مدير إستيراد ومشتريات خارجية
التبعية : الشئون الإدارية كودالوظيفة : MD 024
الهدف و الغرض من الوظيفة:
تخطيط وتنظيم وإدارة كافة الأمور المتعلقة بالإستيراد من الخارج سواء خامات أو منتجات أو معدات وكذلك جميع المتطلبات التي تندرج في نطاق طبيعة عمله وبالمواصفات المحددة
الرئيس المباشر:
1- المدير الإداري
2- ممثل الإدارة لنظام الجودة (كجهة إستشارية لأخذ الرأى فقط و كمقيم أداء مباشر)
المهام و المسئوليات:
- المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات
- المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة
- المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة
- مسئول عن التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية الخاصة بالإستيراد والمشتريات الخارجية و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة
- مسئول عن التخطيط لتوفير الاحتياجات عن طريق المصدِّرين المعتمدين لدى الشركة
- مسئول عن التأكد من قدرات المصدِّر على الوفاء بمتطلبات أوامر الشراء و طلبات عروض الأسعار و إستبيان الخامات وذلك قبل اعتماده
- تدريب الأفراد العاملين بإدارة الإستيراد والمشتريات الخارجية على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب
- المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بإدارة الإستيراد والمشتريات الخارجية مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته
- إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين النظام بإدارته
- رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة الإستيراد والمشتريات الخارجية
- مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء الإستيراد والمشتريات الخارجية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية مسئول عن تنفيذ طلبات الشراء الواردة إليه ومسئول عن كل ما يخص إدارته و عن سلامة النظام بإدارته بالتضامن مع مدير المخازن و المدير الإدارى و مسئول عن جميع المستندات التى يعتمدها والقرارات التى يتخذها مسئولية كاملة
السلطات و الصلاحيات:
لمدير الإستيراد والمشتريات الخارجية جميع السلطات و الصلاحيات التي تمكنه من كيفية أدائه لوظائفه بالشكل الصحيح و فى الوقت المحدد
المؤهلات الدراسية:
مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (عربى) - بكالريوس تجارة – محاسبة (إنجليزى)
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
الدورات التدريبية:
مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1- مفاهيم نظم الجودة
2- المراجعة الداخلية
الخــبرات:
مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بأعمال الإستيراد والمشتريات الخارجية لا تقل عن سبع سنوات منها ثلاث سنوات على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
- خبرة ثلاث سنوات كمنسق مشتريات (خبرة داخل الشركة)
اللـغــات:
- اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة
- اللغة الإنجليزية
يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
المهــارات:
مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- حفظ و تنظيم إستدعاء البيانات و المعلومات و الوثائق
2- صياغة و تحديد الأهداف
3- التخطيط الفعال
4- إعداد البرامج التنفيذية للخطط المعتمدة
5- إتخاذ القرارات بناءاً على الحقائق
6- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى
7- التعامل مع الأجهزة المكتبية
8- مهارات القيادة و الإدارة بشكل عالى
9- مهارات الإتصال و التواصل مع الأخرين و توصيل المعلومات الفنية لغير المتخصصين
10- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء
11- مهارات التنبؤ و قوة الملاحظة
12- مهارات التفاوض
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عالى جداً
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر و الأناقة
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
10- تحمل المسئولية و مواجهة تبعات القرارات بثبات
11- قوة الشخصية و رباطة الجأش و الحزم
12- الصدق والأمانة الشديدة
13- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية عن 30 سنة ولا يزيد عن 40 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
لا تقل مدة العمل فى وظيفة مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنوات
الترقـيات:
بعد إنتهاء مدة عمل مدير الإستيراد والمشتريات الخارجية ، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير إدارة المخازن
معايير التقييم:
1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات الإستيرد والمشتريات الخارجية من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مدير الإستيرد والمشتريات الخارجية لرئيسه المباشر (المدير الإداري)
4- تقرير الرئيس المباشر (المدير الإداري)