الفرق بين المُذكرة و الخطاب
و تستخدم المذكرة أو التي تُعرف باختصارا ( ميمو)،و هي مذكرة رسمية دقيقة، لإخبار أو توجيه أو تقديم المشورة للأعضاء داخل المنظمة نفسها. و بالرغم من أن الشركة تتعامل مع عدد من الأطراف الخارجية مثل العملاء و والموردين والوكالات الحكومية والصُناع والمجتمعات وغيرها التي تستخدم أداة مختلفة للتواصل تُعرف بـِ رسالة تجارية. تشير الرسالة إلى رسالة موجزة ترسلها الشركة إلى الشخص أو الكيان من الغرباءخارج المنظمة

وتحتاج الشركات الكبيرة إلى نظام فعال للاتصال بالمعلومات والرسائل على الفور داخل المنظمة وخارجها. و في هذا السياق، يعتبر الهاتف هو واحد من أسهل الطرق للتواصل الفوري، ولكن عندما يتعلق الأمر بالأدلة، وتعتبر الرسائل مكتوبة أفضل. و تشمل الوسائل المكتوبة المذكرات و الملاحظات و الحروف و التعاميم و الأوامرالتي تستخدمها المنظمة.

يحاول المقال المعروض أمامك تسليط الضوء على الفرق بين المذكرة والرسالة

المحتوى: مذكرة مقابل خطاب
رسم بياني للمقارنة
تعريف
الاختلافات الرئيسية
استنتاج

المقارنة
أساس المقارنة مذكرة خطاب
المعنى تشير المذكرة إلى رسالة قصيرة، مكتوبة بلهجة غير رسمية لتداول المعلومات داخل. و الخطاب هو نوع من التواص اللفظي، الذى يحتوي على رسالة مضغوطة ليتم إرسالها إلى الطرف الخارجي للمنظمة.
الطبيعة غير رسمية و موجزة رسمية و غنية بالمعلومات
متبادلة بين الإدارات والوحدات أو رؤساء المرؤوسين داخل المنظمة. بين منظمتين أو بين المنظمة و العميل
الطول قصيرة طويلة نسبيًا
التوقيع ليس مطلوبًا يتم توقيعه من قبل المُرسل
التواصل بين شخص لآشخاص كثيرين شخص لشخص
المحتوى استخدام مصطلحات و لغه خاصة بهم مع استخدام الضمائر الشخصية استخدام الكلمات البسيطة و الضمير الغائب


تعريف المذكرة
تعنى المذكرة ملاحظة أو سجل لأي استخدام في المستقبل. و هي رسالة قصيرة تستخدم كوسيلة للتواصل غير الرسمي داخل المنظمة لنقل المعلومات كتابةً. و يمكن أن يطلق عليها اسم "التواصل الداخلي" أو "مذكرة مكتب" أو "المراسلات بين الوكالات"، بدلا من "مذكرة".

والهدف الرئيسي من المذكرات هو نشر سياسات الأعمال التجارية و الإجراءات أو الأعمال الرسمية ذات الصلة. و تكون المذكرة مكتوبة فى نطاق منظور الجميع و يمكن أن تخدم أغراض مختلفة مثل نقل الأخبار و الاتجاهات و المعلومات إلى العديد من المُستلمين، و دعوة الناس إلى العمل أو الاجتماع.

يمكن للمرء أن يستخدم لهجة غير رسمية والضمائر الشخصية في المذكرة. ليس هناك شرط لاستخدام التحية أو عبارات ختامية.

تعريف الخطاب

يمكن تعريف خطاب الأعمال على أنه شكل من أشكال الرسائل المكتوبة، الذى يحتوي على رسالة طويلة موجهة إلى طرف خارج المنظمة، أي المورد أو العميل أو الشركة المصُنعة . و يبدأ بالتحية المكتوبة بصيغة مهنية باستخدام ضمير الغائب ولها وثيقة تكميلية مع توقيع المُرسل.

تلعب العلاقة بين المرسل والمستقبل دورا هاما في تحديد النمط العام الذي يتم فيه صياغة الخطاب. و هي تُستخدم لعدد من الأسباب مثل طلب المعلومات أو التغذية المرتدة، و وضع النظام و تقديم الشكاوى أو المظالم والاستفسار عن شيء أو متابعة شىء.

تتم طباعة الرسالة أو كتابتها على ورق، الذي يحتوي على تفاصيل الشركة مثل الاسم و العنوان و الشعار، وما إلى ذلك. كما أن خطابات الأعمال هي دليل لكلا الطرفين المعنيين، لذلك يجب أن تكون مهذبة و منسقة للحصول على استجابة فورية.

الاختلافات الرئيسية بين المذكرة و الخطاب
توضح النقاط التالية الفروق الرئيسية بين المذكرة و الخطاب:
1- يمكن تعريف المذكرة على أنها رسالة قصيرة مكتوبة بشكل غير رسمي لتوصيل بعض المعلومات لأعضاء المنظمة. يمكن تعريف الخطاب على أنه وسيلة للتواصل الشفهي تحتوي على رسالة موجزة موجهة إلى طرف خارج الشركة.
2- تستخدم المذكرة نغمة غير رسمية و هي مباشرة إلى الموضوع المعنى.و على الجانب الآخر، الخطاب وسيلة رسمية جدا و تحتوي على الكثير من المعلومات.
3- إن استخدام المذكرة استخدام "داخلي" للمنظمة، بمعنى أنه يتم تبادلها بين إدارتين أو وحدتين أو إرسالها من قبل المدير لإبلاغ المرؤوسين. و في مقابل ذلك، يكون استخدام الخطاب استخدام خارجى، حيث يتم تبادله بين منظمتين أو بين الشركة و العميل.
4- عندما يتعلق الأمر بالطول، و الخطاب أطول بالمقارنة مع المذكرة.
5- ليس هناك ضرورة للتوقيع على المذكرة، كما يتم استخدامه داخل المنظمة. ومع ذلك، يحتاج الخطاب إلى توقيع من قبل المُرسل.
6- يتم كتابة المذكرات لإعلام و إخبار قسم أو عدد من الموظفين على مسألة معينة، لذلك هو عادة يتم كتابته من شخص إلى جميع الأشخاص، مثل التواصل الجماعي. وخلافا لذلك، فإن الخطابات موجهة إلى طرف معين أو عميل معين، لذلك هو شكل واحد من أشكال التواصل بين الأشخاص.
7- و تُستخدم المصطلحات التقنية و الضمائر الشخصية في كتابة المذكرات، وخلافا لذلك، تتجنب الخطابات استخدام المصطلحات التقنية والمصطلحات صعبة الفهم. وعلاوة على ذلك، يتم كتابة الخطابات فى صيغة الضمير الغائب.

استنتاج
إن المذكرة هي أداة أساسية للتواصل، والتى تُستخدم لنقل معلومات معينة لكثير من الأفراد العاملين في نفس المنظمة. لديها دور كبير للعب في تسجيل الأنشطة التجارية اليومية، و يمكن استخدامها للرجوع إليها في المستقبل.

و في المقابل، تعتبر الخطابات أفضل طريقة للتواصل المكتوب، و التي يمكن استخدامها لإعطاء أو طلب معلومات من / إلى طرف خارجي. فإنه يساعد على إقناع المتلقي، للقيام بما نصة الكاتب.

..