الموضوع: خطوات نحو تفويض فعال
خطوات نحو تفويض فعال
- جعل التفويض منهجًا ثابتًا:
لابد لأية إدارة فاعلة أن تحرص على جعل المهام المفوَضة جزءًا من اتجاه أو إطار عام للمؤسسة, يهدف إلى تفويض الأنشطة إلى الموظفين, بما يؤدي إلى تحقيق المنفعة للمؤسسة من خلال إنجاز أهدافها الإنتاجية, وتحقيق المنفعة للموظفين من خلال تنمية مهاراتهم.
فلا تكون المهام المفوَضة حادثًا عارضًا للموظفين, بل هو منهج ثابت للإدارة, يهدف إلى تحقيق الفوائد الناجمة عن عملية التفويض بالنسبة للأفراد والمؤسسة.
وفي إطار جعل التفويض منهجًا ثابتًا داخل المؤسسة, لابد للإدارة من إعداد قوائم بأسماء العاملين الذين ترغب في التفويض إليهم, وتسجيل نقاط القوة والضعف فيهم, مثال:
الاسم |
مواطن القوة |
مواطن الضعف |
يوسف |
جيد في الاتصال |
يكره العمل الورقي |
أحمد |
سريع |
لا يتقن الأشياء أحيانًا |
عمرو |
يهتم بالتفاصيل |
متحفظ |
محمود |
يحب التحدي |
يكره المكالمات التليفونية |
- تحديد المهمة التي ستخضع للتفويض:
وهذا ما سبق أن أوضحناه في المقال السابق, فهناك مهام لا تقبل إلا التفويض, وهناك مهام لا يمكن تفويضها, وهناك مهام في منطقة الوسط, تتحدد بناء على رؤية الإدارة.
وهذه المهام التي في منطقة الوسط, يمكن تحديد هل هي أهل للتفويض أم لا عن طريق طرح سؤال مفاده (ما هي الفائدة المرجوة من عملية التفويض هذه بالنسبة: للإدارة – للشخص الذي سيُفوَض – لفريق العمل – للمؤسسة – للعملاء؟).
ومن ناحية أخرى, يتم تقييم المشاكل المحتملة:
- ما الذي سيحدث إذا لم تسر الأمور على ما يرام؟
- ما هو أسوأ وضع سيمر به الفريق أو المؤسسة أو العملاء؟
- ما هو التأثير السلبي الذي قد يحدثه هذا على الموظف؟
- ما هو حجم الدعم الذي ستقدمه الإدارة؟
ولابد من القيام بتفويض المهام كاملة, وليس بأجزاء منها, فعندما يتم التفويض بالمهمة كاملة, فإن هذا يزيد من رضا الموظف المفوَض, ويؤدي إلى تطوره, كما يساعده على أن يفهم الوظيفة فهمًا كاملًا.
ولابد من التدقيق أثناء تحديد المهمة التي ستخضع للتفويض على تحديد إطارًا زمنيًا للمهمة المفوَضة.
- تحديد الشخص الذي سيُفوَض:
يقول "أندرو كارينجي": (إن سر النجاح لا يكمن في قيامك بعملك, لكن في معرفة الشخص المناسب للقيام به), ويتم تحديد الشخص الذي ستُفوض إليه المهمة بناء على النقطتين السابقتين, فعند توافر القوائم التي تظهر مواطن القوة والضعف في كل موظف, ومع توافر التحديد الكامل للمهمة من حيث نوعيتها ونتائجها المتوقعة وإطارها الزمني الذي يجب أن يُلتزم به, يتم التوفيق بين مهارات الأفراد والمهام المطلوبة بشروطها, بحيث في النهاية يتم تحديد الشخص المناسب لهذه المهمة.
- شرح المهمة للشخص المفوَض:
هذه الخطوة في غاية الأهمية, حيث على أساسها سينبي النتائج المتحققة من هذه المهمة, فمن خلالها إما أن يستوعب الموظف جميع أبعاد المهمة المفوَضة إليه, بحيث يكون قادرًا على إنجازها, وإما أن يقوم الموظف بالمهمة وهو كالسائر في الظلام لا يتبين خطاه.
لذا فالإدارة الواعية هي التي تنفق الوقت الكافي في هذه الخطوة لمناقشة المهمة بالتفصيل.
وتشمل هذه الخطوة عدة عناصر؛ ففي البداية عليك أن توضح له ماهية المهمة المفوَضة إليه, والتنبيه على النقاط الأساسية في المهمة, ثم عليك أن توضح له أسباب أهمية هذه المهمة, ومكانها في خطة سير المشروع, ثم طرح النتائج المتوقعة من الموظف خلال هذه المهمة, وشكل الناتج النهائي المطلوب, والمعايير التي ستُستخدم لتقييم مدى نجاح المهمة, ثم بعد ذلك لابد من الحرص على التأكد من فهم الموظف للصورة كاملة.
- منح الموظف السلطة اللازمة:
عند تفويض الموظف, لابد من توفير الدعم الكامل من الإدارة, وتوفير الصلاحيات التي تعين الموظف على أداء المهمة المفوَضة إليه, فإذا كان النشاط المفوَض يستلزم العمل مع الأقسام الأخرى, فلابد من التأكد من معرفة الأشخاص المعنيين في هذه الأقسام بما يحدث وأسبابه وصاحب السلطة في القيام به.
ومن ضمن السلطات التي تمنح للموظف المفوَض هي تفويضه في تحديد الوسائل المطلوبة لإنجاز المهمة, فتحديد الأسلوب المتبع في إنجاز المهمة من اختصاصات الشخص المفوَض, فلا تقوم به الإدارة.
ويجدر الإشارة إلى أن توفير السلطة اللازمة للموظف المفوَض لا تعني أن المدير معفي من المسئولية, فالمهام تفوَض ولكن المسئولية لا تفوَض.
- توفير الموارد التي سيحتاجها الموظف:
عندما تقوم الإدارة بتفويض عمل ما, فلابد لها من أن تحرص على أن توفر الدعم الكامل للموظف المفوَض إليه هذا العمل, فلابد من تحديد الموارد التي سيحتاجها الموظف لإتمام المهمة, ويكون هذا التحديد من خلال الإدارة أو الموظف, ثم العمل على توفير هذه الموارد من مال أو تدريب أو أفراد أو نحو ذلك.
- ضع نظام للمتابعة:
بعد نقل المهمة للموظف, وتحديد معايير نجاح المهمة, وتوفير السلطة والموارد اللازمة, لابد من وضع نظام متفق عليه لكي تستطيع الإدارة متابعة سير العمل في المهمة المعنية.
لذا لابد من تسجيل الخطة التي وضعها الموظف المفوَض كتابة, ولابد من وضع نظام للإتصال وتقديم التقارير, حتى يتسنى للإدارة متابعة المهمة خطوة خطوة.
رد: خطوات نحو تفويض فعال
الله يغطيك العافية شي مفيد
في المرفقات
نموذج تفويض شامل لجميع الدوائر الحكومية بالتعقيب والتوقيع (مشاركات: 17)
عند تسليم احدى سيارات الشركة لاحد موظفيها لابد من اعداد تفويض له بالقيادة حيث أن ملكية السيارة تعود للشركة
ويجب أن يكون هذا التفويض محددا بالمدة
وفقكم الله (مشاركات: 29)
اليكم هدية جديدة
نموذج تفويض موظف من الشركة لتأدية مهمة معينة
النموذج على هيئة ملف وورد قابل للتعديل
ونهيب بمن يرى تعديلا مناسبا ان يرفقه لكي تعم الفائدة
وجزاكم الله خيرا (مشاركات: 21)
(بعد المسافة لا يهم؛ الخطوة الأولى فقط هي الأكثر صعوبة)
مدام دو ديفاند
ضروري جدًّا قبل أن تبدأ في عملية التقديم والعرض أن تتدرب على ما ستقوله فالتدريب كما يقول علماء السلوك: (يزيد من الثقة بالنفس،... (مشاركات: 0)
بتاء فريق عمل فعال اتمنى لكم التوفيق (مشاركات: 4)
دورة تدربية متخصصة موجهة للمهندسين المعماريين والمدنيين ومهندسي الاعمال الالكتروميكانيكية والمهندسين الاستشاريين بجميع تخصصاتهم وكذلك لمهندسي المكاتب الفنية بأنواعها وموجهة كذلك إلى المقاولين وشركات الإنشاءات وشركات التطوير العقاري وجميع العاملين بالمجال القانوني والمحاسبي بقطاع التشييد والبناء، حيث يتم دراسة انواع العقود بصفعة عامة والعقود في قطاع التشييد والبناء بصفة خاصة، وما هي الالتزامات الفنية والمالية لجميع اطراف تلك العقود
جلسة كوتشينج تهدف الى توجيه المشارك فيها لتعلم كيفية تطبيق منهجية FOCUS-PDCA للتحسين المستمر وحل المشكلات بطريقة منهجية منظمة وهي التقنية التي تستخدمها العديد من المنظمات من أجل توجيه جهود التحسين.
بحصولك على هذا الدبلوم التدريبي ستكون مؤهلا تماما للقيام بالمهام الوظيفية الكاملة لوظيفة كبير المراجعين لمواصفة الأيزو 9001، هذا بالاضافة الى تعرفك على جميع انواع مراجعات الجودة ووسائل وتقنيات المراجعة واطلاعك على مهام رئيس فريق المراجعين وآلية التخطيط لعملية لمراجعة والتعرف على الاجراءات التصحيحية والعديد من الموضوعات المتعلقة بالجودة.
برنامج متقدم يتناول موضوع الخدمات اللوجستية وسلاسل الإمداد من البداية إذ يشرح أساسيات ومفهوم الخدمات اللوجستية وسلاسل التوريد ثم ينتقل الى شرح إدارة و تخطيط الطلب ثم يتناول أساسيات التعامل مع الموردين وأخيرا كل ما يتعلق بإدارة المخازن والمستودعات ودورتها المستندية وافضل الممارسات في ادارة المخازن والمستودعات
تم تصميم هذا البرنامج التدريبي بهدف تأهيل المشاركين على الالمام بالمعارف والمهارات اللازمة للعمل في تسويق الأجهزة الطبية ويتناول البرنامج المعلومات الفنية عن الاجهزة الطبية واستخداماتها وتصنيفها والمصطلحات الفنية المستخدمة في تسويقها واستراتيجيات التسويق المناسبة والعديد من الموضوعات الهامة