مسئول مركز الوثائق
التبعية : إدارة الجودة كودالوظيفة : QM 002
الهدف و الغرض من الوظيفة:
تحرير و تنفيذ إجراءات ونماذج مواصفة الأيزو 9001 – 2000 والتي يقوم مدير تخطيط وتوكيد الجودة بالتخطيط لها
الرئيس المباشر:
1- مدير تخطيط وتوكيد الجودة
المهام و المسئوليات:
- حضور إجتماعات الإدارة العليا
- حضور الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة
- تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة الجودة والمتعلقة بمركز الوثائق
- تحرير و مراجعة إجراءات ونماذج والسجلات والتعليمات الخاصة بجميع الإدارات
- إصدار و تمييز جميع الوثائق و السجلات النماذج الخاصة بالجدة لجميع الإدارات
- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته
- رفع تقرير أسبوعى إلى مدير تخطيط و توكيد الجدة لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لضبط الوثائق والسجلات
- مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء ضبط الوثائق والسجلات و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
مسئول مركز الوثائق هو مسئول فقط عن الأعمال التى تم تكليفه بها بشكل مكتوب على يومية التحميل الخاصة به و كذلك الأعمال الروتينية المسئول عنها
السلطات و الصلاحيات:
مسئول مركز الوثائق ليس له أى سلطات إدارية، و تنحصر صلاحياته فى تنظيم أعماله الخاصة وممارسته لعمله، أى أنه له صلاحية على كيفية أداء أعماله فقط طبقا ليومية التحميل الخاصة به
المؤهلات الدراسية:
مسئول مركز الوثائق يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال(عربي) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزي)
- بكالريوس نظم معلومات إدارية - بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال
- بكالريوس حاسب آلي
الدورات التدريبية:
مسئول مركز الوثائق يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية
الخــبرات:
حديث تخرج بدون خبرة
اللـغــات:
- اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة
- اللغة الإنجليزية
يفضل جيد على الأقل تحدثاً و كتابة
المهــارات:
مسئول مركز الوثائق يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق
2- التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي باحتراف
3- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
4- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
5- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
6- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
7- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
8- المقدرة على معالجة أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مسئول مركز الوثائق بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عادي
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
10- القدرة عل العمل تحت ضغط
11- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مسئول مركز الوثائق عن 21 سنة و لا يزيد عن 25 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
لا تقل مدة العمل فى وظيفة مسئول مركز الوثائق عن سنتين و لا تزيد عن خمس سنوات
الترقـيات:
بعد إنتهاء مدة عمل مسئول مركز الوثائق ، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مسئول تخطيط و توكيد جودة
معايير التقييم:
1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات ضبط الوثائق والسجلات من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مسئول مركز الوثائق لرئيسه المباشر (مدير تخطيط وتوكيد الجودة)
4- تقرير الرئيس المباشر (مدير تخطيط وتوكيد الجودة)