: مندوب شئون إدارية
التبعية : الشئون الإدارية كودالوظيفة : MD 017
الهدف و الغرض من الوظيفة:
القيام بالمهام التى لا تحتاج إلى مهارات خاصة لتقليل الفاقد فى وقت موظفي الشئون الإدارية
الرئيس المباشر:
1- مدير الشئون الإدارية
المهام و المسئوليات:
- تنفيذ جميع المهام المطلوبة من الشئون الإدارية
- صرف الشيكات و أعمال الإيداع المصرفى الخاصة بالإدارة المالية
- التعامل مع مكاتب البريد الحكومى و البريد السريع فى إستلام و إرسال الرسائل و الطرود المتعلقة بإستيراد أو تصدير منتجات
- قضاء أى مأموريات خاصة بالشئون الإدارية يترتب عليها قضاء مصالح للعمل
- كتابة تقرير يومى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للتعليمات الخاصة بوظائف مندوب الشئون الإدارية
نطاق المسئولية و الإشراف:
مندوب الشئون الإدارية لا يحمل أى صفة إشرافية و هو مسئول فقط عن الأعمال التى تم تكليفه بها بشكل مكتوب على يومية التحميل الخاصة به ، و هو مسئول عن أى مبالغ مالية أو أصول لها قيمة مالية أو مكاتبات أو طرود و يحاسب فى حدود ذلك.
السلطات و الصلاحيات:
- مندوب الشئون الإدارية ليس له أى سلطات إدارية، و تنحصر صلاحياته فى تنظيم أعماله الخاصة بحكم خبرتهوممارسته لعمله، أى أنه له صلاحية على كيفية أداء أعماله فقط بدون تأخير
المؤهلات الدراسية:
مندوب الشئون الإدارية يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- دبلوم فنى تجارى – ثلاث سنوات - دبلوم فنى تجارى – خمس سنوات
- معهد فنى تجارى – سنتين
الدورات التدريبية:
لا يشترط
الخــبرات:
مندوب الشئون الإدارية يفضل أن يكون له خبرة بالعمل كمندوب إدارى لا تقل عن 5 سنوات (خبرة خارجية)
اللـغــات:
- اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة
المهــارات:
مندوب الشئون الإدارية يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- التعامل مع موظفى الشبابيك فى البنوك و المصالح الحكومية
2- سهولة الوصول للعناوين الجديدة عليه
3- إدراك طبيعة عمله و طبيعة المستندات و الوثائق التى يحملها
4- المقدرة على القيام بأكثر من مهمة فى توقيت واحد بدون إرتباك
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مندوب الشئون الإدارية بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عادى
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- سلامة البنية الجسدية من الإعاقات
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة و صبر
10- الأمانة و الصدق
10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مندوب الشئون الإدارية عن 30 سنة و لا يزيد عن 40 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
لا تقل مدة العمل فى وظيفة مندوب الشئون الإدارية عن خمس سنوات
الترقـيات:
يظل فى موقعه الوظيفى حتى التقاعد أو العجز الذى يمنع من أداء الأعمال المنوطة به أو الوفاة أو الإقالة أو الإستقالة.
معايير التقييم:
1- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
2- التقارير اليومية التى يرفعها مندوب الشئون الإدارية لرئيسه المباشر (مدير الشئون الإدارية)
3- تقرير الرئيس المباشر (مدير الشئون الإدارية)