النتائج 1 إلى 1 من 1

الموضوع: الجدولة الفعالة للوقت

#1
الصورة الرمزية محمد أحمد إسماعيل
محمد أحمد إسماعيل غير متواجد حالياً المشرف العام
نبذه عن الكاتب
 
البلد
مصر
مجال العمل
أعمال ادارية
المشاركات
7,346

الجدولة الفعالة للوقت

الجدولة الفعالة
هل تحقق الإستفادة القصوى من وقتك؟
إنه نهاية يوم عمل مزدحم أخر، وعلى الرغم من أنك وصلت المكتب مبكرًا وغادرت في وقت متأخر، فإنك لا تشعر كما لو كنت قد أنجزت أي شيء مهم.
من السهل جدًا حدوث ذلك. في مواجهة الاجتماعات التي لا نهاية لها، والانقطاع المتكرر، والمهام العاجلة في اللحظة الأخيرة، يمكنك أن تكون مشغولاً طوال اليوم دون تحقيق أي تقدم في المشاريع والأهداف ذات الأولوية العالية.
لهذا من المهم معرفة كيفية جدولة وقتك بشكل صحيح. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على الخطوات التي يمكنك اتخاذها للقيام بذلك، مما يجعل الوقت مناسبًا للعمل الذي يهم بالفعل، بينما لا نزال نترك الوقت للتطوير الشخصي والعائلة والأصدقاء.
أهمية الجدولة
الجدولة هي فن تخطيط أنشطتك بحيث يمكنك تحقيق أهدافك وأولوياتك في الوقت المتاح لديك. و عندما يتم ذلك بشكل فعَّال، فإنه يساعدك على:
• فهم ما يمكنك تحقيقه بواقعية في وقتك.
• التأكد من وجود ما يكفي من الوقت للمهام الأساسية.
• إضافة وقت طوارئ للأشياء "غير المتوقعة".
• تجنب تولي أكثر مما تستطيع التعامل معه.
• العمل بثبات نحو أهدافك الشخصية والمهنية.
• امتلاك وقت كافي للعائلة والأصدقاء وممارسة الرياضة والهوايات.
• تحقيق توازن جيد بين العمل والحياة.
الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا شراؤه، لكننا غالبًا ما نضيعه أو نستخدمه بشكل غير فعال. تساعدك الجدولة على التفكير في ما تريد تحقيقه في يوم أو أسبوع أو شهر، وتبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.
كيفية جدولة وقتك
حدد وقتًا منتظمًا للقيام بالجدولة - في بداية كل أسبوع أو شهر، على سبيل المثال.
هناك عدد من الأدوات المختلفة للاختيار من بينها. طريقة بسيطة وسهلة للحفاظ على الجدول الزمني هو استخدام القلم والورقة ، وتنظيم وقتك باستخدام مخطط أسبوعي.
يمكنك أيضًا استخدام التطبيقات والبرامج مثل Google Calendar® و MS Outlook® و Business Calendar. اختر أداة جدولة تناسب حالتك، والبنية الحالية لعملك، وذوقك الشخصي، وميزانيتك.
أهم شيء عند اختيار مخططك هو أنه يتيح لك إدخال البيانات بسهولة، ويسمح لك بعرض فترة زمنية مناسبة (اليوم / الأسبوع / الشهر) في مستوى التفاصيل التي تحتاجها.
بمجرد أن تقرر الأداة التي تريد استخدامها، قم بإعداد جدولك بالطريقة التالية:
الخطوة 1: تحديد الوقت المتاح
ابدأ بتأسيس الوقت الذي تريد توفيره لعملك.
ومدى الوقت الذي تقضيه في العمل يجب أن يعكس تصميم وظيفتك وأهدافك الشخصية في الحياة.
على سبيل المثال، إذا كنت تحث على الترقية، فقد يكون من الحكمة العمل بعد الساعات العادية كل يوم لإظهار تفانيك.و من ناحية أخرى، إذا كنت تريد أن يكون لديك متسع من الوقت لأنشطة خارج العمل، فقد تقرر القيام بساعات العمل الخاصة بك وليس أكثر.
الخطوة 2: جدولة الإجراءات الأساسية
بعد ذلك، قم بتخطيط الإجراءات التي يجب عليك اتخاذها للقيام بعمل جيد. فهذه غالبًا ما تكون الأشياء التي يتم تقييمك مقابلها.
على سبيل المثال، إذا كنت تدير أشخاصًا، فتأكد من توفر الوقت الكافي للتعامل مع المشكلات الشخصية لأعضاء الفريق، والتدريب، واحتياجات الإشراف. أيضًا، إتاحة الوقت للتواصل مع رئيسك والأشخاص الرئيسيين من حولك.
الخطوة 3: قم بجدولة الأنشطة ذات الأولوية العالية
قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك، وجدولتها في الأنشطة ذات الأولوية العالية والعاجلة، بالإضافة إلى مهام الصيانة الأساسية التي لا يمكن تفويضها أو تجنبها.
حاول ترتيب تلك المهام للأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية - على سبيل المثال، بعض الأشخاص في أقصى درجات النشاط والكفاءة في الصباح، بينما يركز البعض الآخر بشكل أكثر فعالية في فترة ما بعد الظهر أو المساء. (إن مقالتنا "هل هذه مهمة صباحية" يمكن أن تساعدك في تحديد أفضل الأوقات في اليوم.)
الخطوة 4: جدولة الوقت للطوارئ
بعد ذلك، حدد بعض الوقت الإضافي للتعامل مع الحالات الطارئة. ستخبرك الخبرة عن الكمية التي تسمح بها - بشكل عام، كلما كانت وظيفتك غير قابلة للتنبؤ، كلما زاد وقت الاحتياج الذي ستحتاج إليه. (إذا لم تقم بجدولة هذا الوقت، فستستمر حالات الطوارئ وستنتهي بالعمل في وقت متأخر).
فالانقطاعات المتكررة يمكن أن تأكل وقتك. و تعلم كيفية إدارتها يمكن أن يقلل من مقدار وقت الطوارئ الذي تحتاج إلى تخصيصه. وسيكون من الصعب التنبؤ ببعض الانقطاعات، لكن ترك بعض المساحة المفتوحة في جدولك يمنحك المرونة التي تحتاجها لإعادة ترتيب المهام والرد على المشكلات الهامة عند ظهورها.
الخطوة 5: جدولة الزمن التقديري
المساحة التي تركتها في مخططك هي "الوقت التقديري": الوقت المتاح لتقديم أولوياتك وتحقيق أهدافك. قم بمراجعة قائمة المهام والأهداف الشخصية ذات الأولوية، وقم بتقييم الوقت الذي تحتاجه لتحقيقهم، وقم بجدولتهم.
الخطوة 6: قم بتحليل أنشطتك
إذا وجدت، عند وصولك إلى الخطوة الخامسة، أن لديك وقتًا تقديريًا قليلًا أو معدومًا، فأنت بحاجة إلى الرجوع من خلال الخطوات الثانية والثالثة والرابعة، والتساؤل عما إذا كانت جميع المهام التي أدخلتها ضرورية للغاية. قد يكون من الممكن تفويض بعض الأشياء أو معالجتها بطريقة أكثر فعالية من حيث الوقت.
و تعد واحدة من أهم الطرق التي يمكنك من خلالها بناء النجاح هي تعظيم الإستفادة التي يمكنك تحقيقها مع وقتك. زيادة حجم العمل الذي يمكنك إنجازه من خلال تفويض الآخرين، أو الاستعانة بمصادر خارجية، أو استخدام التكنولوجيا لآلية أكبر قدر ممكن من عملك. و هذا سوف يحررك لتحقيق أهدافك.
إذا وجدت أن الوقت التقديري الخاص بك لا يزال محدودًا، فقد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن عبء العمل الخاص بك أو طلب المساعدة. استخدم جدولك المعد سلفًا كدليل على التزاماتك الثقيلة. هذا يوضح لرئيسك في العمل مدى تنظيمك الجيد، وقد يجعله أكثر تقبلاً لطلبك!



النقاط الرئيسية
الجدولة هي العملية التي تخطط من خلالها لكيفية استخدام وقتك. يمكن القيام بذلك بشكل جيد زيادة الفعالية والحد من مستويات التوتر لديك.
اتبع هذه العملية ذات الست خطوات لإعداد جدولك:
1. حدد الوقت المتاح لديك.
2. خطط المهام الأساسية التي يجب عليك القيام بها للنجاح في وظيفتك.
3. قم بجدولة المهام العاجلة ذات الأولوية العالية وأنشطة "التدبير المنزلي" الحيوية.
4. حدد الوقت المناسب للطوارئ للتعامل مع الأحداث و الانقطاعات غير المتوقعة.
5. قم بجدولة الأنشطة التي تتناول أولوياتك وأهدافك الشخصية في الوقت المتبقي.
6. قم بتحليل الأنشطة الخاصة بك لتحديد المهام التي يمكن تفويضها، أو الاستعانة بمصادر خارجية.
من المهم أن الجدول الزمني الخاص بك يوفر الوقت لتحقيق أهدافك المهنية والشخصية. إذا كان لديك القليل من الوقت التقديري أو بدونه عند وصولك إلى الخطوة الخامسة، قم بإعادة بمراجعة المهام الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان يمكنك القيام بها بشكل مختلف - وإلا، فسوف تعاني من عدم التوازن بين الحياة و العمل.
التعديل الأخير تم بواسطة محمد أحمد إسماعيل ; 26/2/2019 الساعة 16:53
استشارات :
- الهياكل التنظيمية
- الوصف الوظيفي
- اللوائح الداخلية للموارد البشرية
https://www.facebook.com/hrdiscussion
https://twitter.com/hrdiscussion

إقرأ أيضا...
مهارة الجدولة الفعالة ودورها في ادارة الوقت بفعالية

الجدولة الفعالة التخطيط لتحقيق استخدام أفضل لوقتك هل تستفيد جيدًا من وقتك؟ فى نهاية يوم عمل مزدحم آخر، و على الرغم من أنك دخلت المكتب مبكرًا و غادرت في وقت متأخر ، لا تشعر أنك قد... (مشاركات: 0)


الإدارة الفعالة للوقت وضغوط العمل

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته اهدي لكم كتاب الإدارة الفعالة للوقت وضغوط العمل وامل من الله تعالى أن يستفيد الجميع من هذا الكتاب المتواضع (مشاركات: 0)


استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت - عرض تقديمي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته مرفق لكم عرض تقديمي عن استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت مع خالص تحياتي (مشاركات: 12)


تحديات الإدارة الفعالة للوقت - المفاهيم الأساسية

المادة المقدمة فى العرض المرفق تم تجميعها من مصادر (مراجع) متعددة، ثم تلخيصها وإعادة ضياغتها وتصميمها بطريقة تسهل على القارىء متابعتها وفهمها. والله الموفق. (مشاركات: 2)


تحديات الإدارة الفعالة للوقت - المفاهيم الأساسية

تحديات الإدارة الفعالة للوقت - المفاهيم الأساسية (مشاركات: 0)


دورات تدريبية نرشحها لك

برنامج التأهيل لشهادة محترف إدارة الجودة CQE

برنامج يساعدك على تحقيق التميز في مجال الجودة وإدارة العمليات. سيمكنك هذا البرنامج من اكتساب المهارات اللازمة لتطبيق أفضل معايير الجودة وتحليل المشكلات لتحقيق الكفاءة التشغيلية. مع CQE، ستتحول إلى خبير قادر على تحسين الأداء المؤسسي وضمان الامتثال للمعايير العالمية. وستكون مؤهلا لاجتياز اختبار الجمعية الأمريكية للجودة ASQ


دبلومة الموارد البشرية وقانون العمل المصري الجديد 2025

دبلومة تدريبيّة شاملة ومتكاملة مصممة لتزويد المشاركين بالمهارات العملية والمعرفة الأكاديمية اللازمة للتفوق في مجال إدارة الموارد البشرية، مع التركيز على التطبيقات القانونية والتنظيمية الخاصة بسوق العمل المصري. يتم تقديم هذه الدبلومة في عدد من المحاور المتخصصة في إدارة الموارد البشرية وقانون العمل المصري وأنظمة التأمينات الاجتماعية. كما تهدف الدبلومة إلى تمكين المشاركين من فهم عميق لأسس وأساسيات إدارة رأس المال البشري، بالإضافة إلى تعزيز قدرتهم على التعامل مع القوانين والإجراءات التي تحكم علاقات العمل والتأمينات الاجتماعية. ما يميز هذه الدبلومة هو تركيزها على الجانب التطبيقي، حيث سيتم تقديم دراسات حالة واقعية ومناقشة مشكلات عملية لتطوير مهارات اتخاذ القرار وحل المشكلات.


دورة التخطيط الاستراتيجي باستخدام بطاقة الاداء المتوازن

كورس تدريبي متطور في التخطيط الاستراتيجي باستخدام بطاقة الاداء المتوازن والخرائط الاستراتيجية، وهي نظام قياس أداء يهدف إلى تمكين المؤسسة من تقييم الأداء على نحو متكامل


دبلومة التأهيل لاجتياز اختبار Network+

تم تصميم هذه الدورة لتزويد المشاركين بالمعرفة الأساسية والمهارات العملية اللازمة لفهم تصميم الشبكات، تكوينها، وصيانتها. تتوافق الدورة مع أهداف شهادة CompTIA Network+ وتجمع الدورة بين المفاهيم النظرية والتمارين العملية لإعداد المشاركين لاجتياز امتحان الشهادة والتعامل مع مهام إدارة الشبكات في الواقع العملي.


دورة اعداد مدير الانتاج في المنشآت الصناعية

برنامج تدريبي متخصص يهدف لمساعدة مديري الانتاج في المنشآت الصناعية للتعرف على الفرق بين ادارة العمليات والانتاج والصيانة، والتركيز على شرح مودل SIPOC، وكيفية معرفة حجم الطلب على الانتاج وما هي ادوات التخطيط الزمني للانتاج، وذلك يتعلم المشاركين تخطيط الاحتياجات الخاصة بالخامات والمكونات والتعرف على ادوات الانتاج الرشيق واهم مؤشرات قياس الاداء والكفاءة.


أحدث الملفات والنماذج