الموضوع: كيفية اجراء التحليل الوظيفي

كيفية اجراء التحليل الوظيفي :
الخطوة الأولى : مراجعة وثائق الشركة :
الخطوة الأولى لتحليل الوظائف هى مراجعة جميع وثائق الشركة عن الوظيفة التى تريد كتابة وصف وظيفي جديد لها. ويشمل هذا التوصيف الوظيفي السابق (إن وجد) ، والإعلانات الصحفيه المتصلة بالوظيفة المذكورة ، وكتيبات التوظيف ، ونماذج التقييم.هذه الوثائق سوف تعطيك قاعدة بيانات تساعدك على الخروج بوصف جديد للوظيفه و متطلباتها.


الخطوة الثانية : البحث فى مصادر أخرى :
الخطوة التالية هي استعراض قائمه التوصيف الوظيفى لدى المنشآت الأخرى عن الوظائف المماثلة. قد تحتاج حتى الى قراءه كتاب يتضمن الوصف الوظيفي في المنشآت لتحديد المواصفات القياسية لشغل وظائف محددة مثل سكرتير مساعد تنفيذي ، محاسب ، كاتب ، وما إلى ذلك. استخدام هذه الموارد يساعدك فى الحصول على بعض الأفكار حول كيفية إختيار الكلمات المناسبه فى وصف الوظيفه ، و كيفية وضع قائمة بالحد الأدنى من المؤهلات.
الخطوه الثالثه : قراءه الإعلانات فى الصحف :
متابعه الإعلانات المنشوره لطلب الموظفين تعتبر مصدر جيد لمواصفات الموظفين لشغل مناصب محدده. يمكنك إقتباس صفه أو إثنين أو حتى جميعها إذا كانت تشكل إضافه حيويه لقائمه التوصيف الوظيفى لدى منشأتك. المهم أن تتناسب هذه المواصفات مع ما تقوم به منشأتك و لا تعتبر إضاف معطله للعمل أو لا تضيف جديد لقائمتك.
الخطوه الرابعه : الإستفاده من الإنترنت :
البحث عن المنشور على الإنترنت من إعلانات أو مقالات قد يفيدك فى وضع قائمه مواصفات هائله. المهم أن تناسب متطلبات العمل فى المنشأه.
الخطوة الخامسه : مقابلة الموظفين الذى يشغلوا هذا المنصب فى الوقت الحالى :
بعد أن أصبح لديك قائمة بالواجبات التي ترتبط عادة بالوظيفة موضع السؤال ، فإن الخطوة التالية هي مقابلة الموظف أو الموظفين ، الذين يشغلوا هذا المنصب. إسالهم ما الحد الأدنى الذى لديهم من المؤهلات المطلوبة لتلبية متطلبات النجاح في هذه المهمة ، ما هي المهام والواجبات الهامة التى يستتبعها العمل فى هذا المنصب عادة ، وما هى الواجبات التى قد تطلب من الموظف "حسب الحاجة",. بعد مقابلة الموظف سوف تحتاج أيضا إلى مقابلة المشرف أو المدير. اطلب من المدير أو المشرف أن يرد على نفس الأسئلة ، واسألهم أيضا إذا كانوا يتوقعون إضافة أو إزالة بعض الواجبات أو المسؤوليات على هذا المنصب في المستقبل القريب. كما يجب أضافه مواصفات وظيفه أخرى إذا كان من المخطط ضم وظيفتين في الأشهر القادمه , قد يكون هناك عدة مسؤوليات جديدة ستضاف لهذه الوظيفه قد لا يعرفها الموظف الحالى حتى الآن . إذا كانت هذه هي الحالة ، يجب عليك أيضا مقابلة الشخص الذي يحتل الوظيفه الأخرى حتى تضم واجباتها و مسئولياتها للاخرى فى قائمه المواصفات.


الخطوة السادسه : أطلب من الموظفين كتابه واجبات وظائفهم :
عندما تطلب من الموظفين كتابة الحد الأدنى من المؤهلات والواجبات المطلوبة ليتحقق النجاح في المنصب ، أكد عليهم أن يكتبوا فقط " الحد الأدنى" من المؤهلات والواجبات "الضرورية". على سبيل المثال ، الموظف الحالي في منصب المحاسب الأول لديه ماجستير في إدارة الأعمال ورخصة محاسب قانونى. ومع ذلك ، فإن الواجبات المطلوبة لأداء هذه المهمة بنجاح هى المهارات المحققه من خلال برنامج الماجستير في إدارة الأعمال ،أو المحاسبة المالية ، أو بعض المجالات المحاسبيه الأخرى ذات الصلة. لهذا الغرض يجب أن يشمل الوصف الوظيفي المؤهلات المذكورة فقط تحت درجة الماجستير في الأعمال المحاسبية والمالية أو في ميدان ذي صلة ولا يتطلب ترخيص محاسب قانونى . قد تحتاج أيضا ليشمل الوصف مؤهلات أخرى مقبولة من التعليم والخبرة في العمل. على سبيل المثال ان درجة الماجستير تساوي 5 سنوات خبرة في العمل ، ودرجة البكالوريوس تساوى 10 سنوات من الخبرة في العمل في نفس المجال مقابل التعليم العالي.


الخطوة السابعه : مراجعة المواصفات وتقليلها إلى الحد الأدنى من المتطلبات :
عند هذه النقطة من التحليل الوظيفي يكون لديك قدرا كبيرا من المعلومات التى جمعتها حول الوظيفة موضع تحليل. في هذه الخطوة سوف تحتاج إلى تجميع كل المعلومات الحيوية ، والتخلص من أي معلومات غير ضرورية. وينبغي تجميع المهام المتشابهه أو ذات صلة أيضا تحت عنوان واحد إذا كان ذلك ممكنا وعمليا. على سبيل المثال قد ذكر الموظف إن من واجباته اليوميه ما يلي : الذهاب الى مكتب البريد ، وتجهيز البريد الوارد والصادر ، والفرز وتسليم البريد إلى المكاتب المختصة. يمكن جمع هذه الواجبات تحت عنوان واحد هو "معالجة البريد." أثناء مراجعه قائمه الواجبات ، إلغى الواجبات المتكرره أو الاختيارية. على سبيل المثال قد يقوم الموظف الحالي تغطية عمل موظف غائب بسبب المرض أو إجازة. ومع ذلك ، تلاحظ أن المشرف لم يذكر هذا كواجب مطلوب لهذا المنصب ولذلك يجب حذفه من القائمة لأنه ليس من أساسيات مهام الموظف الذى يشغل الوظيفه , لكنه عمل إختيارى.
عند إنتهائك من هذه الخطوة يجب أن يكون لديك قائمة بالحد الأدنى من المؤهلات والواجبات المطلوبة لأداء العمل في الوظيفه موضع البحث.


الخطوة الثامنه : هل قيم الموظفين القائمة ؟
إعطاء الموظفين الذين يشغلوا الوظائف ومديريهم نسخة من القائمة التي وضعتها. اطلب منهم مراجعة القائمة للتأكد من أنها تغطي كافة المواصفات المطلوبة ، وجميع المؤهلات اللازمة لأداء هذه المهمة. اطلب منهم تقديم الملاحظات وإعاده القائمة مع اقتراحاتهم إليك فى تاريخ معين. (تأكد من إعطائهم كمية كافية من الوقت لاستكمال استعراضها والعودة إليك ، مع الأخذ في الاعتبار أن لديهم مسؤوليات العمل الأخرى ذات الصلة التى عليهم إنجازها. ومع ذلك ، ينبغي أن تحدد موعدا نهائيا ، لتجنب المماطلة وللتأكد من أنه يمكنك الحصول على التقييمات في الوقت المناسب.


الخطوة التاسعه : المراجعة وتقديمها للحصول على الموافقة النهائية :
يجب أن تراجع الملاحظات التى قدمها الموظفين قبل تقديمها لمدير شئون العاملين لإعتمادها. عندما يكون لديك المسوده النهائيه ، قدمها لمدير شئون العاملين للموافقة النهائية على قائمة التوصيف. بمجرد الموافقة عليها سوف تكون جاهزة لكتابة الوصف الرسمى للوظيفه وإعلانه للجميع .