كيف يمكن للمنظمة أن تقيس فعاليتها؟
هل ينبغى قياسها بمدى الربح اللذى تحققه ؟ سعر السهم؟ المكافآت التنفيذية؟
والحقيقة هى أنه يعتمد كليًا على الخطة الاستراتيجية الخاصة بك. والطريقة الوحيدة للإجابة على سؤال" كيف يمكن قياس التميز فى المؤسسة " هى أولًا تحديد الأهداف الطويلة والقصيرة المدى، لأن التمييز التنظيمى أو الفعالية يجب أن تقاس نسبة إلى ذلك.

ففى هذا المقال، سنغطى بعض النصائح لإعداد هذه الأهداف.وسنغطى أيضًا كيف تختار مؤشر يساعدك فى إظار ما إذا كانت مؤسستك فعالة فيما يتعلق بأهدافها الخاصة أم لا.


ليس استراتيجيًا أن تكون "الأفضل"فقط.
نحن كثيرًا مانسمع عن الشركات التى تقول أنها "الأفضل" فى مجالها. على الرغم من أن تكون الأفضل هدف جدير بالثناء، ولكن من الغموض جدًا اتخاذ خطوات ملموسة نحو الإنجاز. هذا شيء رائع بالنسبة لحيوية الشركة لكن لن تستطيع وضع خطة استراتيجية . وقياس الكفاءة التنظيمية. الحل هو توضيح ما تريد تحقيقه بطريقة قابلة للقياس

لذا، فالخطوة الأولى لتكون"الأفضل" هى تحديد الهدف. فهناك طريقة واحدة للقيام بذلك وهى تحديد ماهو السوق المستهدف الخاص بك .



أجب على الاسئلة التالية:
مالذى سيجعلنا مختلفين؟
ما اللذى يمككنا أن نكون أفضل فيه؟
لدينا شغف تجاه؟

ليس بالضرورة أن تكون العملية طويلة جدًا، فيمكن تلخيصها فى بيان هدف بسيط. على سبيل المثال، شركة متخصصة فى مجال الآلات قد يكون " هدفها هو تقديم أفضل الحلول الناسخة إلى 10,000 من الشركات الصغيرة والمتوسطة فى عاصمتنا الكبرى ونكون رقم واحد فى المبيعات".

وهذا يعطى العمل تركيزًا أكثر من "نريد أن نكون أفضل شركة لصنع الآلات فى المنطقة".الآن يمكنهم تقديم موقفهم الحالى فى سوق الأعمال الصغيرة والمتوسطة الحجم ووضع خطة إدارة التغيير ليكونوا رقم واحد فى المبيعات.

إن خطة إدارة التغيير لأى عمل تجارى هو خارطة للتغيير طويل الأجل، ويسرد الأهداف الرئيسية وتاريخ الإنتهاء المتوقع. ومن خلال هذه الخطة، تقوم الإدارات والأقسام بتنسيق إجرائتها ووضع مشاريع فرعية صغيرة لإنجاز الخطوات فى خطة اوسع نطاقًا على المدى القصير.

الآن بعد أن أصبح لديك أهداف طويلة وقصيرة الأجل، فقد حان وقت قياس فعالية المنظمة بمحاذاة تلك الأهداف. وهناك بالفعل نوعان من المؤشرات المُستخدمة للقيام بذلك.


مؤشر لاحق للحدث
تقيس هذه المؤشرات نتيجة الإجراءات السابقة.
تركز بعض الشركات على الربح فقط. فى حين أن الربح أو العائد على رأس المال هو مؤشر على مدى توزيع موارد المنظمة، فهو لا يقيس ما تقوم به المنظمة فى الوقت الحاضر.والمشكلة الناجمة عن الاعتماد فقط على هذا المؤشر لقياس الفعالية هو أن المؤشر يتآثر بالقرارات التى قد تكون تم اتخاذها من قبل سنوات ماضية - من قبل الإدارة السابقة أيضًا.


مؤشرات آخرى لاحقة للحدث
الربح
معدل دوران الجرد
النقود
سعر السهم
المشاريع\الاهداف التى تم إنجازها( يمكن أن يكون أيضًا مؤشرًا رئيسىًا، انظر التالى).
من المهم تتبع ذلك، ولكنها تظهر نتائج الماضى فقط وليس النتائج المستقبلية. لذلك، ستحتاج إلى المجموعة التالية من المؤشرات.



المؤشرات الرئيسية

فهى تقيس الإجراءات التى ستؤثر على فعالية المنظمة فى المستقبل.
على سبيل المثال، للحفاظ على رضا العملاء الحاليين، تحتاج إلى تنفيذ وظائف إدارة الحساب فى الوقت الحاضر والتى قد لا تعكس صافى مؤشر المروجين أو مبيعات لأسابيع أو أشهر عديدة، وينبغى تتبع أنشطة مثل دراسة استقصاء خدمة العملاء وبطاقة أعياد الميلاد البريدية وعروض الخصم الخاصة، حتى لو كان فقط لضمان تنفيذها.


ومن خلال قياسهم للكفاءة، يمكنك التنبؤ بالتميز المستقبلى. عندما تنخفض الأرقام الخاصة بالمؤشرات الرئيسية، يمكنك التأكد من أن المؤشرات الاحقة للحدث ستتراجع فى المستقبل القريب.

فى حين أن المؤشرات الاحقة للحدث يمكن أن تكون عامة جدًا( يتتبع الجميع الأرباح، على سبيل المثال)وعادة ما تكون المؤشرات الرئيسية مخصصة لدورك المحدد. قد تكون أمثلة المقاييس الرئيسية المحددة لفريق المبيعات:

فتح المكالمات
تحديد المواعيد
Pitches presented
قيمة الدولار من الصفقات المقترحة
إرسال خطابات الإحالة

من خلال قياس هذه المؤشرات الرئيسية ومعرفة مدى ارتباطها بالأداء المستقبلى( ينتج عن المزيد من المكالمات مبيعات وأرباح مستقبلية عالية)، وسيكون لدى مدير المبيعات فكرة جيدة عن مدى فعالية المنظمة فى الأسابيع أو الأشهر المقبلة ويمكن أن يتولى الإجراء إذا لزم الأمر.

وتندرج بعض القياسات تحت كلا من الفئتين.على سبيل المثال، قد يكون "عدد المؤشرات الرئيسية" مقياسًا فعالًا لقياس كفاءة إدارة واحدة، والمؤشر لاحق الحدث الذى نتج عن جهود وسائل التواصل الاجتماعى السابقة أو استراتيجيات تحسين محركات البحث. ومع ذلك، فإن عدد المؤشرات الرئيسية هو مؤشر رئيسى لحجم المبيعات. لذا فى هذه الحالة، يتناسب المقياس مع كلتا الفئتين.

ينطبق نفس الشىء مع المشاريع\الأهداف التى تم إنجازها. التى أدرجناها كمؤشر لاحق الحدث فى هذا القسم . ويمكن قياس الفعالية المستقبلية بما إذا كان قد تم إنجاز العديد من الأهداف والمشاريع أم لا.

كما ترون، يجب أن نفهم السياق النسبى للوظيفة التى يتم قياس كفائتها لقياس الفعالية. فالمنظمات التى تؤدى بشكل جيد تتعلم باستمرار استخدام قياسات الفعالية التى هى مزيج من المؤشرات الرئيسية والمؤشرات الاحقة للحدث ذات الصلة بنطاق شخص \إدارة\شركة معينة بأكملها. وينبغى أن يكون نظام الإدارة المصمم بشكل جيد بمثابة عملية تعلم مستمرة لوضع المؤشرات الرئيسية والمؤشرات الاحقة للحدث و إدارتها.



إن قياس الكفاءة والتخطيط أمرين مهمين ولكن الغرض الحقيقى منهم هو إشراك الأفراد.

لا تعنى القياس ولخطط شيئًا ما لم يقوم باستخدامها الأفراد. والغرض الحقيقى من القياس هو إشراك الأفراد فى الابتكار اللازم لتطويرهم. وأن ترفض الأشياء التى هى أقل أهمية. يجب أن تشجع عمليات إدارة الأداء الخاصة بك على تشكيل خطط وتدابير مدروسة اللتى تتواصل مع ماهو مهم وماهو ليس كذلك. والفعالية التنظيمية متأصلة فى الأفراد .ففى الفيديو التالى،" الخطط ليست شيئًا ولكن التخطيط هو كل شىء" يناقش غارى الغرض الحقيقى من الخطط وكيفية ربطها بالفعالية.