الموضوع: دليل كامل عن بعد والأدوات الأساسية للعمل من بعد

إن إتقان العمل عن بعد يدور حول العثور على الأدوات المناسبة للمحافظة على الإنتاجية والتواصل. سيجعلك هذا الدليل أنت وفريقك متزامنون وتعملون بانسجام، أينما كنتم.
حتى قبل أن يتسبب فيروس كورونا المستجد في تعطيل كوكب الأرض، تحول العمل عن بُعد من ذلك الأمر الغريب النادر لترتيبات القوى العاملة إلى مكون قياسي في العديد من أيام أسبوع العمل. و وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة جالوب مؤخرًا، فإن 43٪ من الأمريكيين العاملين يسجلون على الأقل بعض الوقت خارج المكتب على مدار الساعة. و يقضي 31٪ من أولئك الذين يعملون عن بعد بعض الوقت على الأقل أربعة أو خمسة أيام في الأسبوع خارج المكتب.
ما الذي يفسر التغيير؟ وبعضها يتعلق بصعود العامل المستقل. ما يقرب من 50 ٪ من جيل الألفية يعملون لحسابهم الخاص ، وأرباب العمل مقيدين في كيفية ومتى يطلبون من الموظفين المتعاقدين أن يكونوا في الموقع. وبالطبع ، هناك ضغوط أخرى تجبر الشركات على إعادة تقييم موقفها من العمل عن بعد، مثل الوباء العالمي لعام 2020. وفي الحالة الأخيرة، قد تعمل الشركات جاهدة على حل القضايا الأمنية العاجلة والبيانات والتعاون المتعلقة بالعمل عن بُعد دون إعداد كبير، الأمر الذي يجعلها عرضة للمخاطر الأمنية وإدخال أوجه عدم الكفاءة غير الضرورية في سير عملها.
لكن العديد من أصحاب العمل يسمحون أو حتى يشجعون موظفيهم التقليديين على العمل عن بُعد لسبب وجيه. في حين أن المعركة محتدمة بين مؤيدي قضاء الوقت خارج المكتب من ناحية وصدفة لقاءات مكان العمل من ناحية أخرى، اتضح أن هناك بعض الفوائد المقنعة لترتيبات العمل عن بعد التي لا ينبغي تجاهلها.
ما هي أكبر المزايا للقوى العاملة عن بُعد؟
بالنسبة لأصحاب العمل، تأتي هذه المزايا في شكل تجمع أكبر للعمالة المُحتملة. فعندما لا يكون تجمع الموظفين مُقيدًا جغرافيًا، ترتفع احتمالية العثور على الموظف المناسب. وقد يكون الموظفون من خارج المنطقة أرخص أيضًا في العديد من الحالات، الأمر الذي من شأنه أن يوفر للموظفين المال.
هناك أيضًا أدلة على أن العمال عن بعد هم أكثر إنتاجية. وفقًا لدراسة استقصائية أجرتها جلوبال لتحليلات أماكن العمل مؤخرًا، حيث أفاد 53٪ من العمال عن بعد بأنهم من المرجح أن يعملوا ساعات إضافية. هذا بالمقارنة مع 28٪ فقط من العاملين في المكتب.
كما أن العمل عن بُعد أنقذ العديد من العُمال من أزمة التنقل الرهيبة، حيث أفاد العديد من العاملين عن بُعد أنهم يشعرون بتوتر و ضغط أقل. في إحدى الدراسات، وجد باحثون سويديون أن الأزواج الذين لديهم شريك واحد على الأقل يقضي أكثر من 45 دقيقة يوميًا في التنقل يعانون من معدلات الطلاق أعلى بنسبة 40 ٪ من أولئك الذين لديهم تنقلات أقصر. ويبرز فيروس كورونا المذكور أعلاه أيضا ميزة بالغة الأهمية في العمل عن بعد: يمكن أن يساعد في إبقاء العاملين يقومون بعملهم على الإنترنت مع الحفاظ عليهم في صحة جيدة في الحالات التي يؤدي فيها الذهاب إلى المكتب إلى تعريض أعضاء الفريق للخطر. ومع تزايد حالة عدم اليقين المناخي وما يرتبط بها من عواقب مثل حرائق الغابات والجفاف، فإن قوة العمل الموزعة من الممكن أن تبقي الشركات على الإنترنت في حالة وقوع أزمة.
ولعل أفضل حجة للعمل عن بُعد هي أن العديد من الحواجز التي طال أمدها أمام توزيع القوى العاملة قد أطاحت بها التكنولوجيا. فيما يلي بعض من أفضل الأدوات لمساعدة فريقك الذي يعمل عن بُعد على التعاون بشكل منتج وإبداعي وسلس.
ما هي الأدوات الأساسية التي يمكن للعاملين عن بُعد استخدامها للاتصال والتعاون؟
سطح المكتب البعيد (Remote Desktop)
هل تريد عمل سلسلة من الشرائح المستخدمة كمساعدة بصرية أثناء التحدث من المنزل ولكن جميع أصولك المرئية موجودة على الكمبيوتر المكتبي الخاص بك؟ ستحتاج إلى تطبيق برنامج سطح مكتب بعيد جيد. وينطبق نفس الشيء على العمال البعيدين بنسبة مائة بالمائة ولكن لديهم سطح مكتب منزلي يريدون الوصول إليه أثناء السفر.
برنامج Team Viewer
يُعد هذا البرنامج هو البرنامج المفضل للكثيرين. يعمل البرنامح على أنظمة تشغيل مايكروسوفت ويندوز، جنو/لينكس، وأندرويد، ماك أو إس، آي أو إس. يعد مجاني للاستخدام الشخصي. فنقل الملفات، ونقل الحافظة، إيقاظ الشبكة المحلية، والإعداد السهل جعله خيارًا عظيمًا للعمال عن بعد الذين يحتاجون إلى الوصول الأساسي لسطح المكتب. لا يلزم إعادة توجيه المنفذ، ولا يلزم سوى القليل جدًا من تثبيت جدار الحماية لبدء تشغيله. كما أنه يدعم المصادقة بخطوتين.
Splashtop
يعد هذا البرنامج بديل جيد لبرنامج TeamViewer. يدعم SplashTop النقل الذي يتميز بزمن انتقال منخفض وهو الأقرب الذي يمكنك الوصول إليه فعليًا أثناء الجلوس أمام الكمبيوتر الخاص بك على بعد أميال. النسخة الشخصية مجانية، على الرغم من أن هناك رسوما رمزية لمستخدمي نظام التشغيل iOS. مثل برنامج TeamViewer، فإنه يدعم مشاركة الشاشة ، وهو أمر مفيد إذا كنت موظفًا محترفًا في مجال تكنولوجيا المعلومات يقوم بأي شيء تقني.
استخدام برنامج سطح المكتب البعيد على مايكروسوفت (RDC)، استخدام برنامج سطح المكتب البعيد على آبل (ARD)
خيارات أصلية قوية إذا كنت تستخدم أحد نظامي التشغيل المهيمنين. يقدم برنامج سطح المكتب البعيد على مايكروسوفت (ARD) إدارة كاملة عن بُعد للأنظمة، بما في ذلك تحديثات البرامج، بينما يوفر برنامج سطح المكتب البعيد على آبل (RDC) وصولًا محدودًا عن بعد بشكل طفيف. ثم مرة أخرى، برنامج سطح المكتب البعيد على مايكروسوفت (ARD) مجاني بينما تبلغ تكاليف برنامج سطح المكتب البعيد على آبل (RDC) 80 دولارًا.

الحضور عن بُعد (Telepresence)
لم يجتاح الحضورعن بُعد مشهد العمل عن بُعد تمامًا، كما لا يزال الكثيرون يتوقعون ذلك. لكن استخدام الروبوتات وأجهزة سطح المكتب لتجسيد الموظفين أثناء عدم وجودهم في المكتب لم يعد أمرًا بعيد المنال على الأقل. على سبيل المثال، وفرت شركة سيسكو عشرات الملايين من الدولارات باستخدام الحضور عن بُعد لتغطية إحتياجات أعضاء قوة العمل الموزعة لديها. في الواقع، هناك عدد من آلات الحضور عن بعد تتنافس لتكون الصورة الرمزية التالية لإجتماعك مع العامل عن بُعد. وفيما يلي خياران رائعان.
Double
يعد Double هو في الأساس جهاز iPad على Segway يتم تشغيله عن بُعد. يكلف الإصدار الحالي حوالي 2500 دولار، وهو الحد الأدنى للتواجد عن بعد المجسد. و الميزة هو أن التجسيد المادي يتيح المزيد من الاتصال الأوثق بين الأشخاص. كما يعمل التنقل على توليد ذلك النوع من التفاعلات العشوائية التي يقدرها العديد من المدافعين عن القوى العاملة داخل المكاتب.
Meeting Owl
تعد Meeting Owl هي مؤتمرات الفيديو التي تتم بشكل صحيح، وهي كاميرا مؤتمرات فيديو بزاوية 360 درجة تركز تلقائيًا على الأشخاص الذين يتحدثون في الغرفة. يبلغ طولها 11 بوصة، وهي تستخدم مصفوفة من ثمانية ميكروفون لالتقاط الصوت وقفل الشخص المتحدث. يحصل المشاهدون عن بُعد على الطرف الآخر على عرض بانورامي لجميع الحاضرين في الاجتماع وعرض مقرب للمتحدث الحالي، مما يعني عدم وجود مزيد من الانحناء في اللقطة عندما تواجهك مشكلة في زاوية الطاولة.
تطبيقات الاتصال في الوقت الحقيقي
Slack
سواء كنت في القاعة أو في منتصف الطريق حول العالم ، فإن Slack هو المرشح الصريح الواضح في الدردشة الجماعية في الوقت الفعلي. و الفرضية الأساسية هي أن Slack يحافظ على البريد الوارد للبريد الإلكتروني ويقلل من عدد ملفات ccs و bccs التي تحتاج إلى إدارتها. يمكن إنشاء فرق حول الأقسام والمشاريع ونوادي معجبين الموظفين ... أي شيء تريده حقًا. يتم إرسال الرسائل إلى الفرق أو الأفراد أو المجموعات الصغيرة عبر النافذة العلوية.
يتكامل تطبيق Slack مع كل من محرر مستندات Google و DropBox. يحتوي على واجهة برمجة تطبيقات قوية ، تمكن محترفي تكنولوجيا المعلومات من تخصيص تطبيقات Slack لاحتياجات الفريق المحددة.
Mattermost
يعتبر Slack مهيمنًا جدًا في هذا المجال لدرجة أنه يرجع حقًا إلى Slack ومجموعة من البدائل. إذا اشتركت في دردشة مفتوحة المصدر، فقم بالتأكيد بالاطلاع على Mattermost، وهو خيار سحابي مفتوح المصدر خاص يحاكي بنشاط الكثير من وظائف Slack. و يعد Rocket Chat هو خيار آخر مفتوح المصدر يستحق نظرة ، خاصة إذا كانت مؤتمرات الفيديو هي الأولوية.
Microsoft Teams
تعد Teams جزءًا من اشتراكات Office 365 المتميزة ، وهي مجموعة تعاون واتصال خدمة كاملة لمستخدمي Windows. يمكنك من خلالها إجراء مكالمات فيديو و مكالمات الصوت عبر ميثاق الإنترنت VOIP داخل Teams، و إرسال رسالة مباشرة وجماعية للمستخدمين الآخرين، ومشاركة العمل من تطبيقات 365 الأخرى، مثل PowerPoint و Excel.
بدائل برنامج سلاك (Slack Alternatives)
تشكل بدائل برنامج سلاك تناغم غير مقصود من الكلمات المضحكة، و تشمل البدائل Ryver و Glip و Twist و Fleep و Flock.
الدردشة عبر الفيديو (Video chat)
إذا كانت لديك اجتماعات فريق كبير تضم الكثير من العاملين عن بُعد، فإن Zoom هو تطبيق دردشة فيديو يدعم وضع Brady Bunch لعشرات المشاركين (Google Hangouts ، وهو بديل مجاني جيد، رفع مؤخرًا حد مشاركة Hangout إلى 25). يتم دعم الاجتماعات الكبيرة مع ما يصل إلى 500 مشارك كميزة إضافية. و تبلغ تكلفة النسخة الاحترافية من Zoom 14.99 دولارًا ، والتي ستحتاجها لأن الإصدار المجاني يغطي الاجتماعات لمدة 40 دقيقة. (Google Hangouts ، مرة أخرى، تطبيق مجاني).
Skype for Business
تهدف Microsoft إلى الحصول على جزء من حصة Slack في السوق مع فرق Slack clone Teams. يتضمن جزء من هذه المسرحية إصدارًا مؤسسيًا من Skype المملوك لـ Microsoft. حاليًا، يتوفر كل من Teams و Skype كجزء من حزمة Office 365 Premium ، التي تكلف 12.50 دولارًا شهريًا لكل مستخدم.
Join.me
إن Join.me قائم على الويب وتبيع نفسها بالبساطة. تتيح ميزة رائعة تسمى whiteboarding وهي وضع الملفات المشتركة على دفتر ملاحظات أو لوح معلومات مشترك على الشاشة للفرق تكوين أفكار حول مستند مشترك أثناء المحادثات، وهو أمر مفيد عند العصف الذهني أو محاولة الالتزام بجدول الأعمال.
ما هي أفضل الأدوات التي يمكن للعاملين عن بعد استخدامها لإدارة المشاريع وإدارة الوقت؟
إدارة المشاريع
Basecamp
وباعتباره شركة، فإن Basecamp يعد شذوذًا منعشًا في عالم التكنولوجيا المبني على جولات التمويل الرئيسية وعروض السوق الكبيرة. تطورت منصة إدارة المشاريع القائمة على الويب من مجموعة إتصالات داخلية صممت من قبل شركة تصميم ويب تسمى 37Signals. وقد إستغلت الشركة المنفصلة القليل من التمويل، ولكنها تظل أفضل حل معروف لإدارة المشاريع هناك.
تتضمن الوظائف الأساسية ل Basecamp إدارة المهام، والمراسلة والتعاون، ومشاركة الملفات، والجدولة، وإعداد التقارير، ووظيفة البحث الشامل التي تجعل كل شيء قابل للاسترجاع بسهولة وسرعة. ويبلغ تكلفة Basecamp ٩٩ دولارًا سنويًا مع عدد غير محدود من المستخدمين.
Monday
أعلنت Monday بقوة عن أملها في وضع نفسها كبديل Basecamp. وتستهدف منصات إدارة المشاريع القائمة على السحابة والمذهلة بصريًا فرقًا صغيرة ومتوسطة الحجم وتستخدم التصنيفات لتحديد بوضوح من يعمل على ماذا ومتى.
العيب الكبير هو السعر. حيث يعمل الإصدار الأساسي من الخدمة بـ 25 دولارًا أمريكيًا في الشهر، ولكن عدد الأعمدة ، التي تستخدمها لتتبع مراحل المشروع، محدودة بـ 20 فقط. أمّا مقابل 39 دولارًا أمريكيًا في الشهر، يمكنك فتح واجهة برمجة تطبيقات كاملة والحصول على مزيد من التخزين والتكامل، ولكن هذا ليس رخيصًا.
Asana
تكمن قوة Asana الكبيرة في إدارة سير العمل، على الرغم من أنه يقوم بعمل جيد مع إدارة المهام أيضًا. وتضعه سمة الجدول الزمني الجديدة في معسكر أدوات إدارة المشاريع، بدلًا من كونها أداة أكثر صرامة لإدارة المهام والتعاون.
وفي أبسط صوره، تسمح Asana للفرق المختلفة بتعقب المشاريع وتعيين المهام والمهام الفرعية. إن القوة (وبالنسبة لبعض التطبيقات، الضعف) تكمن في المرونة. يمكن للمديرين إعداد Asana على أي نحو يريدونه، و ذلك باستخدام هذه الأداة كأداة مهمة، على سبيل المثال، خريطة مشروع، أو سجل مستمر من أنشطة الشركة. وتأتي المرونة مع منحنى التعلم، كما يعني أن على شخص ما أن يضع علامة على إعداد النظام بالطريقة الصحيحة منذ البداية.
Trello
إن Trello بسيط للغاية عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع ، لكن هذه البساطة تتناقض مع القوة التنظيمية وإدارة المهام المذهلة. تم بناء Trello حول مفهوم لوحات النشرات. يمكن لكل لوحة أن تمثل مشروعًا، على سبيل المثال. داخل كل لوحة، تقوم الفرق بإنشاء قوائم، ثم يتم ملؤها بالبطاقات. يمكن تخصيص البطاقات لأعضاء فريق معين، مع وضع علامة عليها، وختمها بموعد نهائي، وإضافة التعليقات أو المرفقات. الطبيعة الهرمية للنظام تجعله مرنًا مع الحفاظ على بساطة خط الأساس.
إدارة الوقت
Timely
إذا كنت تستخدم تقويمًا لتخصيص الكثير من الوقت للعمل في مشاريع مخصصة، فإن Timely هو تطبيق رائع لتتبع الوقت للتحقق منه. على عكس بعض أنظمة تتبع الوقت ، التي تتعقب الوقت أثناء عملك فقط ، يسمح لك Timely بجدولة المهام وتتبع الوقت المنقضي في المشاريع في الوقت الفعلي. يعمل مع واجهة التقويم. و بالنسبة للموظفين بالساعة، فإنه يتتبع أيضًا الأرباح.
Toggl
إذا كنت تريد متتبعًا لوقت الفراغ يسمح لك بتمييز كيف قضيت كل دقيقة من كل يوم، فإن Toggl مناسب لك. إنها أداة رائعة لقياس الإنتاجية الشخصية، على الرغم من أنها قد لا تكون مناسبة للمديرين الذين يأملون في الحصول على صورة دقيقة عن كيفية تخصيص الموظفين لموارد الوقت عبر المشاريع. التقارير مفيدة، على الرغم من أن الشركة تتمتع بسمعة كبيرة في إرسال بريد إلكتروني إلى المستخدمين، مما قد يصبح مزعجًا.
Everhour
هذه الخدمة القائمة على الويب هي الأفضل في تعقب أعضاء الفريق المتاحين. المزامنة تدوم طوال الوقت مع العديد من تطبيقات الإنتاجية التي يستخدمها الأشخاص بالفعل، كما أنها تتيح بعض وظائف الجدولة خفيفة الوزن. ولها وظيفة عداد الوقت، التي تسمح للمتعاقدين بتتبع الساعات المدفوعة الأجر أو الفرق لتتبع مقدار الوقت الذي تستغرقه المشاريع والمهام المختلفة.
كيف يمكن للعاملين عن بعد تقليل الثغرات و نقاط الضعف الأمنية؟
قد لا يكون WiFi االمقهى آمنًا جدًا. ومن بين المشاكل التي تواجه القوى العاملة الموزعة أن العمال البعيدين يضعون أهدافًا رئيسية لهؤلاء الراغبين في إستغلال نقاط الضعف. و يمثل هذا قلق كبير إذا كان موظفيك يتعاملون مع البيانات الحساسة، المعلومات الخاصة، وعقود العملاء. إليك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في الإعتبار.
نظافة كلمة المرور (Password hygiene)
هذا واضح ولكن لا يمكن تكراره بما فيه الكفاية. تحمي كلمات المرور القوية والمحدثة باستمرار الشركات. اطلع على تقرير زميلي الممتاز لأفضل مديري كلمات المرور لعام 2020.
أفضل الممارسات للحفاظ على الأجهزة آمنة
من الجيد أن يكون لديك سياسة محددة لكيفية إدارة العمال عن بعد لأجهزتهم المادية. القاعدة الأساسية هي أن يحافظ الموظفون على أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة في متناول أياديهم طوال الوقت (بمعنى أنه لا يتركهم في غرف الفندق أو في الأمتعة التي يتم فحصها).
الحماية الأمنية
في حالة امتلاك الشركة للجهاز، يجب على الشركة ضمان حماية الجهاز بشكل صحيح من خلال برامج مكافحة الفيروسات الحديثة وتشفير الأجهزة وجدران الحماية. ينبغي لسياسات الأمن السيبراني أن تحدد الأجهزة التي يمكن إستخدامها (التي تملكها المؤسسة ضد الموظف) لأي أنواع من الأنشطة التجارية.
تشفير البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني عبارة عن بوابة للتهديدات المحتملة، وتشفير البريد الإلكتروني هو واجب لفرق العمل الموزعة. لذا فإن سياسة البريد الإلكتروني الصارمة تحدد ما يشكل رسائل مشبوهة وكيف ينبغي للموظفين التعامل معها. تعد Mimecast الخيار الأكثر شعبية لإدارة البريد الإلكتروني Microsoft Exchange وحمايتها.
شبكة الـ Wi-Fi عامة وأجهزة كمبيوتر
يمكن للسياسة الحازمة هنا تجنب الكارثة ،على الأقل في هذا المجال، هو أفضل سياسة. يجب على المنظمات منع العاملين عن بعد من استخدام شبكات WiFi العامة وأجهزة الكمبيوتر المشتركة للأنشطة المتعلقة بالعمل.
المراقبة
يحتاج محترفو تكنولوجيا المعلومات إلى لعب دور أكبر في الأمن عند التعامل مع قوة عمل بعيدة. يجب أن تكون مراقبة الشبكة شأنًا متاحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ويجب أن يشعر محترفو تكنولوجيا المعلومات بالقدرة على إنشاء أي بروتوكولات أمان يرونها ضرورية للحفاظ على أمان الشبكة.
ما هي بعض النصائح لإدارة القوى العاملة عن بعد؟
التركيز على الأهداف
أحد الأسباب الرئيسية التي قد تجعل الموظفين يرغبون في العمل عن بُعد هو الهروب من ضغوط المكتب التي تجعلك مشغولة دائمًا. فالعمل عن بعد، بطبيعته، يقدم نفسه للإدارة الموجهة نحو الأهداف، وليس الموجهة نحو الأنشطة. وكمدير، ركز بشكل أقل على الوقت الذي ينفقه الموظفون على المهام وبشكل أكثر على ما ينجزونه.
يجب أن تكون الاتصالات مفتوحة ويجب أن تكون التوقعات واضحة
مع المسافة، يصعب مزامنة التوقعات. من السهل أيضًا أن تتفاقم الاستياء — وهذا صحيح بالنسبة لكل من المديرين والموظفين. لذلك، من المهم أن تتواصل الفرق بشكل دائم. و أن يعرف الجميع أيضًا ما هو متوقع منهم وعن المعايير التي يتم الحكم على عملهم. إن تحديد المواعيد النهائية وجدولة نقاط التفتيش الدائمة طريقة رائعة لإبقاء الجميع على نفس الصفحة والعمل على تحقيق نفس الأهداف.
معرفة كيفية تعزيز المجتمع
من الصعب، ولكن ليس من المستحيل، غرس ثقافة الشركة في بيئة افتراضية. يجب تشجيع أعضاء الفريق على التفاعل عبر الإنترنت بطرق تولد المجتمع و الصداقة الحميمة. يمكن أن تكون الاحتفالات الصغيرة، مثل أيام الميلاد أو أهداف المبيعات التي تم بلوغها، فرصا للتفاعلات الرقمية الإحتفالية. وستوفر أدوات الاتصال والتعاون المناسبة أيضا فرصة للتفاعل التلقائي.
وأخيرا، فإن جدولة اللقاءات المنتظمة في الموقع هي طريقة أخرى لغرس ثقافة الشركة. كما أن زيارة المكاتب يمكن أن يكون أساسا لثقافة فرق قوية حتى عندما يتم فصل العمال جسديًا.

موضوع رائع جدا ومناسب لأزمة كورونا فعلا