الموضوع: بطاقة وصف وظيفي : مندوب شئون إدارية

: مندوب شئون إدارية

التبعية : الشئون الإدارية كودالوظيفة : MD 017

الهدف و الغرض من الوظيفة:

القيام بالمهام التى لا تحتاج إلى مهارات خاصة لتقليل الفاقد فى وقت موظفي الشئون الإدارية

الرئيس المباشر:

1- مدير الشئون الإدارية

المهام و المسئوليات:

- تنفيذ جميع المهام المطلوبة من الشئون الإدارية

- صرف الشيكات و أعمال الإيداع المصرفى الخاصة بالإدارة المالية

- التعامل مع مكاتب البريد الحكومى و البريد السريع فى إستلام و إرسال الرسائل و الطرود المتعلقة بإستيراد أو تصدير منتجات

- قضاء أى مأموريات خاصة بالشئون الإدارية يترتب عليها قضاء مصالح للعمل

- كتابة تقرير يومى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للتعليمات الخاصة بوظائف مندوب الشئون الإدارية

نطاق المسئولية و الإشراف:

مندوب الشئون الإدارية لا يحمل أى صفة إشرافية و هو مسئول فقط عن الأعمال التى تم تكليفه بها بشكل مكتوب على يومية التحميل الخاصة به ، و هو مسئول عن أى مبالغ مالية أو أصول لها قيمة مالية أو مكاتبات أو طرود و يحاسب فى حدود ذلك.

السلطات و الصلاحيات:

- مندوب الشئون الإدارية ليس له أى سلطات إدارية، و تنحصر صلاحياته فى تنظيم أعماله الخاصة بحكم خبرتهوممارسته لعمله، أى أنه له صلاحية على كيفية أداء أعماله فقط بدون تأخير

المؤهلات الدراسية:

مندوب الشئون الإدارية يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:

- دبلوم فنى تجارى – ثلاث سنوات - دبلوم فنى تجارى – خمس سنوات

- معهد فنى تجارى – سنتين

الدورات التدريبية:

لا يشترط

الخــبرات:

مندوب الشئون الإدارية يفضل أن يكون له خبرة بالعمل كمندوب إدارى لا تقل عن 5 سنوات (خبرة خارجية)

اللـغــات:

- اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً و كتابة

المهــارات:

مندوب الشئون الإدارية يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

1- التعامل مع موظفى الشبابيك فى البنوك و المصالح الحكومية

2- سهولة الوصول للعناوين الجديدة عليه

3- إدراك طبيعة عمله و طبيعة المستندات و الوثائق التى يحملها

4- المقدرة على القيام بأكثر من مهمة فى توقيت واحد بدون إرتباك

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى مندوب الشئون الإدارية بالسمات التالية:

1- الإنضباط فى المواعيد

2- التركيز و المنطقية فى التفكير

3- معدل ذكاء عادى

4- هادىء الطباع و غير إنفعالى

5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى

6- سلامة البنية الجسدية من الإعاقات

6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

8- حسن المظهر

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة و صبر

10- الأمانة و الصدق

10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مندوب الشئون الإدارية عن 30 سنة و لا يزيد عن 40 سنة

مدة العمل فى الوظيفة:

لا تقل مدة العمل فى وظيفة مندوب الشئون الإدارية عن خمس سنوات

الترقـيات:

يظل فى موقعه الوظيفى حتى التقاعد أو العجز الذى يمنع من أداء الأعمال المنوطة به أو الوفاة أو الإقالة أو الإستقالة.

معايير التقييم:

1- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
2- التقارير اليومية التى يرفعها مندوب الشئون الإدارية لرئيسه المباشر (مدير الشئون الإدارية)
3- تقرير الرئيس المباشر (مدير الشئون الإدارية)

جزاك الله خيرا موضوع هام وجيد