطية.

مسئولية التخطيط

قد يثار فى بعض الأحيان تساؤل رئيسيى: مادام هناك إدارات للتخطيط فى كل شركة، فما هى مسئولية المدير عن عملية التخطيط؟ والجواب ما يلى:
· التخطيط مسئولية كل مدير ولكن حجم وخصائص التخطيط تختلف حسب المستوى الإدارى والسلطة الممنوحة للمدير.
· واجب كل مدير أن يفعل ما هو ضرورى لتحقيق الذى يخصه من الأهداف التنظيمية.
· ففى ضوء سلطاته والسياسة العامة فإن مسئولية المدير أن يخطط وأن يضع أهداف الأداء تفصيلياً ويقرر ما يجب عمله لإنجازها.
· إذا كبر حجم العمل وتعقدت العملية التخطيطية بحيث تتطلب جمع مستمر للبيانات ومعالجة كم كبير من المعلومات واستخدام الحاسبات على نطاق كبير، يقوم المدير بتقويض بعض من سلطاته لإدارة متخصصة لتساعده على أداء وظيفته التخطيطية، ولكن يظل القرار النهائى للمدير والمسئولية النهائية ترجع على المدير.

مراحل التخطيط

المحتويات

	المرحلة الأولى: تحديد الأهداف
	أولا: تحديد مجالات نشاط المنظمة
	ثانيا: تقييم الموقف الحالى
	ثالثاً: التوقعات الخاصة بالظروف المستقبلية
	رابعاً: وضع الأهداف
	المرحلة الثانية: التخطيط لإنجاز الأهداف
	أولاً: تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف
	ثانياً: تحديد تسلسل الأنشطة
	ثالثاً: تحديد توقيتات الأنشطة
	رابعاً: تحديد الموارد المطلوبة والموارد المتاحة وموازنة الموارد
	خامساً: تحديد تكامل الخطط
المرحلة الأولى: تحديد الأهداف

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image014.gif[/IMG]

ثانيا: تقييم الموقف الحالى

وهى تشمل ثلاثة مراحل رئيسية:

Performance Areas	· تحديد مجالات الأداء
يتم تحديد المجالات الرئيسية التى تعبر بطريقة شاملة وموضوعية عن أداء المنظمة.
Performance Standard	· تحديد معايير الأداء
يتم تحديد المقاييس المناسبة لكل مجال فى فترة زمنية محددة
Present Situation	· تقييم الأداء الحالى

لتقييم الموقف الحالى يتم مقارنة الأداء المحقق بأداء فى فترة سابقة (مقارنة زمانية) أو بوحدات أخرى (مقارنة مكانية) Benchmarking أو بمعدلات نمطية Norms or Standards

ثالثاً: التوقعات الخاصة بالظروف المستقبلية

للوصول إلى توقعات منطقية فى المستقبل، وعلى أسس عملية يجب الإجابة على التساؤلات التالية:
· ما هى الظروف المؤثرة على الأداء فى هذا المجال؟
· ما هى المعلومات التى نحتاجها لتحديد ما ستكون عليه هذه الظروف؟
· أين توجد هذه المعلومات (مصادرها)؟
· كيف يمكن الحصول على المعلومات التى تحتاجها؟
· ماذا تعنى هذه المعلومات (تفسيرها)؟

رابعاً: وضع الأهداف

يجب الالتزام بعدد من الاشتراطات المهمة عند وضع الأهداف:
· يجب أن توضع الأهداف فى شكل قابل للقياس
· يجب أن الهدف محدد بفترة زمنية محددة
· يجب أن يكون مثير للتحدى ويؤدى إلى تطوير ونقلة نوعية للأداء وأن يكون قابلاً للتحقيق
تعدد الأهداف قد يؤدى إلى تعارض بعض منها فى بعض الأحيان، لذا يجب تحديد الأهمية النسبية لكل هدف فى ضوء الأهداف العامة واستراتيجيات الشركة

المرحلة الثانية: التخطيط لإنجاز الأهداف

[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image016.gif[/IMG]

أولاً: تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف

النشاط هو عمل يستهلك وقت وجهد وموارد من أجل إنجاز هدف، والنشاط يجب أن يكون له بداية ونهاية محددتين، وللتأكد من أن هذه أنشطة التى تم اختيارها هى أنشطة فعلية تحقق الأهداف المطلوبة يلزمنا أن نسأل أنفسنا الأسئلة التالية:
· كيف يمكننا أن نتحقق أن هذا النشاط يتم تنفيذه؟
· هل يمكننا التعرف على أن هذا النشاط قد تم؟
· كيف يؤثر هذا النشاط فى على الأداء؟
· هل يساهم هذا النشاط فقط فى تحقيق هذا الهدف بعينه؟
وعموماً يتم تحديد الأنشطة التى يمكنها أن تحقق الأهداف فى ضوء الظروف المستقبلية وليست الظروف الحاضرة فقط، كذلك يلزم تحديد المسئوليات عن كل نشاط (إدارات - أقسام أشخاص).

ثانياً: تحديد تسلسل الأنشطة

ونلاحظ أن هناك العديد من علاقات التسلسل بين الأنشطة المختلفة مثل:
· نشاط يبدأ بعد انتهاء نشاط أو عدة أنشطة أخرى، إما مباشرة أو بعد فترة زمنية محددة، فمثلاً: تبدأ إجراءات قيد الشركة بعد الانتهاء من الموافقة على اعتمادها.
· نشاط يبدأ بعد بداية نشاط أو عدة أنشطة أخرى، إما مباشرة أو بعد فترة زمنية محددة، فمثلاً: إذا كنت أراجع على استمارات يتم استيفائها بواسطة زميل آخر، فبدلا من الانتظار لحين انتهاءه من كافة الاستمارات حتى أبدأ فى المراجعة يمكننى البدء فى المراجعة بعد انتهاءه من أول مجموعة من الاستمارات وليكن نصف ساعة مثلا.
· نشاط ينتهى بعد انتهاء نشاط أو عدة أنشطة أخرى، إما مباشرة أو بعد فترة زمنية محددة، فمثلاً: لا يمكننى الانتهاء من المراجعة قبل انتهاء الزميل الآخر من استيفاء كافة الاستمارات.
· نشاط يتم على التوازى مع نشاط أو أنشطة أخرى، فمثلا: يمكن لزميل توفير الموارد اللازمة لتنفيذ مهمة ما، بينما أقوم أنا بتدريب مجموعة العمل الموكل لها هذه المهمة.
ويتم تحديد تتابع الأنشطة فى شكل شبكة أنشطة، حيث سيتم التدريب على كيفية رسم الشبكة لاحقاً.

ثالثاً: تحديد توقيتات الأنشطة

يتم تقدير الوقت اللازم لتنفيذ كل نشاط وحساب أبكر وآخر وقت لبداية ونهاية كل نشاط ووقت الانتهاء من كل المهام وتحديد الأنشطة الحرجة، تحديد الأوقات الفائضة فى الأنشطة الأخرى.

رابعاً: تحديد الموارد المطلوبة والموارد المتاحة وموازنة الموارد

تشمل تحديد الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لإنجاز هذه الأهداف موزعة زمنياً بناء على توقيتات هذه الأنشطة، ثم المقارنة بين الموارد المطلوبة على مدار الفترات الزمنية المختلفة والموارد المتاحة فى نفس هذه الفترات، وبالتالى قد يظهر قصور فى الموارد المتاحة فى فترات زمنية معينة وفائض فى فترات زمنية أخرى، ومن ثم تصبح مهمة المدير الرئيسية هى إعادة جدولة وترتيب الأنشطة فى ضوء الموارد المتاحة وأهمية كل نشاط، واقتراح البدائل المختلفة فى التنفيذ.

خامساً: تحديد تكامل الخطط

حيث أن كل إدارة تعمل بالتنسيق مع الإدارات الأخرى فإن من أهم عناصر نجاح عملية التخطيط هو تكامل كل الخطط فى خطة شاملة تحوى كل الأنشطة والموارد المطلوبة بما يضمن التنسيق بينهم، وتضمن كفاءة عمل كل الأطراف.



[/RTL]

مجهود مشكور جزاك الله خيرا

موضوع قيم جزاك الله خيرا