الموضوع: سبع خطوات لحل المشكلات بطريقة فعالة في بيئة العمل

حل المشكلات واتخاذ القرارت. اسأل أي شخص في بيئة العمل عما إذا كانت هذه الأنشطة جزءًا من يومهم و أجابوا بـ "نعم!" و لكن كم منا تلقى تدريبات على حل المشكلات؟ نحن نعلم أنه عنصر حاسم في عملنا ، لكن هل نعرف كيف نفعل ذلك بفعالية؟

يميل الأشخاص إلى القيام بثلاثة أشياء عند مواجهة مشكلة ما: الشعور بالخوف أو عدم الارتياح و الرغبة فى أن تزول المشكلة ؛ الشعور بأنه يتعين عليهم التوصل إلى حلول و يجب أن تكون الحلول مناسبة و البحث عن شخص لإلقاء اللوم عليه. إن مواجهتك للمشكلة فى حد ذاته مشكلة. و هذه مشكلة لأنه، في الواقع ، ستكون هناك دائمًا مشكلات!

هناك سببان وراء رغبتنا فى النظر إلى المشكلة على أنها مشكلة: يجب حلها و لست متأكداً من كيفية العثور على أفضل حل ، و من المحتمل أن تكون هناك تعارضات حول ماهية الحل الأفضل. يميل معظمنا إلى أن يكون "نافر للصراع". لا نشعر بالراحة في التعامل مع النزاع و نميل إلى الشعور بأن شيئًا سيئًا سيحدث. إن الهدف من وجود عملية جيدة لحل المشكلات هو أن نصبح و منظمتنا أكثر "صداقةً مع الصراع " و "مؤهلين للتعامل مع الصراع".

هناك شيئان مهمان يجب تذكرهما بشأن المشكلات و الصراعات: إنها تحدث دائمًا و هي فرص لتحسين النظام و العلاقات. إنهم يزودوننا في الواقع بالمعلومات التي يمكننا استخدامها لإصلاح ما يحتاج إلى إصلاح و العمل بشكل أفضل. بالنظر إلى هذه الطريقة ، يمكننا أن نبدأ في الترحيب بالمشاكل! (حسنا ، تقريبا)

ولأن الأفراد يولدوا بمهارة حل المشكلات ، فإن التحدي الأكبر هو التغلب على الرغبة فى للتوصل إلى حلول فورية. دعني أقول ذلك مرة أخرى. الخطأ الأكثر شيوعًا في حل المشكلات هو محاولة إيجاد حلول فورية. هذا خطأ لأنه يحاول وضع الحل في بداية العملية ، عندما يكون ما نحتاج إليه هو الحل في نهاية العملية.

فيما يلي سبع خطوات فعالة لعملية حل المشكلات.

1. تحديد القضايا. Identify the issues.

كن واضحا بشأن المشكلة.
تذكر أن الأشخاص المختلفين قد يكون لديهم وجهات نظر مختلفة حول ماهية القضايا.
افصل قائمة المشاكل عن تحديد الاهتمامات (هذه هي الخطوة التالية!).


2. فهم اهتمامات الجميع. Understand everyone's interests

هذه هي الخطوة الحاسمة التي عادة ما تكون مفقودة.
الاهتمامات هي الاحتياجات التي تريد أن ترضيك من أي حل مُعطى. كثيرا ما نتجاهل اهتماماتنا الحقيقية عندما نلتزم بحل معين.
الحل الأفضل هو الحل الذي يرضي مصالح الجميع.
هذا هو الوقت المناسب للاستماع النشط. تجاهل خلافاتك لفترة قصيرة و استمع إلى بعضها البعض بقصد الفهم.
افصل قائمة المصالح عن قائمة الحلول.


3. ضع قائمة بالحلول الممكنة (الخيارات) List the possible solutions (options)

هذا هو الوقت المناسب للقيام ببعض من العصف الذهني. قد يكون هناك مجال كبير للإبداع.
افصل قائمة الخيارات عن تقييم الخيارات.


.4- تقييم الخيارات. Evaluate the options.

ما هي الإيجابيات و السلبيات؟ بكل صراحه!
افُصل تقييم الخيارات عن اختيار الخيارات.


5. حدد خيارًا أو خيارات Select an option or options.

ما هو الخيار الأفضل ، من حيث التوزان؟
هل هناك طريقة لـ "تجميع" عدد من الخيارات معًا من أجل حل أكثر إرضاءًا؟


6. توثيق الاتفاق (الاتفاقات). . Document the agreement(s).

لا تعتمد على الذاكرة.
سيساعدك تدوينها في التفكير في كل التفاصيل و النتائج.


7. الاتفاق على الحالات الطارئة والمراقبة والتقييم. Agree on contingencies, monitoring, and evaluation.

قد تتغير الظروف. اعقد اتفاقات طوارئ حول الظروف المستقبلية المتوقعة (إذا - ثم!).
كيف ستراقب الالتزام و المتابعة؟
خلق فرص لتقييم الاتفاقيات و تنفيذها. ("لنجربها بهذه الطريقة لمدة ثلاثة أشهر ثم نلقي نظرة عليها.")
يستغرق حل المشكلة الفعال بعض الوقت و الاهتمام أكثر من السابق. و لكن أقل من الوقت و الاهتمام مما هو مطلوب من مشكلة لم يتم حلها بشكل جيد. ما يتطلبه الأمر حقًا هو الاستعداد للتباطؤ. تعتبر المشكلة مثل منحنى في الطريق. خذ الأمور في نصابها الصحيح و ستجد نفسك في حالة جيدة في الحال. لا تتعجل الأمر فقد لا تكون في حالة جيدة.

إن العمل من خلال هذه العملية ليس دائمًا تمرينًا خطيًا تمامًا. قد تضطر إلى العودة إلى خطوة سابقة. على سبيل المثال ، إذا كنت تواجه مشكلة في تحديد خيار ما ، فقد تضطر إلى العودة إلى التفكير في الاهتمامات.

يمكن استخدام هذه العملية في مجموعة كبيرة ، بين شخصين ، أو من قبل شخص يواجه قرارًا صعبًا. كلما زادت صعوبة المشكلة و أهميتها ، كلما كان من المفيد و الضروري استخدام عملية منضبطة. إذا كنت تحاول فقط تحديد مكان الخروج لتناول الغداء ، فربما لن تحتاج إلى المرور بهذه الخطوات السبع!

لا تقلق إذا كان لديك شعور غير مألوف وغير مريح في البداية. سيكون لديك الكثير من الفرص لممارسة!