إن الخطوة الأولى والأساسية في العملية التدريبية هي تحديد الاحتياجات التدريبية. أي تحديد ما هو التدريب المطلوب. وذلك بصورة مستمدة من احتياجات المنظمة، وتساعد على تحقيق غاياتها. والحقيقة فإن كل الخطوات الأخرى في العملية التدريبية تستند إلى هذه الخطوة التشخيصية، فمحتوى البرامج التدريبية، والأساليب المستخدمة في التدريب ونوعية المتدربين ومستواهم الوظيفي والوقت والجهد الذي سيبذل كلها تعتمد على الاحتياجات التدريبية.
والاحتياجات التدريبية هي مجموعة التغيرات والتطورات المطلوب إحداثها في معلومات العاملين ومهاراتهم وسلوكهم، لرفع كفاءتهم وفقا لمتطلبات العمل بما يساعد في التغلب على المشكلات التي تعترض سير العمل في المنظمة ويسهم بتطوير الأداء والارتقاء بمستوى الخدمات بشكل عام.
وتحديد الاحتياجات التدريبية لا يتم بصورة عشوائية وإنما على أساس التخطيط السليم والدراسة الدقيقة لطبيعة الوظائف وللمهارات والقدرات المطلوب أدائها في المنظمة. ولكن بالرغم من أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية بناء على تحليل دقيق لحاجات المنظمة فإن المنظمات في كثير من الأحيان تقوم بإخضاع موظفيها للتدريب دون أن تكون ثمة حاجة فعلية إلى تطوير قدرات أو مهارات معينة أو لتحسين مستوى الأداء في أعمال معينة الأمر الذي يكون فيه إهدار للوقت والمال والجهد.
والحقيقة أنه ليس من السهل دائما تحديد الاحتياجات التدريبية وفي هذا الصدد ينبغي للمديرين وموظفي إدارة الموارد البشرية التنبه إلى بعض المؤشرات التي تساعد على إظهار مدى الحاجة إلى التدريب، ومن ثم تحديد نوع التدريب المطلوب وكيفية تنفيذه , وثمة حالات تكون فيها المؤشرات للحاجة إلى التدريب واضحة، فعلى سبيل المثال فإن المنظمة التي تتوسع في ميكنة عملياتها ومن ثم تلغي بعض الوظائف قد تلجأ في حالة وجود وظائف شاغرة أخرى في المنظمة إلى إعادة تأهيل بعض موظفيها لشغل تلك الوظائف كذلك فإن التوسع في استحداث عدد من الوظائف الجديدة يتطلب برنامجا تدريبيا لشغل الوظائف الشاغرة بالإضافة إلى أن تغيير أساليب العمل أو تغيير الخدمات المقدمة أو تغيير مواقع الأفراد بسبب النقل أو الترقية أو التكليف أو وجود معدلات عالية من الأخطاء في أداء الأعمال في أحد الأقسام قد يكون مؤشرا على الحاجة إلى تدريب لتطوير مهارات العمل.
إلا انه في حالة غياب مؤشر واضح للحاجة إلى التدريب فإن المسؤولية تقع على عاتق إدارة المنظمة لتقوم بالتحليل الدوري للعمليات التنظيمية، وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة فعلية إلى تدريب الموظفين وفي هذا الخصوص يجب أن تتبنى المنظمة آلية منتظمة لتحديد الاحتياجات التدريبية فيها. وبصفة عامة يتم تحديد الاحتياجات التدريبية باستخدام ثلاثة أنواع من التحليلات هي تحليل المنظم، تحليل المهام، تحليل الأفراد .
أولا : تحليل المنظمة :
يعني تحليل المنظمة بدراسة شاملة لكافة الجوانب التنظيمية والإدارية الحالية والمستقبلية بشكل عام ويتم من خلاله فحص أهداف المنظمة، وعملياتها، ومواردها وسياساتها وبيئتها للتعرف على المشكلات التنظيمية والإدارية فيها، ومن ثم تحديد أين تكمن الحاجة إلى التدريب (إذا كانت هناك حاجة إليه) وهل يمكن إجراؤه؟ (هل تتوافر الموارد المادية، والبشرية، والتقنية لجعله ناجحا؟).
ويتطلب هذا التحليل دراسة الأهداف والتغيرات المتوقعة الطويلة القصيرة المدى للمنظمة ولوحداتها الإدارية المختلفة من مختلف الجوانب كذلك يتطلب دراسة الهيكل التنظيمي والعلاقات بين الوحدات الإدارية وتوزيع السلطات والمسؤوليات وخطوط الاتصال وتدفق المعلومات كما يستدعي دراسة الوظائف التي تحتاج إليها المنظمة على المدى الطويل وتلك الوظائف التي قد تستغني عنها بالإضافة إلى تحديد الوظائف التي تظهر قدرا عاليا من التسرب أو الغياب أو الأداء المتدني. وبصفة عامة دراسة وتحليل البيانات المتاحة مثل المعلومات المتعلقة بنوعية الخدمات والتكاليف المباشرة وغير المباشرة للعمالة ونسبة الحوادث والشكاوى والتظلمات وغيرها من المعلومات التي تساعد على تحديد الاحتياجات التدريبية.
كذلك يتطلب هذا التحليل دراسة السياسات التنظيمية والإدارية بشكل عام ودراسة الأنظمة واللوائح والإجراءات المتصلة بها، كما يستدعي دراسة المناخ التنظيمي، بما في ذلك اتجاهات الموظفين نحو جوانب محددة من عملهم، مثل الأجور، وفرص الترقية وأسلوب الإشراف وسلوك الزملاء والرضا الوظيفي وتدفق الاتصالات وإجراءات اتخاذ القرارات ذلك أن لاتجاهات الموظفين نحو وظائفهم والمنظمة، بشكل عام، تأثير بالغ في مدى تقبل أو رفض التدريب الذي تقدمه المنظمة.
والجدير بالذكر أنه ليس من الصواب رد كل المشكلات التنظيمية إلى نقص المهارات فقد تكمن تلك المشكلات في عوامل أخرى غير التدريب مثل سوء الأدوات والمعدات المستخدمة في العمل أو الإجراءات المعقدة أو الأجور المتدنية. وفي هذه الحالة يكون من الأفضل محاولة علاج المشكلات عن طريق تجديد الأجهزة أو صيانتها أو إعادة تصميم إجراءات العمل، أو تعديل الرواتب والأجور.
ثانيا : تحليل المهام :
عند تحليل المهام تحاول المنظمة الإجابة عن السؤال التالي : ما نوع التدريب المطلوب؟ أو ما الذي ينبغي أن يتعلمه المتدرب ليؤدي عمله بالكفاءة المطلوبة؟ فالمقصود بتحليل المهام دراسة دقيقة للوظائف نفسها، للتعرف على المهارات والمعارف والقدرات المطلوبة لأدائها على وجه التحديد، وذلك لمساعدة المتخصصين في التدريب على تحديد محتويات برامج التدريب المناسبة.
وتشابه عملية تحليل المهام عملية تحليل الوظائف، إلا أن تحليل المهام يركز بصورة أكبر وبالتحديد على ما الذي يحتاج إليه المتدرب لأداء العمل على النحو المطلوب. وفي العادة يتم تحليل المهام الوظيفية من خلال دراسة أوصاف الوظائف ومواصفاتها التفصيلية. ويحتوي وصف الوظائف في العادة على اسمها ومرتبتها وموقعها في الهيكل التنظيمي وعلاقتها بالوظائف الأخرى وملخص عام لواجباتها ومسؤولياتها والملامح الأساسية لمهامها. وكذلك الواجبات والمسؤوليات التفصيلية التي تقع على شاغلها والظروف التي يتم تأديتها فيها، كما تتم دراسة التغييرات المتوقعة في هذه الواجبات والمسؤوليات والمهارات والمعارف والقدرات اللازمة لأدائها على الوجه المطلوب.
ويتم تحديد مواصفات الوظيفة ومواصفاتها في العادة عن طريق الملاحظة الشخصية أو دراسة السجلات والوثائق الرسمية ، أو المقابلات الشخصية ، أو عن طريق الاستبيانات التي توزع على عينة عشوائية من الموظفين يجيبون فيها على أهمية كل عنصر من عناصر العمل والوقت الذي يستغرقه وذلك على النحو الذي تم توضيحه في فصل تحليل الوظائف.
ثالثاً : تحليل الفرد :
بعد الانتهاء من تحليل المنظمة والمهام يتجه التحليل إلى شاغلي الوظائف أنفسهم، لمعرفة مستوى المهارات والمعارف التي يمتلكونها، بما يساعد على تحديد تلك التي تحتاج إلى تطوير لتلائم متطلبات العمل الحالية أو المستقبلية فهذا التحليل يهدف إلى الإجابة عن السؤال التالي: من الذي يحتاج إلى التدريب؟ وما نوع التدريب؟ والخطوة الأولى في هذا التحليل تعنى بتحديد كيفية أداء كل موظف لعمله من خلال دراسة تقارير تقويم الأداء الوظيفي، أو امتحانات القدرات والاستعدادات والمهارات، وسجلات وتقارير الإنتاج للمنظمة، فإذا أظهرت نتائج تقويم الأداء للموظفين على سبيل المثال بعض نواحي القصور في الأداء، يمكن تحديد التدريب المناسب للتغلب على نواحي القصور، ويصمم التدريب في هذه الحالة ليكون علاجيا أو تصحيحيا كما أن الموظفين الذين يحصلون على تقديرات أداء عالية يمكن أن يتلقوا تدريبا تطويريا يساعد على إعدادهم للأدوار المستقبلية في المنظمة.
ومن خلال الأنواع الثلاثة للتحليل يمكن تحديد احتياجات التدريب، ومن الواضح أن الأنواع الثلاثة من التحليلات تستلزم وقتا وجهدا كبيرين.ومن العسير على شخص بمفرده، أو على المنظمة القيام بهذه التحليلات بين عشية وضحاها لذلك، فحتى تكون هذه التحليلات فاعلة، فإنها تحتاج إلى تكامل جهود المختصين في الوحدات الإدارية المختلفة، وأن يتم تجميع المعلومات والبيانات المتعلقة بها بعناية على مدى عدد من السنوات. كذلك ينبغي أن تكون عملية التحليل مستمرة نظرا لأن المنظمة تتغير باستمرار من حيث الوظائف والمنتجات والخدمات ولكن يجب ألا تقتصر عملية التحليل على المعارف والمهارات والخصائص الشخصية المطلوبة حاليا في الوظيفة، بل يجب أن تشمل الأبعاد المستقبلية لهذه العناصر، كما أن من الضروري أن تجري التحليلات الثلاثة بصورة متزامنة لأنها مترابطة بعضها ببعض إلى حد كبير.
رد مع اقتباس
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة محمد أحمد إسماعيل
