الموضوع: توصيف وظيفي لوظيفة إداري

تحديد الوظائف و المستويات الإدارية بإدارة الأداء

JOB DESCRIPTION

توصيف وظيفة
مسمى الوظيفة: المدير الإداري الرمز:
الوحدة التنظيمية : قطاع الموارد البشرية عدد الوظائف:
الدرجة الوظيفية:
الرئيس المباشر: رئيس قطاع الموارد البشرية
أهداف الوظيفة:
وضع السياسة الخاصة بإجراءات الشئون الإدارية وعلاقات العمل ومتابعة أنشطة (مراقبة الوقت- الأجازات – الجزاءات- الرعاية الطبية- التأمينات) مع علاج المشاكل الخاصة بالانحرافات عن تطبيق السياسات المعتمدة وتخطيط وتوجيه جميع الخدمات الإدارية طبقا للنظم المعتمدة لتخدم مصالح الشركة والعاملين بها وخلق بيئة عمل جيدة تجعل العاملين قادرين على تحقيق أهداف الشركة بكفاءة وفاعلية.
الواجبات والمسئوليات الأساسية :
أولا: السياسات والإجراءات:
 وضع السياسات الخاصة بإجراءات الشئون الإدارية والتحقق من مناسبتها لطبيعة العمل داخل المصانع والمشروعات.
 التأكد من تطبيق وفاعلية سياسات الشئون الإدارية مع رفع تقارير بالانحرافات .
 يضع السياسات والاجراءات الخاصه بالجزاءات الادارية وتنظيم السلوك الوظيفي بالشركة.
 وضع السياسات الخاصة بجداول الحركة لسيارات الشركة ويتحقق من تنفيذها بدقة ، ويعتمد التعديلات اللازمة لمسار السيارات.
 وضع السياسات الخاصة بالأغذية والمشروبات داخل الشركة .
 وضع السياسات الخاصة بالإسكان ومتابعة توفير الإحتياجات والخدمات المطلوبة لأماكن الإسكان .
 تحليل الانحرافات عن الأنظمة والسياسات الموضوعة وإيجاد حلول مناسبة للمشاكل التي تسبب الانحرافات.
 التحديث المستمر للسياسات والأنظمة للتواكب مع المتغيرات المختلفة.
ثانياً: المتابعات والتقارير :
 المتابعة الدورية لأي قرارات جديدة تصدر عن القوى العاملة وبحث المشاكل التي تخص الشركة لدى مكتب العمل .
 إصدار التعليمات الإدارية لأي موقف جديد خاص بشئون العاملين بعد مراجعة النظم والقوانين المعمول بها.
 التأكد من مطابقة لائحة النظام الأساسي للشركة مع القوانين المعمول بها مع العمل على نشر مفاهيم الأنظمة الإدارية بين العاملين بالشركة.
 يشرف على دقة الإحصائية السنوية المجمعة عن أجازات العاملين ونسبة الغياب ومعدل دوران العمالة.
 يشرف على دقة قاعدة بيانات العاملين التي تشمل سيرة ذاتية عن كل موظف وكذلك تدرج الأجر منذ تعيينه وحتى خروجه من الشركة.
ثالثا: الإشراف والتعليمات الإدارية:
 إصدار التعليمات واللوائح المنظمة لسير العمل .
 تلقي شكاوي العاملين فيما يتعلق بالموضوعات الإدارية ودراستها وتحليلها وإيجاد الحلول المناسبة لها .
 المرور الميداني والتفتيش المخطط والغير مخطط على الموقف الإداري والعناصر الإدارية وتقديم المعاونة اللازمة .
 التنسيق مع إدارة الموارد البشرية فيما يتعلق بتنفيذ سياسات ( شئون العاملين – التعيينات – التدريب – المرتبات ) .
 التوقيع ومراجعة عقود الصيانة لكافة الخدمات الإدارية بالشركة.
 متابعه تنفيذ سياسات وإجراءات الامن الصناعي و السلامة والصحة المهنية ووضع التعليمات الخاصة بها والتأكد من تطبيقها وتنفيذها .
 وضع خطط التأمين والحراسة ضد الأخطار المختلفة ( حريق – سرقة – كوارث طبيعية ) لجميع مواقع الشركة .
 الاشراف علي إعداد خطة تأمين العاملين أثناء تأدية عملهم بالمهمات الوقائية المناسبة لطبيعة العمل.
 التأكد من مراجعة وحركة المرتبات والحضور والانصراف وإرسالها للإدارة المالية في المواعيد المحددة.
 التأكد من تطبيق أنظمة الجزاءات والأجازات والوقت الإضافي مع تحديد الانحرافات والعمل على تلافيها.
 التأكد من كفاءة أنظمة التأمينات الاجتماعية مع متابعة إجراءات التأمينات والأرصدة المدنية والدائنة لدى التأمينات.
 التأكد من كفاءة أنظمة التأمين الصحي ومتابعة إجراءات تنفيذها مع وضع الأنظمة الخاصة بكيفية التعامل مع إصابة العمل.
 التأكد من جودة سجلات العاملين بإجراءات المراجعات الدورية.
 التأكد من جودة الخدمات العامة المقدمة للعاملين والعمل على تحسينها بشكل دوري.
 يشرف على مدى توفير الخدمات الصحيه والإجتماعية للعاملين ويضع الإجراءات المنظمه لذلك.
 مراجعة التقرير الشهري الخاص بإصابات العمل والحوادث الجثيمة والأمراض المهنية والعادية والمزمنة .
 الإشراف علي أمن الشركة واعتماد وتوزيع الاجازات والمأموريات .
 متابعة إستخراج تأشيرات السفر من السفارات والقنصليات المعنية .
 التأكد من إنهاء الإجراءات الخاصة بتراخيص جميع السيارات والتريلات والجرارات الزراعية المملوكة للشركة .
 متابعة توفير الموارد الطبية والأدوية اللازمة للإسعافات الأولية ووضع الأسس والأساليب والتعليمات الخاصة بالأستخدام .
 الإشراف على التحضير الجيد للزيارات الخارجية سواء من جهات او عملاء الشركة.
رابعا: توجيه و تطوير و إدارة العاملين بالإدارة :
• يوجه أداء الاقسام التابعة له، ويراجع نتائج أعماله، ويقوم بعلاج مشاكل ومعوقات العمل ويتخذ ما يلزم من إجراءات تصحيحية .
• يقيم أداء المرؤسين المباشرين ، ويضع خطط التطوير الوظيفى لرفع مستويات أدائهم، ويراجع نتائج تقييم أداء باقى العاملين وخطط تطوير مستويات أدائهم.
• يقوم بتحديد الحوافز والمكافآت للعاملين بالاقسام وفقا للنظم المعتمدة .
واجبات إضافية :
- القيام بأى واجبات إضافية تطلب منه عن طريق المدير المباشر.
العمل الجماعي:
( نسبة الواجبات التي تؤدى بشكل فردى الى الواجبات التى تتطلب العمل مع المجموعة )
نسبة الواجبات التى تؤدى بشكل فردى 20%
نسبة الواجبات التى تؤدى بشكل جماعى 80%
المسئوليات الإشرافية:
• رئيس قسم الشئون الإدارية
مسئوليات الوظيفة :
- المسئولية المالية :
مسئول عن مراجعة واعتماد صحة المستحقات المالية للعاملين والجهات التى تقدم خدمات متصلة باعمال الادارة .
مسئول عن اعتماد صرف جميع المصروفات الادارية الواقعة فى نطاق اشرافه
- المسئولية نحو سرية المعلومات:
مسئول عن المحافظة على البيانات والمعلومات الواقعة فى نطاق وظيفته
- المسئولية نحو سلامة الآخرين:
مسئول عن وضع الإجراءات اللازمة لتفادى حوادث العمل والاصابات .
- المسئوليات التدريبية :
مسئول عن تنمية قدرات العاملين بالادارة.
السلطات وصلاحيات اتخاذ القرار :
يتخذ شاغل الوظيفة القرارات التنفيذية التى تتضمنها لائحة شئون العاملين ونظام إدارة الموارد البشرية المعتمد، والقرارات التى يفوضه فى اتخاذها المدير المباشر كالتأكد من تطبيق وفاعلية سياسات الشئون الإدارية ، وضع السياسات الخاصة بإجراءات الشئون الإدارية .
اتصالات العمل :
داخليا :
يتصل بجميع الادارات فى الشركة للحصول على البيانات اللازمة وتقديم المشورة لمديرى الادارات ، ومتابعة الاجراءات المتعلقة بشئون العاملين، والمساهمة فى حل مشكلات علاقات العمل .
خارجيا :
يتصل بمكاتب العمل والتأمينات الاجتماعية والجهات الحكومية ذات الصلة لتنسيق العمل وانهاء الموضوعات المتصلة بالعاملين بالشركة.
حل المشكلات:
نوعيات وحدود المشاكل التى تتطلب الوظيفة من شاغلها القيام بحلها :
يقوم شاغل الوظيفة بدراسة وحل المشكلات المتعلقة بعلاقات العمل .
المشاركات المطلوبة فى ادخال ابتكارات أو تعديلات :
 على الأساليب والاجراءات:
يقترح التعديلات المناسبة لتبسيط أساليب العمل بالادارة ويعرضها على المديرالمباشر للدراسة.
 على خطط وبرامج العمل:
يقوم بتطوير البرنامج الزمني لأداء الواجبات والأنشطة الدورية لضمان حسن توزيعها وانجازها فى التوقيتات المطلوبة.
 على السياسات :
يقترح التعديلات المناسبة لسياسات ادارة شؤن العاملين ويعرضها على المدير المباشر للدراسة.
متطلبات شغل الوظيفة :
التعليم :
- مؤهل جامعى مناسب
المهارات الفنية:
- مهارات كتابة التقارير
- مهارات اتصال عالية
- مهارات ادارية وتنظيمية عالية
- مهارات حل المشاكل الادارية
- مهارات الاشراف والمتابعه
- مهارات اتخاذ القرارات الادارية
- مهارات تخطيط توفير الخدمات الصحية والاجتماعية
الخبرات السابقة:
- - خبرة عملية لمدة لاتقل عن 10 سنوات فى الشئون الادارية علي ان تكون منها 7سنوات في وظيفه اشرافية.
القدرات الخاصة
- اجادة اللغة الانجليزية
- اجادة الحاسب الألى MS. Office - MIS
إعداد:
الاسم :

الوظيفة:

التاريخ:

التوقيع: مراجعة:
الاسم :

الوظيفة:

التاريخ:

التوقيع:




Job Holder(s)
صاحب الوظيفة Division or Department
الإدارة Key Result Areas
(KRA’s)
مناطق النتائج Key Performance Indicators
(KPI’s)
مؤشرات الأداء Report Format
التقارير
المدير الإداري قطاع الموارد البشرية السياسات والإجراءات  نسبة المنفذ من السياسات الخاصة بإجراءات الشئون الإدارية .
 نسبة الخطأ او التاخر في رفع تقارير بالانحرافات في تطبيق الشئون الادارية.
 نسبة الخطأ في تحليل الانحرافات عن الأنظمة والسياسات الموضوعة . تقرير التجاوزات الادارية



تقرير انحرافات الانظمه
المتابعات والتقارير  عدد المشاكل الغير محلوله التي تخص الشركة لدى مكتب العمل .
 عدد مرات التاخر في إصدار التعليمات الإدارية لأي موقف جديد خاص بشئون العاملين بعد مراجعة النظم والقوانين المعمول بها.
 نسبة انحراف لائحة النظام الأساسي للشركة مع القوانين المعمول بها .
 نسبة الخطأ في الإحصائية السنوية المسجلة عن أجازات العاملين ونسبة الغياب ومعدل دوران العمالة.
 عدد مرات التاخر في تحديث قاعدة بيانات العاملين بالشركة. - تقرير مشاكل مكتب العمل




تقرير تجاوزات النظام الاساسي

الاحصائية السنويه

قاعدة بيانات العاملين
الإشراف والتعليمات الإدارية  نسبة الانحراف في توفير العمالة اللازمة للشركة.
 عدد مرات التاخر في تنفيذ إجراءات المراجعات الدورية لسجلات العاملين بالشركة.
 عدد مرات الخطأ او التاخر في مراجعة المرتبات وحركة الحضور والانصراف قبل إرسالها للإدارة المالية في المواعيد المحددة.
 عدد مرات الخطأ في مراجعة عقود الصيانة لكافة الخدمات الإدارية بالشركة.
 نسبة الانحراف في تطبيق أنظمة الجزاءات والأجازات والوقت الإضافي
 عدد مرات الخطأ او التاخر في متابعة إجراءات التأمينات والأرصدة المدنية والدائنة لدى التأمينات.
 عدد مرات عدم ومتابعة اجراءات أنظمة التأمين الصحي وتنفيذها .
 نسبة الزيادة في جودة الخدمات العامة المقدمة للعاملين.
 عدد مرات التاخر في التحضير الجيد للزيارات الخارجية سواء من جهات او عملاء الشركة.
تقرير توفير العماله


تقرير مراجعات سجلات العاملين


تقرير المرتبات


تقرير الصيانة الخدمية




تقرير مشاكل التامينات


تقرير تجاوزات التامين الصحي



تقرير الزيارات
توجيه و تطوير و إدارة العاملين
 عدد مرات التاخر او الخطأ في تقييم أداء المرؤوسين.
 عدد مرات التاخر او الخطأ في تحديد الاحتياجات التدريبية للمرؤوسين . تقرير تقييم الاداء

تقرير الاحتياجات التدريبية