تلخيص مادة مبادئ الإدارة
من كتاب أساسيات الإدارة الحديثة المقرر
لسنة 2009-2010
رياض الزهراني
،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،، ،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،،، ،،،،،،،،،،،،،،،
1- مجموع صفحات التلخيص (215) صفحة شاملة الأولى من أصل 517 صفحة، وهي لا تغني عن الكتاب، وهذا المقرر تحديداً لم استطيع تلخيص أو اختصار نقاط كثيرة فيه لكثافة محتواه المهم والخالي من الحشو.
2- اقرأ ولديك الرغبة الكاملة في المعرفة، ليسهل عليك الحفظ والفهم.
3- يمكنك تقسيم قراءة الملخص إلى 35 ورقة كل يوم، وستنهي القراءة في 5 أيام، ويمكنك مراجعته مرة أخرى للتثبيت والاستيعاب أكثر.
4- راجع أسئلة السنوات الماضية، وابحث عن الإجابات هنا، وقم بإضافة ما هو غير موجود، لتستفيد أكثر.
5- الملخص تمت كتابته على برنامج لا يدعم التصحيح التلقائي (الإملائي والنحوي)، لذا يمكن القيام بذلك آلياً قبل الطباعة.
6- قبل أن تبدأ، لا تبخل علي بدعوة في ظهر الغيب بالتوفيق، وسعة الأفق والرزق، وأن يلهمنا الله الصبر والحكمة.
الباب الأول: طبيعة الإدارة وتطوّرها التاريخي.
- ماهية العملية الإدارية:
تؤدي الإدارة دوراً مهماً في توجيه الجهود الجماعية على اختلاف مستويات تجمعها وأنواعها، فكلما ضم مجموعة أفراد جهودهم إلى بعضها البعض للوصول لهدف معين، تظهر أهمية الإدارة، وتتزايد هذه الأهمية كلما تزايد اعتماد المجتمع على الجهود الجماعية، وكلما تداخلت هذه الجهود في علاقاتها وتعقدت طبيعتها. كذلك تظهر أهمية الإدارة في الترشيد في استخدام الموارد عن طريق انتاج سلعة ما أو خدمة ما بأقل التكاليف. والإدارة الناجحة من الضرورات الملحة بالوقت الحاضر بسبب التغيرات الاجتماعية والاقتصادية والتقنية، نذكر منها على سبيل المثال:
1- كبر حجم المنظمات، وزيادة الحاجة للتخصصات المختلفة، الأمر الذي يظهرأهمية التنظيم والتنسيق والرقابة.
2- وجود انفصال بين المنظمات وملاكها الأمر الذي يظهر أهمية الرقابة والتنظيم لضمان مصلاح الأطراف المختلفة.
3- التغييرات التقنية والاقتصادية والاجتماعية، الأمر الذي يظهر أهمية التخطيط والتنبؤ لمواجهتها والتأقلم معها.
4- المنافسة الشديدة في الأسواق، الأمر الذي يتطلّب التجديد والابتكار في طرق الإنتاج، وفي أدواته لتحقيق الوفورات الاقتصادية.
5- الندرة المتزايدة للموارد المادية والبشرية اللازمتين، الأمر الذي يتطلب الرشد والاقتصاد والبحث عن وسائل وطرق تحقيق الفعالية.
6- القوة المتزايدة للتجمعات التي تدافع عن المستهلكين ومصالحهم، الأمر الذي يظهر أهمية وضع السياسات الخاصة بتحسين الجودة والأسعار وغيرها.
7- تزايد قوة التجمعات العمالية، الأمر الذي يتطلب وضع سياسات مقبولة للأجور وظروف العمل وشروطه.
- البيئة كمدخل لدراسة الإدارة:
لا شك أن البيئة تؤثر في الإدارة والعكس كذلك، والتأثير مشترك بين الطرفين، على ذلك فإنّ سلوك الفرد في المنظمة ليس نتاجاً مستقلاً لخصائصه ولا نتاجاً مستقلاً لنتائج بيئة العمل المستمدة من بيئة المجتمع وإنما هو نتاج لتفاعل خصائصه الذاتية مع خصائص بيئة العمل وظروف المجتمع بصفة عامة.
ومن هنا نستنتج أن العامل الإنساني يشكل عنصراً هاماً يؤثر في قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها، فالأفراد عندما ينتمون لمنظمة ما فإن لديهم أهداف خاصة يسعون إلى تحقيقها عن طريق الوظائف التي يلتحقون بها في المنظمة، كما أن للمنظمة أهدافاً تسعى لتحقيقها عن طريق توظيف بعض الأشخاص وتصبح المعادلة سهلة إذا توافقت أهداف الفرد مع أهداف المنظمة، ونظراً لأن للأفراد حاجات مختلفة تختلف وتتشكل حسب المكان والزمان والظروف، فإنه يمكن القول بأنّ أهداف الأفراد وأهداف المنظمات تكون دائماً في حركة مستمرة، فكلا الطرفين يسعى جاهداً للتوفيق بين أهدافه وأهداف الطرف الآخرـ فإذا توافقت وانسجمت الأهداف أصبح كل طرف راضٍ عن الآخر في فترة زمنية محددة، ونظراً لتعدد الحاجات الانسانية الناتجة عن اختلاف وتغير الظروف الاجتماعية والبيئية الخارجية استدعى الأمر ضرورة تكيّف كل طرف لمتطلبات الطرف الآخر ليتحقق الرضا، وإذا لم يتم التكيّف نتوقع شعوراً عاماً بعدم الرضا وبالتالي انخفاضاً في الانتاجية، وعليه فإن فهم الإدارة والقدرة على الإحاطة بها يتطلب بالضرورة التعرف على سلوك الأفراد داخل المشروع وخارجه وتحديد تأثير هذا السلوك على أعمال الإدارة وقدرتها على تحقيق النتائج المرجوة، كما أنّ على الأفراد ضرورة التعرف على المنظمة التي يفكرون في الانضمام إليها ومحاولة تفسير الأنظمة واللوائح والحوافز وأسلوب الإدارة المطبق في المنظمة ومدى اتفاقها مع رغباتهم وميولهم وقدراتهم.
إن رغبات وميول الأفراد تتشكل من واقع البيئة التي ترعرعوا فيها وبناءً عليه فإنّ العلاقة بين الإدارة والبيئة لا جدال فيها، والتأثر المتبادل بين الإدارة والبيئة يقتضي إدراك وتحديد طبيعة العلاقة الترابطية بينهما حتى تكون القرارات الإدارية سليمة وتتماشى مع متطلبات البيئة ولا تناوئها. وحيث أنّ العلاقة بينهما لا جدال فيها فقد قسّمت البيئة الكلية لقسمين:
1- البيئة الطبيعية: وتشمل عناصر لا نهائية منها: المناخ، المساحة، التضاريس، الموارد الطبيعية والمادية والاقتصادية.
2- البيئة الانسانية: تشمل عناصر كثيرة منها: السكان من حيث الحجم، الكثافة، المستوى الثقافي، الخبرة السابقة، التجانس الاجتماعي، القيم والعادات والمعتقدات السائدة بالمجتمع، والمناخ السياسي ودرجة استقراره.
ونؤكد على أنّ هذه العوامل مترابطة ومتداخلة في إحداق التأثيرات المختلفة، وعليه يجب النظر للعوامل البيئية مجتمعة حسب مفهوم النظم الذي ينظر للأمور في كلياتها وليس في جزئياتها. ونظراً للتأثير المتبادل بين الأفراد والمنظمة والبيئة التي تجمع كلاهما، ونظراً للأثر الذي يحدثه السلوك الانساني في اتصالاته في أعمال الإدارة فإنّه يتحتّم تحديد محددات هذا السلوك من واقع البيئة التي نِشأ فيها وفهم طبيعة العوامل المسببة له حتى تتمكن الإدارة من توقع السلوك الإنساني في مواقف العمل المختلفة، ومن ثم تتولى رسم السياسات الإدارية وتتخذ القرارات الكفيلة بتوجيه سلوك الأفراد نحو تحقيق الأهداف مراعية القيود البيئية المختلفة للمجتمع محل الدراسة.
- مفهوم النظام وعلاقته بالسلوك الإنساني:
النظام هو كيان كلي يتكون من مجموعة مفردات تتبادل العلاقة فيمان بينها وتعتمد على بعضها البعض لتحقيق هدف ما، وطالما أن النظام يعمل في بيئة معينة فلا بد أن يكون له حدود تفصله عن البيئة، وبناءً على ذلك فإنّه يمكن تقسيم الأنظمة من حيث علاقتها بالبيئة لقسمين رئيسين:
1- أنظمة مفتوحة: وهي التي تتبادل العلاقة مع البيئة (تأثر مشترك).
2- أنظمة مغلقة: التي لا تتبادل العلاقة مع البيئة، وهذا النوع غير موجود عملياً إنما نفترضه افتراضاً.
إن أي نظام له مدخلات تتمثل بالنسبة للمنظمة بعوامل الانتاج المختلفة من أرض وعمل ورأس مال وتنظيم، نجري على هذه المدخلات بعض العمليات الإدارية المختلفة لنحصل في النهاية على مخرجات في شكل سلع أو خدمات.
ونتسائل، ماهو المعيار الذي يدلنا عما اذا كان النظام سليماً أم لا؟ أو كيف نعرف عما إذا كانت المفردات داخل النظام متماسكة أو غير متماسكة؟
المعيار هو درجة تطابق المخرجات مع الهدف المعلن عنه من قبل الإدارة، فإذا تطابقت أمكن القول بأن النظام سليم، أما إذا كانت الفجوة كبيرة بين المخرجات والهدف فالنظام غير سليم ويستدعي إعادة النظر في المخرجات أو العمليات المختلفة التي تقوم بها الإدارة عن طريق ما يعرف بنظام استرجاع الأثر Feed Back، ولا شك أن التطابق بين المخرجات والهدف لا تحدث بنسبة 100% والسبب أننا في جميع أعمالنا الإدارية نتعامل مع عدم التأكد الناتج عن عدم إمكاننا التنبؤ بما سيكون عليه الوضع في المستقبل تنبؤاً دقيقاً، وكلما كانت عملية التنبؤ بالمستقبل والظروف دقيقة كلما كانت المخرجات أقرب للهدف والعكس صحيح.
عليه فإن الإدارة تتأثر في كفاءتها وقدرتها على نوعين من البيئة، الدخالية كالأنظمة واللوائح ونوعية الحوافز وأسلوب الإدارة المتبع، والبيئة الخارجية التي تمثل الضغوط المختلفة كالضغوط الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والتعليمية والقانونية.
- المنظمة كنظام مفتوح:
جميع المنظمات مهما اختلف أحجامها وأهدافها لا بُد أن تعمل في ظل نظام مفتوح، فهي تؤثر في المجتمع بما تنتجه من سلع وخدمات، كما أنها تتأثر بما هو موجود في ذلك المجتمع من عادات وتقاليد وأعراف ونظم وعوامل عدة لا بد للمنظمة أن تراعيها عند القيام بوظائف التخطيط، التنظيم، الرقابة، الانتاج، التسويق، والتمويل. تلك هي فكرة النظام المفتوح والتي تقوم على أساس أن المنظمة تعمل في بيئة لها مواصفاتها وخصائصها، ومن هذه البيئة تحصل المنظمة على مواردها أو مدخلاتها حيث تحولها لمخرجات كسلع أو خدمات وتقديمها مرة أخرى للمجتمع أو البيئة المحيطة، ومن المجتمع أو البيئة تحصل المنظمة على معلومات عن مدى رضى أفراده عن منتجاتها ومدى اقتناعهم بأهمية ووجودها في أي منظمة وفي هذه البيئة، فتكون المعلومات بمثابة رجع صدى تستفيد منه المنظمة في تعديل مساراتها لتقوي مركزها بالمجتمع وتزيد ترابطها بأفراده، والعلاقة يمثلها الشكل بالصفحة (19)
نستخلص مما سبق الآتي:
1- هناك علاقة بين المنظمة كنظام مفتوح ووحدات النظام الأكبر (البيئة السياسية، الثقافية، الاجتماعية، الاقتصادية، المالية والإدارية)
2- هناك علاقة بين المنظمة والبيئة التي تعمل فيها فالتأثير والتأثر مشترك بين الطرفين.
3- تتوقف قدرة المنظمة على القيام بوظائفها وتحقيق أهدافها على فاعلية العلاقة بينها وبين البيئة الخارجية.
4- توجد المنظمة للقيام بوظائف معينة فإذا لم تتمكن من القيام بها فإنّ بقائها يكون مهدداً.
5- يجب على المنظمة أن تتعرف على مختلف القوى المؤثرة على أدائها ووظائفها سواءً كان تأثيراً إيجابياً أو سلبياً.
- مبرر قيام المنظمات:
بعض المنظمات تركز على تحقيق أهداف خاصة وشخصية كالربح، ومنظمات أخرى هدفها تحسين تقديم الخدمة، بصفة عامة يمكن تصنيف المنظمات الأولى على انها تتبع للقطاع الخاص بينما الثانية تتبع القطاع العام، إلا أنه يمكن القول هنا بأن الأهداف وحدها ليست هي التي تؤدي لقيام المنظمات، فقد تظهر بعض المنظمات ثم تسعى للبحث عن أهداف لتحقيقها. هناك عموماً العديد من المبررات:
المبرر الأول: أن المنظمات يمكنها القيام بأعمال ضخمة ومتنوعة لا يستطيع الشخص بمفرده القيام بها فلو استطاع ذلك بمفرده لما احتاج لتكوين منظمة وما يتبعها من مصاريف مالية وإدارية ولكن نظراً لأن قدرات الفرد سواء بدنية أو ذهنية محدودة كان لا بد له الاستعانة بالغير ونقصد المتخصصون الذين يمكن لهم مساعدته في تحقيق ما يريد، حيث أن الجهد هنا يتحول من فردي إلى جماعي وكما ذكرنا فإن الإدارة نشاط ضروري للنشطا الجماعي وليس الفردي ونحتاج هنا إلى تطبيق وظائف تساعد الجماعة على تحقيق أهدافها وهي ما اصطلح عليه بوظائف الإدارة من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة.
المبرر الثاني: ما يمسمى بظاهرة الندرة، والندرة تقتضي الترشيد في استخدام الموارد مما يؤكد أهمية التخطيط والرقابة على الموارد ويمكن بصفة عامة التعبير عن الندرة من خلال القانون التالي:
الموارد المتاحة
___________________ > 1
الاحتياجات
1- الزيادة المطردة في الكثافة السكانية، وقد سبق "لمالئوس" أن تنبأ بأن الموارد تتزياد بمتوالية حسابية بينما يتزايد السكان بمتوالية هندسية.
2- ارتفاع المستوى الثقافي والمادي والاجتماعي لمعظم المجتمعات الأمر الذي أدى لزيادة الضغط على الموارد المتاحة.
ولا بد الإشارة إلى أن النُدرة موضوع نسبي يختلف باختلاف المورد محل الدراسة كما أنه يختلف بحسب المجتمعات، فالبترول بالمملكة لا يُعتبر نادراً إذا ما قورن بالهند مثلاً. والنُدرة هي التي تجعل للشيء قيمة تبادلية أو سعر معين، وكقاعدة اقتصادية كلما ندر الشيء ارتفع سعره والعكس صحيح. ومما يزيد مُشكلة النُدرة تعقيداً هو أن المنظمات لا يمكن لها أن تحصل على كمية مساوية من المخرجات بنفس كمية المدخلات عند استخدامها للموارد المتاحة بمعنى أن:
المخرجات
___________________ # 1
المدخلات
وعند استخدام المنظمة هذا المفهوم من منطق العلاقة السابقة فلابد أن تبقى خاسرة بمقدار ما فقدته من تالف أو عاد ناتج عن العمليات التحويلية، ولكي تعوض المنظمة هذا النقص فلاد أن تسعى إلى أن تبيع مخرجاتها بقيمة أعلى مما كلفتها مدخلاتها بمعنى أن المقدار:
المخرجات x القيمة التبادلية
___________________ لا بد أن يكون أكبر من واحد
المدخلات x القيمة التبادلية
وهنا يتحقق الربح لصالح المنظمة، أما إذا كان الناتج يساوي الواحد صحيح، فالمنظمة في هذه الحالة في منطقة التوازن أي لا تحقق ربحاً ولا خسارةً، وقد يكون السبب وراء ذلك هو رغبتها في التخلص من منافسيها مستقبلاً، والحالة الثالثة التي قد تنتج عن العلاقة السابقة هي أن تكون أقل من واحد صحيح والفرق هنا بالسالب يمثل الخسارة التي تتعرض لها المنظمة ومم هو جدير بالذكر أن المنظمات خلال السنة المالية الواحد تنتقل بين النتائج الثلاثة (ربح – توزان- خسارة) إلى أن يفصل مركز المنظمة المالي في نهاية العام موقعها من نشاطتها المختلفة خلال السنة المالية.
ماذا نستفيد من ظاهرة الندرة وما علاقتها بقيام المنظمة؟
ظاهرة الندرة تفيدنا في حالتين:
الحالة الأولى: تفيدنا في تحديد نوع النشاط، فكلما اختارت المنظمة نشاطاً نادراً تمارسه وتتوقع من ورائه طلباً عالياً كلما توفرت لها فرص النجاح.
الحالية الثانية: تساعدنا في تحديد موقع النشاط فتختار المواقع التي لا يوجد فيها نشاطاً مماثلاً للمنظمة، وكلما توفرت الندرة في النشاط بالمواقع المقترحة كلما زادت فرص النجاح.
المبرر الثالث: الرغبة في الاستفادة من التخصص وتقسيم العمل. فوجود التخصصات المختلفة بالعمل تعتبر الأساس في بناء الهيكل التنظيمي وظهور المنظمات، ولعل هذا ناتج من الفرضية الأولى التي تقول " أن قدرات الانسان دائماً محدودة وإذا أراد القيام بعمل يفوق قدراته فلا بد له من الاستعانة بالغير"، ونقصد بالغير هنا أصحاب التخصصات المختلفة، وبصفة عامة كلما كان التخصص نادراً كلما زاد الطلب عليه وزاد المدفوع له. والمتخصصين يشكلون الأساس في بناء الهيكل التنظيمي الذي تمثله إدارات متخصصة كإدارة الانتاج، الإدارة المالية، الإدارة الهندسية، إدارة المبيعات، إدارة شؤون الموظفين، ويبقى دور المدير في تنسيق وتنظيم هذه الجهود المختلفة نحو تحقيق الهدف.
- تعريف الإدارة ومستوياتها:
كثرت التعاريف الخاصة بالإدارة والسبب في ذلك هو أنها تدخل في جميع النشاطات الانسانية، ويعتمد نجاح أي مشروع على الكفاية الإدارية، فإذا توفرت الكفاية فإنها ترقى بالمشروع لتقوده إلى أهدافه المنشودة بأقل التكاليف ولم يتفق الكتاب والباحثون على تعريف واحد للإدارة، كونها اجتهادات للأكاديمين والممارسين تعمل على إيضاح العملية الإدارية، وليس هناك تناقض بينها ولكن كل تعريف منها يتناول الإدارة من زاوية خاصة.
فقد عُرّفت الإدارة على أنها " الشكل الذي تتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف" ويقول "فردريك تايلور" في كتابه إدارة الورشة الصادر عام 1903 "أن فن الإدارة هو المعرفة الصحيحة لما يريد الرجال عمله، ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن طريقة وأرخصها".
ويعرّف "هنري فايول" الإدارة في كتابه الإدارة العامة والصناعية بقوله "يُقصد بالإدارة التنبؤ والتخطيط والتنظيم وإصدار الأوامر والتنسيق والرقابة"
أما "كونتيرا وادونيل" فقد عرّفها على أنها "وظيفة لتنفيذ الأشياء عن طريق الأشخاص".
ويمكن لنا تعريف الإدارة على أنها " النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة أعمال الآخرين لتحقيق هدف، فإذا كانت الأهداف التي تسعى الإدارة لتحقيقها أهدافاً خاصة لتحقيق الربح مثلاً فيُطلق على الإدارة هنا إدارة الأعمال، وهي بهذا تشمل إدارة المؤسسات والشركاتالخاصة على اختلاف أنواعها وأشكالها، أما إذا كانت الأهداف التي تسعى الإدارة لتحقيقها أهدافاً عامة كتقديم خدمة فيُطلق عليها إدارة عامة وهي بهذا تشمل أعمال المؤسسات العامة والحكومية على اختلاف أنواعها وأشكالها.
يساعدنا استطراق التعاريف السابقة على استخلاص النتائج التالية:
1- أن الإدارة هي نشاط إنساني يتكوّن من وظائف تشكل مع بعضها البعض عملية الإدارة، فالإدارة نشاط فريد من نوعه ويختلف عن باقي الأنشطة الأخرى لكونه يتميز بالشمول والترابط مما يساعد على ظهور ما يُعرف في المكتبات الإدارية بوظائف الإدارة يقوم بممارستها جماعة من الناس يطلق عليهم الإداريون.
2- تختص الإدارة بتحقيق أهداف معينة يتفق عليها جماعة من الناس: أن الهدف الأساسي من الإدارة هو توجيه جهود جماعة من الناس لتحقيق هدف معين، فلو كان اجتماع مجموعة من الناس هدفه الترفيه فلا بد من قيام فرد ما بالتنسيق وتوجيه جهود أفراد الجماعة، وذلك هو قلب وجوهر العمل الإداري.
3- الإدارة تختص بالعنصر الإنساني في العمل، يتفق الكتاب على أن الإدارة تختص بالانسان في مواقع العمل، أو الانسان كعامل، وأن هدفها هو إنجاز العمل، فرجال الإدارة ينظرون للإنسان ككيان دايناميكي متحرك له دوافعه وحاجاته التي تثيره وتتحكم فيما يظهره من سلوك، والإدارة لا تتفاعل مع هذا السلوك فقط بل هي طرف فيه لا يمكنها النفاصل عنه.
4- أن الإدارة لا تظهر إلا مع وجود العمل الجماعي.
5- أن العمل الإداري يختلف عن العمل الفني: فهو أوسع من مجال العمل الفني، لأن العمل الفني يهتم بالخصائص الملموسة للمادة ووسائل التعامل معها، والانسان يمتلك وسائل ضبط المادة تماماً كما تمتلك الإدارة وسائل ضبط الانسان، والإدارة أوسع لأن في توجيهها للجهد الانساني تجد نفسها مهتمة أيضاً بالخصائص الملموسة للآلات والمواد والطاقة، لتستخدمها في مساعدة الجهد الإنساني ليكون أكثر فاعلية، ومن الضروري أن يعرف كل من الإداري والفني بوجود هذا الاختلاف، فكثيراً ما يلاحظ أن المهندس الذي أصبح مديراً لا يزال متمسكاً بالنمط الذي اعتاد عليه.
6- أن العمل الإداري يختلف عن العمل التنفيذي، فهو يختص بتوجيه جهود الغير نحو تنفيذ مهمة أو مهمات معينة، فالإدارة ليست تنفيذاً للأعمال، بل أن الأعمال تنفذ بواسطة الآخرين، ويترتب على ذلك أن الفرد لكي يصبح إدارياً فمن الضروري أن يتغلب على الميل نحو أداء الأشياء بنفسه، ويؤمن بأن الأعمال تتحقق عن طريق جهود غيره من التنفيذيين.
نخلص من هذا أنه حتى يكون هناك إدارة فلا بد من توافر أربعة شروط:
1- أن يكون هناك هدف أو عدة أهداف تسعى الإدارة إلى تحقيقها.
2- ضرورة توفر الموارد البشرية والمادية والموازنة بينهما.
3- الرغبة من المدير في تنسيق وتوحيد الجهود الجماعية نحو الهدف.
4- القيام بعدة وظائف اصطلخ على تسميتها بوظائف الإدارة وهي بصفة عامة: التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة.
- مستويات الإدارة:
إن الأفراد بالمنظمات لا يتساوون من حيث الأعباء والواجبات والمسؤوليات من ناحية، ولا من حيث السُلطات وحقوق اتخاذ القرارات من ناحية أخرى، عليه فإن الإدارة تنقسم لمستويات تعارف الكُتّاب إلى تقسيمها إلى:
1- مستوى الإدارة العليا.
2- مستوى الإدارة الوسطى.
3- مستوى الإدارة الدنيا أو المباشرة.
إن الخيط المشترك الأساسي بين هذه المستويات هي أنها جميعاً تمارس "الإدارة" من حيث تحديد الهدف والتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، ومع ذلك تختلف تلك المستويات من حيث:
· نطاق العمل الإداري الذي تمارسه.
· حجم المسؤوليات التي تتحملها.
· مدى السلطات المخولة لها.
فالإدارة العليا تتعامل على مستوى المشروع كوحدة متكاملة ومن ثم هي تهتم بعمليات:
· تحديد الأهداف العامة وبعيدة المدى,
· رسم السياسات الشاملة.
· تصور الخطط والبرامج ذات الأمد الطويلة.
· توجيه وتنسيق الأنشطة الأساسية للمشروع.
· اعتماد الخطط والبرامج التي تعدها الإدارة الوسطى ومجموعات الخبراء والأخصائيين.
· اتخاذ القرارات الاستراتيجية في شأن مجالات النشاطات الاستراتيجية وأوجه التصرف الحيوية بالنسبة للمشروع.
· المتابعة الشاملة لأوجه نشاطات المشروع ومعدلات التقدم نحو الأهداف المقررة.
· تقييم الإنجازات واتخاذ القرارات المناسبة لتصحيح مسارات التنفيذ أو إعادة تحديد الأهداف ورسم الخطط والبرامج الجديدة.
ويُلاحظ أن مستوى الإدارة العليا يمارس إلى جانب الوظائف السابقة وظيفتين أخريين على جانب كبير من الأهمية والحيوية وهما:
· تحقيق الاتصال المستمر الدائم بين المشروع من ناحية وبين البيئة المحيطة من ناحية أخرى وبذلك تصبح مسؤولية الإدارة العليا عي تتبع ودراسة مواقف الوحدات الأخرى في المجتمع واستنتاج انعكاسات تلك المواقف على المشروع واتخاذ الاجراءات الإدارية التي تضمن توافق أهداف وسياسات المشروع من ناحية، وأهداف ومتطلبات المجتمع من ناحية أخرى.
· دفع حركة التطوير والتجديد والابتكار في كافة مجالات عمل المشروع وذلك من خلال تشجيع تنمية عمليات البحث العلمي المنظم.
أما "الإدارة الوسطى" فتختص بعملية ترجمة الأهداف والسياسات العامة المحددة من مستوى الإدارة العليا إلى خطط وبرامج عمل وتشرف على وضعها موضع التنفيذ وذلك من خلال العديد من القرارات التكتيكية (الإجرائية) التي تحول الخطط والأهداف لنشاطات وإنجازات.
والإدارة الوسطى تهتم بإنتاج سيل متدفق من المعلومات والبيانات في مجالات أكثر نشاطاً عن الإمكانيات والمعوقات، وتغذي الإدارة العليا بتلك المعلومات لتستعين بها في رسم الاستراتيجيات العامة للعمل، كذلك تهتم الإدارة الوسطى بتوجيه النشاط اليومي والعمليات الجارية وتعمل على تنسيق الجهود المبذولة وصولاً للنتائج المستهدفة.
أي أن الإدارة الوسطى تركز على التخطيط القصير والمتوسط الأجل، وتمارس دورها التخطيطي في تخطيط العمليات والإجراءات وكذلك في مجالات التنظيم والمتابعة والتقييم، فنطاق اهتمام الادارة الوسطى أقل من نطاق الإدارة العليا واكثر اتساعاً من الإدارة الدنبا، وهي تعمل على تحقيق الصلة والارتباط بين المستوى الأعلى والمستوى الأدنى من الإدارة، ويتصف أفراد الإدارة الوسطى بالتالي:
1- تغلب التخصص الفني والمهني.
2- التركيز على الأنشطة ومجالات العمل الداخلية للمشروع.
3- تغلب الفكر التنفيذي على المنطق التخطيطي أي الاهتمام بالجانب التنفيذي أكثر من اعتبارات التخطيط.
وتمثل الإدارة الوسى في كل المشاريع القاعدة الأساسية للمتخصصين والخبراء وذوي الاهتمامات المحددة بمجالات عمل دقيقة، الأمر الذي ينشأ عنه عادة احتمالات التناقض والتضارب ويحتم بالتالي ضرورة التنسيق وتحقيق التقارب، وقد يكون أهم الأساليب المتبعة في هذا الجانب تشكيل اللجان المشتركة وعقد الاجتماعات الدورية لإحداث التقارب بين الأفراد المتخصصين.
أما الإدارة الدنيا والمباشرة فهي المستوى الذي تعهد إليه أعباء الإدارة والعمليات التنفيذية بالدرجة الأولى ولأعلى درجة من التفصيل، ومن ثم فإن الجانب التخطيطي بالإدارة الدنيا يقتصر على الحد الأدنى المتصل بتخطيط عملية التنفيذ والإشراف اليومي الدقيق على تطوير سير العمليات، ويلاحظ أن درجة التخصص المهني بين أفراد الإدارة الدنيا تصل إلى درجة عالية، كما أن أغلبهم يقترب من مستوى المهارة الفنية للأفراد القائمين بالتنفيذ فلعاً، وتمثل الإدارة الدنيا خط الاتصال الأول بمواقع العمل الفعلي ومن ثم تكون على بينة تامة بالمشكلات الخاصة بالأداء ومعقوات التقدم نحو الأهداف وتعمل على إمداد الإدارة الوسى بتلك المعلومات الحيوية التي تستند إليها في إعادة صياغة قراراتها والتقدم باقتراحاتها للإدارة العليا.
- إدارة الأعمال والإدارة العامة:
إدارة الأعمال هي الفرع المتخصص بإدارة المشاريع الصناعية والتجارية في القطاع الخاص، أما الإدارة العامة فتستهدف المشاريع التي تهدف إلى تنفيذ السياسات العامة مستخدمة نفس الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة، وبالرغم من اتفاق الكُتاب على المفهوم العام لكل من إدارة الأعمال والإدارة العامة إلا أن هناك اختلافات في وجهات النظر، حيث يعتبر بعضهم أن هناك فروقات جوهرية بينهما، بينما يرى البعض بأن المبادئ الرئيسية واحدة للفرعين، وأن الفروق ماهي الا ظواهر ثانوية ناتجة عن مجال التخصص، ومن أولئك "جلادين"، حيث طرح الفروقات التالية:
1- تعمل المشاريع العامة في ظل ظروف احتكارية، بينما يسود مشاريع الأعمال الخاصة جو من التنافس.
2- يعمل الموظف الحكومي في تأدية واجبه مدفوعاً بروح الخدمة العامة ويقدم منفعة للمواطنيني وليس الغرض من عمله تحقيق الربح.
3- يعتقد القائمون على شئون الإدارة العامة بقاعدة المساواة بين الموظفين دون إيثار بعضهم بأنواع خاصة من الخدمات بعكس مؤسسات القطاع الخاص التي قد تفضل زبائن على آخرين.
4- في كثير من الأحيان يعمل الموظف الحكومي بصفته الرسمية وليس باسمه، لهذا لا يهم الجمهور أن يعرف اسم الموظف الذي يعامله.
5- ترتكز الإدارة العامة على قاعدة المسؤولية العامة، فرجال الإدارة العامة مسؤولين عن تصرفاتهم تجاه الجمهور، وتتحقق هذه المسؤولية بطرق عدة بعضها سياسي وبعضها قضائي، أما إدارة الأعمال فترتكز على المسؤولية لأصحاب المشروع بالدرجة الأولى,
6- تتصف الإدارة العامة بخضوعها لتنظيم يتم على نطاق واسع، فهي أكبر حجماً والتصاقاً بالبيروقراطية.
7- القوة المؤثرة على المؤسسات العامة سياسية، بينما المؤثرة على القطاع الخاص اقتصادية.
ومع هذا فإن هناك الكثير من مؤسسي الإدارة الحديثة ومنهم "سايمون" لا يتفقون على آراء جلادين، ويعتقدون بعدم وجود فوارق جوهرية بين الإدارة العامة وإدارة الأعمال خصوصاً من حيث المبادئ الإدارة المجردة، بناءً عليه فإذا ما ناقشنا النقاط السابقة نجد أن الفروق بينهما لا تعد استراتيجية بالصورة التي أظهرها جلادين لأول وهلة، للأسباب التالية:
1- إن الكثير من المشروعات الخاصة بالدول المتقدمة تعمل في جو احتكاري بعيد عن جو المنافسة الحرة مثل شركات انتاج السيارات والكهرباء.
2- ليس الغرض من المشروع الخاص جباية الأرباح وإنما أيضاً تقديم السلع والخدمات.
3- ليس من مصلحة المشروع أن يفرق بين فئات الجمهور بصفة عامة، ولكي ينجح المشروع عليه بالتزام قاعدة المساواة على اختلاف أنواعها بين موزعين ومستهلكين وممولين.. الخ.
4- يعتبر مدير المشروع وموظفيه مسؤولون عن تصرفاتهم أما المساهمين والموردين والمستهلكين والممولين والدولة، فهم مسؤولون أما المجتمع شأنهم شأن موظفي الحكومة.
5- أن التنظيم الواسع والكبير ليس من خصائص الأعمال الإدارية العامة وحدها بل إن الكثير من المشاريع الخاصة في الدول المتقدمة تفوق في سعة تنظيمها وتعقيداتها العديد من أجهزة الدولة الصغيرة النامية.
6- رغم أن المؤسسات الخاصة تتمتع برظوف المنافسة الحرة إلا أن الإدارة الحديثة تتطلب اختيار الموظفين الأكفاء ولهذا تأخذ هذه المؤسسات بقاعدة اختبارات الكفاية في اختيار الموظفين كما هو الحال في اختيار موظفي الدولة.
يتضح مما سبق أنه ليس هناك فروق جوهرية بين إدارة الأعمال والإدارة العامة وإن كانت هناك بعض الفروق فإنها ناتجة عن مجال التخصص، فإدارة الأعمال تتعلق بالأعمال التجارية، والإدارة العامة تتعلق بالأعمال الحكومية.
- هل الإدارة علم أم فنّ؟
العلم وفقاً للمعنى الاصطلاحي يعني مجموعة من المعارف والقواعد والنظريات أمكن التوصل إليها عن طريق التجارب والاستقصاء والتحري ولا تختلف قيمتها من مجال لآخر كما هو الحال في العلوم الطبيعية كالكيمياء والفيزياء والرياضيات. أما الفن فهو محاولة استخدام المهارة البشرية عند استخدام المبادئ والنظريات العلمية، بالعلم إذاً موضوعي Objective أي لا يتأثر بشخصية من يقوم بالدراسة والتحليل، أما الفن فهو شخصي Subjective أي يتأثر بشخصية القائم بالدراسة والتحليل، وعليه يمكن القول أن الإدارة في بدايتها كانت أقرب للفن منها إلى العلم، ولكن مع تطو الفكر الإداري أصبحت الآن تُدرّس وفقاً لأساليب كمية وفي بعض الأحيان رياضية وإحصائية فالإدارة بوقتنا الحاضر تقترب من العلم أكثر من الفن، لهذا فتصنيف الإدارة كفن لا يعني إنكار وجود العلم فيها، والعكس صحيح كذلك. فهي علم بالقدر الذي تكشف عنه البحوث والتجارب من قواعد عامة ونظريات، وهي أيضاً فن لأن تطبيق هذه النطريات والقواعد قد لا يؤدي لنتائج مماثلة حتى ولو تشابهت الظروف، وعلى الرغم من أن الإدارة تتبع الأسلوب العلمي كالملاحظة والتجربة والاستقصاء للتواصل إلى قواعد عامة، إلا أنه لا يمكن اعتبارها علماً بحتاً كالعلوم الطبيعية، فهي من ضمن العلوم الانسانية والاجتماعية التي تختلف نتائج تطبيقاتها من منظمة لأخرى ومن بلد لآخر حسب استخدام المهارة الشخصية كفنّ عند تطبيق المبادئ والنظريات الإدارية.
(اسئلة الفصل ص 37)
رد مع اقتباس