الموضوع: التخطيط planning

الباحث
عمار هادي حسون

المقدمة :
يعد التخطيط ركيزة أساسية من ركائز قيام الدولة في المجالات الاقتصادية والاجتماعية , حيث يعتبر أهم مرحلة وظيفية من مراحل العملية الإدارية بل هو الأساس الذي تعتمد عليه جميع مراحل العملية الإدارية وانتظامها .
وقد ظهرت الصورة الحديثة للتخطيط عندما ازدادت المعاملات وازدادت نسبة المخاطر واحتمالات الفشل فيها مما جعل اثار الخطأ في اتخاذ القرارات اكثر خطورة الامر الذي جعل القيادة الادارية تلجأ الى التخطيط المنظم والتنبؤ بالمستقبل .
ونذكر هنا قول افلاطون ( ان البداية هي اهم جزء في العمل ) وقول توماس اديسون ( لم يحدث وان فعلت شيء ذا قيمة بالمصادفة ) .
حيث توصلت الابحاث الى ان القادة يقضون 80% من وقتهم في التخطيط وربما من مبالغة هذه الابحاث لكن الفكرة الاساسية فيها ان القادة الاداريين يهتمون بالتخطيط السليم لضمان نجاح العمل من حيث التحليل والبحث والاستفسار قبل البدء بالعمل .
وقد اصبح التخطيط بعيد المدى هو صمام الامان والضمان الوحيد لتحقيق الاهداف المنظمية .
ومن هنا سنقسم الورقة هذه الى اربعة مباحث نتناول في الاول منها مفهوم التخطيط اما المبحث الثاني فنخصصه لبحث مراحل التخطط ونبحث في المبحث الثالث مزايا وفوائد التخطيط اما المبحث الرابع فسنتناول فيه مستويات التخطيط ...

المبحث الاول مفهوم التخطيط :
التخطيط هو الخطوة الأولى في العملية الإدارية حيث تحدد فيه الإدارة ما تريد أن تعمل وماذا يجب عمله ، وأين ، وكيف ، وما هي الموارد التي تحتاج إليها لإتمام العمل ، وذلك عن طريق تحديد الأهداف ووضع السياسات المرغوب تحقيقها في المستقبل وتصميم البرامج وتفصيل الخطوات والإجراءات والقواعد اللازمة في إطار زمني محدد وبياني محسن في ضوء التوقعات للمستقبل والعوامل المؤثرة المحتمل وقوعها .
يعرف التخطيط بأنه اتخاذ القرارات قبل بدء الفعل المطلوب . ويعرف (Koontzand & Odonnell) التخطيط بانه تلك الوظيفة الادارية التي تشمل اختيار المدير للسبل التي يسترشد بها في تنسيق المفهوم الجماعي من البدائل المتيسرة . ويتفق (Newman) مع هذا التعريف اذ يبين بأن التخطيط هو اتخاذ قرار مسبق لما يراد عمله .
فالخطة هي سبيل مرسوم لفعل يزمع القيام به او اكتشاف بالاهداف المرغوب الوصول اليها مع تخصيص الموارد اللازمة لها وتحديد الجدول الزمني للتنفيذ , حيث ان ناتج العملية التخطيطية يتجسد بخطة شاملة للمنظمة وخطط فرعية اخرى .
وتأخذ الخطط اشكال عديدة منها الاهداف والسياسات والاجراءات والقواعد والميزانيات التقديرية والبرامج والاستراتيجيات .
ويتبين لنا وباختصار ان التخطيط هو التدابير لمواجهة المستقبل لتحقيق اهداف معينة فهو لايمثل غاية في ذاته وانما وسيلة لتحقيق غاية حسبما يرى بن حبتور او عملية وضع اهداف المنظمة وتحديد الوسائل اللازمة للوصول اليها بأحسن الاحوال ( العامري وزميله , 2008 ) .
المبحث الثاني متطلبات التخطيط ( مراحل التخطيط ) :
ان نجاح العملية التخطيطية يتوقف على مايأتي
1. تحديد الاهداف : يتطلب التخطط تحديد الاهداف بدقه التي تسعى المنظمة لتحقيقها حيث ان وضوح الهدف وواقعيته يؤدي الى وضوح المسار الذي تسلكه المنظمة نحو الحالات المستقبلية التي ترغب ان تكون عليها . وقد توصل دارسي وممارسي الادارة الى ان اسلوب الادارة بالاهداف هو افضل المداخل المتطورة التي يمكن استخدامها في عملية وضع الاهداف ويعرف هذا الاسلوب بعملية المشاركة بين الرئيس ومساعديه في تحديد اهداف المنظمة .
2. جمع البيانات والمعلومات : يلزم لنجاح عملية التخطيط ان يكون لدى الادارة اكبر قدر من البيانات والمعلومات المتعلقة بالامكانات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الخطة حتى يمكن الاعتماد عليها في تحقيق اهداف الخطة بكفاءة وفعالية وليتم تقييم الوضع الحالي للمنظمة نسبة الى النتائج المرغوبة .
3. وضع مجموعة من الخطط البديلة : يعتمد التخطيط على افتراضات مستقبلية وعلى ضوء هذه الاقتراضات يمكن تحديد ما سوف يتم فعله في المستقبل فتوضع الاهداف بدقة وتعد برامج لتحقيقها . فأذا اختلفت هذه الافتراضات فلابد من اعداد خطط بديلة مختلفة يستند كل منها الى افتراض معين , اي ان الخطط البديلة توضع بجوار الخطة الاصيلة لمواجهة مختلف الافتراضات .
4. تقسيم الخطة الرئيسية الى خطط فرعية : يمكن تقسيم الخطة الرئيسية الى خطط جزئية وفرعية لتسهيل تنفيذها ويجب ان تنعكس كافة الخطط الجزئية لخدمة الخطة الرئيسية او توظف لصالحها .
5. اعلام الخطة داخل المنظمة : من الضروري جداً ان يتم الاعلام الواضح عن الخطة واهدافها داخل المنظمة بحيث يحاط كل مدير مسؤول عن تنفيذ الخطة بقطاع معين بالخطة ككل وبالجزء الذي يعينه منها وموقع هذا الجزء في خريطة الخطة الكلية .
6. متابعة الخطة وتقييمها : وهي المرحلة الاخيرة من مراحل العملية التخطيطية حيث يتم وعند تنفيذ الخطة قياس التقدم باتجاه انجاز الاهداف وتحديد الانحرافات واتخاذ اجراءات تصحيحية ان اقتضى الامر ذلك لتقييم مسار الخطة ونتائجها .
ويرى فلود وزميله ان هذه المرحلة والتي اطلق عليها تصميم التنفيذ والمراقبة تهتم برؤية هل تم تنفيذ القرارات التي اتخذت بالمراحل السابقة .
المبحث الثالث مزايا التخطيط ( فوائد التخطيط ) :
ان التخطيط الجيد يمكن ان يحقق عدد من المزايا للمنظمة وكالاتي :
1. يساهم في اعطاء المشروعية للمنظمة امام مختلف الاطراف الخارجية .
2. لتحسين تركيز المنظمة ومرونتها .
3. دليل للتصرف والتوجية نحو الافعال والتنفيذ .
4. لتحسين التنسيق بين الاقسام المختلفة للمنظمة وفرق العمل .
5. لتحسين ادارة الوقت .
6. لتحسين عملية الرقابة ويكون بمثابة معايير للاداء حيث يساعد على قياس الاداء والنتائج بشكل دقيق .
7. يساعد على التبوء بالاحتياجات البعيدة المدى من حيث القوى البشرية والاموال والحصول علها بالوقت المحدد والسعر المناسب .
المبحث الرابع : مستويات التخطيط
يرى راتشمان واخرون انه بوضع الاهداف التنظيمية فأن المديرين يقومون باخاذ مايلزم لتحديد الاعمال المطلوبة لانجاز تلك الاهداف وكل مستوى من الاهداف يقابله مستوى من الخطط توضح كيف يمكن ان تتحقق تلك الاهداف عادة وعليه يوجد ثلاثة انواع من الخطط هي :
1. الخطط الاستراتيجية هي الخطوات التي تتبعها المنظمة للوصول الى اهدافها الاستراتيجية .
2. الخطط التكتيكية هي الخطط الموجهة لمساعدة تنفيذ الخطط الاستراتيجية وانجاز جزء رئيسي من استراتيجية المنظمة .
3. الخطط التشغيلية هي الخطط التي تعد من قبل الادارة الاشرافية تحدد بدقة الخطوات باتجاه انجاز الاهداف التشغيلية وتدعيم الخطط التكتيكية .

المصادر :
1. راتشمان , دافيد , واخرون , الادارة المعاصرة , ترجمة د. رفاعي محمد رفاعي و د. محمد سيد احمد عبد المتعال .
2. فلود روبرت , وجاكسون , ميشيل (2008 ) , الابداع في حل المشاكل تخلل النظام الشامل , تعريب د. سرور علي ابراهيم .
3. العامري , صالح مهدي محسن . والغالبي , طاهر محسن منصور , (2008) , الادارة والاعمال .
4. بن حبتور , عبد العزيز صالح , مبادئ الادارة العامة .