تهانينا، أنت الآن المدير التنفيذي الجديد لمنظمة غير ربحية. إن أحد أكثر الأمور صعوبة التي يتعين عليك القيام بها هو "إدارة" العمل بشكل فعَّال والعمل بشكل جيد مع مجلس الإدارة الخاصة بك. كمدير تنفيذي، من المهم للغاية تحديد النغمة الصحيحة منذ البداية وتحقيق التوازن الذي سيسمح لك بالقيام بعملك والتعاون بشكل مثمر مع مجلس إدارتك بما يخدم مصلحة جمعيتك الخيرية.
أولاً، من المهم فهم دور مجلسك غير الربحي. المهام الأكثر أهمية للمجلس هي ما يلي:
• ضمان الإستكمال غير الربحي للتخطيط الاستراتيجي والتنظيمي وتطوير السياسات حسب الضرورة.
• اختيار ومراقبة أداء المدير التنفيذي.
• ضمان أن المنظمة لديها الموارد اللازمة للوفاء بمهمتها.
• مراقبة برنامج وخدمات غير هادفة للربح.
• ضمان الامتثال القانوني والإستئماني وأفضل الممارسات.
على الرغم من أن المديرين التنفيذيين الجدد و الذين يعملون لأول مرة يواجهون في بعض الأحيان تحديًا في إدارة مجلس إدارتها. هذا الافتقار إلى الخبرة في الشراكة مع مجلس الإدارة باعتباره المسئول الرئيسي عن غير ربحية في كثير من الأحيان يؤدي إلى اختلال وظيفي وإدارة جزئية من قبل المجلس، مما يخلق المزيد من التحديات والتوترات داخل المنظمة.
من أجل تجنب المشاكل من البداية، العمل بشكل وثيق مع رئيس مجلس الإدارة والقادة الرئيسيين الآخرين في المجلس لضمان النجاح باستخدام بعض الخطوات التالية:
- الأدوار والمسئوليات المكتوبة (Written Roles and Responsibilities)- ضع وثيقة موجزة تحدد بوضوح أدوار ومسئوليات مجلس الإدارة ومسئوليات المدير التنفيذي. سيوفر هذا معايير وحدود محددة بحيث يفهم كل اللاعبين و الموظفين الرئيسيين وظائفهم الخاصة.
- توثيق الخطط الإستراتيجية والتنظيمية وخطط العمل (Document strategic, organizational and work plans) - لكي يتمكن مجلس الإدارة من رصد التقدم، يحتاج إلى وثائق تحدد أين تذهب المؤسسات غير الربحية والمعايير التي تستخدمها لتحقيق النجاح. يمكن تطوير التخطيط التنظيمي وتخطيط العمل من قبل الموظفين واعتماده من قبل مجلس الإدارة. و يختلف التخطيط الاستراتيجي وينطوي على تطويره من قبل مجلس الإدارة، بالتعاون مع الموظفين، منذ بداية العملية.
- توفير مواد مجلس الإدارة قبل الاجتماعات (Provide board material in advance of meetings)- في بعض الأحيان تلعب المجالس دور أكبر مما ينبغي عندما يعتقدون وجود فراغ فيما يتعلق بالعمل الذي يتعين القيام به. بصفته مديرًا تنفيذيًا، يعمل عن كثب لتطوير اجتماعات مجلس الإدارة الفعالة، والتواصل عن كثب مع المؤثرين في المجلس وتقديم جميع المواد ذات الصلة (على سبيل المثال، جداول الأعمال، وكتب المجلس والمعلومات) قبل 7-10 أيام على الأقل من أي اجتماع لمجلس الإدارة.
- استخدام مسئول التسهيل أو المستشار (Use a facilitator)- عندما تكون هناك قضايا حرجة ومعقولة أمام مجلس الإدارة، قم بتوظيف مستشار خارجي للمساعدة في تسهيل المناقشات المثمرة. يمكن للمديرين التنفيذيين أن يكونوا أنبياء في أراضيهم الخاصة، ومن خلال التعاقد مع طرف ثالث غير متحيز للعمل خلال النقاط الأساسية في الوقت (على سبيل المثال التخطيط الاستراتيجي، تراجع مجلس الإدارة)، يمكن للمنظمات إدارة الأعمال الهامة بفعالية.
بشكل عام، ستساعد هذه الاستراتيجيات في الحفاظ على مجلس إدارة غير ربحي يركز على مسئوليات الإشراف وسيتيح لك، كمدير تنفيذي، المرونة التي تحتاج إليها لإدارة العملية اليومية.
رد مع اقتباس